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Rechnungssoftware EasyFirma 2

das einfache Rechnungsprogramm

  • Zielgruppe: kleinere Firmen und Selbstständige
  • Betriebssystem: PC Windows 11, 10, 8, 8.1, 7, Vista
  • Kosten: ab 150,- € netto,
  • Fixpreis, keine laufenden Kosten, kein Abo
  • Netzwerk/Cloud- und Mehrplatz fähig
  • Demoversion: 30 Tage kostenlos und unverbindlich

Unsere Rechnungssoftware können Sie für viele Branchen verwenden wie: KFZ, (Einzel-)Handel, Handwerker, Elektriker, Installateure/Klempner, Kleinunternehmer, Tischler, Bauunternehmen, Catering, Bus-, kleine Transportunternehmen, EDV Techniker, Selbstständige u.v.m! 

Als einfaches Rechnungsprogramm übernimmt EasyFirma 2: Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen sowie die gesamte Kunden- und Artikelverwaltung. Dies alles finden Sie in nur einem Programm.

Einen schnellen Überblick über alle Funktionen finden Sie in unserem Video:

Damit wird Ihre Buchhaltung spielend leicht erledigt und Sie haben mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben. 

Für Deutschland, Österreich und die Schweiz

EasyFirma 2 berücksichtigt die rechtlichen Anforderungen speziell für den deutschsprachigen Raum. Während des ersten Starts wählen Sie per Wizard Ihr gewünschtes Land aus und EasyFirma 2 wird richtig auf die Landeseinstellungen vorkonfiguriert (z.B. die Umsatzsteuer oder die Rechnungsvorlage). Selbstverständlich können Sie diese Einstellungen leicht ändern. 

Alle Funktionen, Module und Vorlagen von EasyFirma 2 entsprechen den gesetzlichen Vorgaben und ermöglichen eine den GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) entsprechende Buchführung. Damit erstellen Sie 100% rechtskonforme Rechnungen und vermeiden so Ärger mit dem Finanzamt.

Professionelle Angebote kalkulieren

Kalkulieren Sie übersichtliche und strukturierte Angebote (Angebotsvorlage), die jeder Kunde sofort nachvollziehen kann. Sie können einen Rabatt sowohl auf Positionsebene sowie auf die Endsumme gewähren, um Ihren Kunden das Angebot schmackhaft zu machen. Selbstverständlich können Sie das Angebot 1:1 in eine Rechnung, Lieferschein oder Auftragsbestätigung kopieren.

Eine Aufmaß Berechnung mit (Länge x Breite x Höhe) ist ebenfalls inkludiert.

Ideal für kleine KFZ-Betrieben

EasyFirma 2 eignet sich bestens für  KFZ-Betriebe, KFZ-Werkstätten und Mechaniker. Einmal richtig konfiguriert, unterstützt Sie EasyFirma 2 bei den täglich anfallenden Aufgaben wie der Erstellung von Angeboten oder Rechnungen sowie bei der Verwaltung Ihrer Kunden. Eine genaue Beschreibung sowie die Preise finden Sie in der Versionsübersicht.

DATANORM, DATEV und BMD Schnittstelle

EasyFirma 2 verfügt über eine DATANORM Schnittstelle mit der Sie kinderleicht Produkte in die Artikelverwaltung importieren können. DATANORM wird hauptsächlich von Installateuren, Klempner und im Sanitär/Bad/WC Bereich verwendet.

Mit den DATEV bzw. BMD (PR08) Schnittstellen können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben in die Software Ihres Steuerberaters überspielen. Hier erfahren Sie mehr über verfügbare Schnittstellen in EasyFirma 2. 

Unterstützt die neue Schweizer QR Rechnung

EasyFirma 2 unterstützt auch die neue Schweizer QR Rechnung. Damit können Sie sämtliche Zahlungsinformationen beispielsweise per Smartphone oder Lesegerät erfassen und via E-/M-Banking an die Bank senden. Die manuelle Erfassung oder nachträgliche Ergänzung von Daten wird reduziert. Alle für die Zahlung notwendigen Informationen sind sowohl im Swiss QR Code enthalten als auch auf dem Zahlteil aufgedruckt und damit ohne technische Hilfsmittel lesbar. Diese Funktion sind Zusatzmodul Plus enthalten.

Rabatte und Transportkosten verrechnen

Rabatte auf Zeilenebene vergeben

In EasyFirma können Sie individuell pro Position einen Rabatt vergeben. Einfach den gewünschten Prozentsatz in das Feld Rabatt eintragen.

Rabatte auf Positionen geben

Rabatte, Transportkosten, Gebühren, Zu- und Abschläge

Zusätzlich zum Rabatt auf Positionsebene können Sie noch einen Fixbetrag(+/-) sowie einen Prozentsatz auf die Artikelsumme abziehen oder draufschlagen. So können Sie nicht nur Rabatte oder Abschläge abziehen, sondern auch Transportkosten oder Zuschläge verrechnen. Die Texte (z.B. Abschlag, Transportkosten,…) können Sie direkt eingeben oder aus Bestehenden wählen. Dabei können Sie wählen, ob Sie mit brutto der netto Preisen arbeiten wollen.

Rabatte auf Dokumentenebene

Produkte mit Staffelpreisen

Mit Staffelpreise können Sie die Preise abhängig von der Menge festlegen. z.B. 1 Stück kostet 10,- €, ab 5 Stück 5,-€, ab 10 Stück 4,- €.

Die Funktion für Staffelpreise finden Sie in der Artikelverwaltung.

Aufmass Berechnung

Bei den Positionen gibt es zusätzlich ein Feld Aufmaß. Dort können Sie die Länge, Breite und Höhe eingeben und EasyFirma 2 berechnet automatisch die Menge. Sie können Länge * Breite oder Länge * Breite * Höhe eingeben. Die Option zu Aktivierung der Aufmaßberechnung finden Sie in den Einstellungen unter Punkt 11. Optionen:

Speichern Sie die Änderungen. In den Rechnungen können Sie nun die gewünschten Daten eintragen:

Das Feld mit den Aufmaßen können Sie im Vorlagendesigner auf Ihre Vorlage geben, oder Sie verwenden unsere neue Rechnungsvorlage für Handwerker wo wir das für Sie integriert haben.

Angepaßte Anredeformen

Jetzt habe ich zu dem Thema Anredeformen die Non-Plus-Ultra Lösung gefunden – insbesondere weil es unter meinen Kunden einige Paare gibt, die nicht mehr den Namen vom Partner annehmen und dann gesondert angesprochen werden sollten.

Geholfen hat mir Ihr Hinweis auf freie Felder und der gute Berichtsdesigner.

Da kann man nämlich auch Ausdrücke einstellen.

Ich habe im Bereichts-Designer für meine Rechnung ein CalculatedField angelegt („BerechneteAnrede“) und das vorherige Feld [Kunde].[PersönlicheAnrede] durch dieses ausgetauscht.

Im berechneten Feld steht nach ein bisschen Suchen jetzt der Ausdruck :

Iif(IsNullOrEmpty([Kunde.Feld1]), [Kunde.PersönlicheAnrede], [Kunde.Feld1] )

Feld1 hatte ich zuvor nach Ihrem Hinweis schon „Anrede“ genannt.

Der Ausdruck sagt also, daß immer dieses „neue“ Anrede-Feld verwendet wird, wenn es nicht leer ist für einen Kunden, ansonsten einfach den Inhalt von PersönlicheAnrede, also Standard-Verhalten.

Und voila: Standardverhalten Ihrer Software + gewünschte Anrede, wenn ich sie brauche.

Automatische Textersetzungen

In den Rich Text Feldern können Sie Platzhalter z.B. [Dokument.Datum] verwenden um Werte automatisch in den laufenden Text einzusetzen. So können Sie das Datum, den Kundennamen, die Rechnungsnummer,… direkt im Text verwenden.

Sie können dies jeweils im Kopf-, Haupt-, Extra-, und Schlusstext machen.

Automatische Textersetzung

Als Datenfelder stehen Ihnen die gleichen Felder zu Verfügung wie im Vorlagendesigner. Formatieren können Sie mittels ! nach dem Namen und den .NET Formatspezifikationen.

z.B. [Dokument.Nummer!x8]. x8 bedeutet 8 Stellen mit führenden Nullen.

Liste der Datenfelder

Alternativpositionen und Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl zur Erfolgsermittlung und gibt an, wieviel ein bestimmtes Produkt zur Deckung der Fixkosten beiträgt. Er zeigt Ihnen den Betrag auf, welcher Ihnen nach Deckung Ihrer Fixkosten zur Verfügung steht. 

Mit unserer Rechnungssoftware EasyFirma 2 können Sie sich den Deckungsbeitrag Ihrer Produkte ganz einfach automatisch anzeigen lassen und behalten so den Überblick über Ihre Finanzen.
Erfahren Sie mehr in unserem Video, wo Sie den Deckungsbeitrag in EasyFirma 2 finden und und auch wie Sie Alternativpositionen darstellen und damit arbeiten. 

Deckungsbeitrag: 

Damit der Deckungsbeitrag angezeigt werden kann, muss das betreffende Produkt einen Einkaufspreis besitzen. Ist dieser angegeben, können Sie den Deckungsbeitrag und somit auch den Verkaufspreis automatisch berechnen lassen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Maler und Handwerker.

Alternativpositionen: 

Mit EasyFirma 2 können Sie alternative Angebote mit der Alternativpositionen Funktion erstellen. Wenn Sie z.B. als Maler eine andere Farbe mit einem günstigeren Preis zusätzlich zu anderen Leistungsposten anbieten möchten, können Sie dies mit den Alternativpositionen umsetzen. Sie können mit dem Vorlagendesigner diese alternativen Positionen auch z.B. farblich im Angebot absetzen. Weiters können Sie auch die Aufmaß Funktion im Rahmen der Alternativpositionen anwenden, was im Video veranschaulicht wird: 

Teilrechnungen und Sammelrechnungen

Teilrechnung

Rechnungen für große Aufträge werden oft nicht in einer Summe gestellt sondern über verschiedene Teilrechnungen durch Teilbeträge abgewickelt. Teilrechnungen – auch als Abschlagsrechnung oder Anzahlungsrechnung bezeichnet – werden z.B. häufig bei Bauleistungen, Werksverträgen oder dergleichen eingesetzt und haben sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger Vorteile. Der Rechnungssteller erhält schneller sein Geld und der Rechnungsempfänger muss nicht auf einmal die ganze Summe bezahlen.

Alle Teilrechnungen müssen als solche gekennzeichnet werden, diese werden dann später von der Schlussrechnung (oder auch Abschlussrechnung) abgezogen. Wichtig ist dabei, dass Sie auch bei den Teilrechnungen die Umsatzsteuer separat pro Zeile ausweisen.

Erstellen einer Teilrechnung in EasyFirma
Teilrechnung erstellen

Tipp: Halten Sie mit Ihrem Kunden vertraglich fest, in wie vielen Teilzahlungen und in welchem Zeitrahmen abgerechnet werden soll. Vereinbaren Sie auch wann die Schlussrechnung erstellt werden soll.

Schlussrechnung

Nachdem Sie alle Teilrechnungen geschrieben haben, können Sie diese bequem in eine Schlussrechnung für Bau kopieren.

Sammelrechnung

Sammelrechnungen werden dazu verwendet, um z.B. mehrere Lieferscheine an denselben Kunden in einer Rechnung zusammenzufassen. Dies spart Zeit und Kosten gegenüber separaten Einzelrechnungen.

Am besten verwenden Sie Sammelrechnungen dann, wenn Sie vom selben Kunden regelmäßige Aufträge erhalten, die Sie in regelmäßigen Abständen zusammen verrechnen wollen.

Erstellen einer Sammelrechnung in EasyFirma
Sammelrechnung erstellen

Datensicherheit in EasyFirma 2

Sie können über die Menüzeile als auch beim Beenden Button eine Sicherung erstellen. EasyFirma kopiert Ihre Daten und Vorlagen in eine .zip Datei die Sie am besten auf einem USB Stick speichern und extern außer Haus nehmen.

Zusätzlich können Sie die Sicherungen auch auf dem PC speichern, beachten Sie aber, dass bei einem Ausfall der Festplatte die Sicherung dann nicht mehr verfügbar sind.

Umsatzsteuer, Berechnung und Voranmeldung

Mit EasyFirma 2 können Sie kinderleicht Ihre Umsatzsteuer für die Umsatzsteuervoranmeldung berechnen. Sobald Sie Unternehmer sind, unterliegen Sie dem Umsatzsteuergesetz und müssen periodisch (Monat, Quartal oder Jahr) dem Finanzamt Ihre Umsätze und Umsatzsteuer melden und abführen. Schließlich will der Staat zu seinem Geld kommen. 

Umsatzsteuer ermitteln

Dabei hilft unsere Bürosoftware. Mit EasyFirma 2 können Sie automatisch aus Ihren geschriebenen Rechnungen die Umsatzsteuer ermitteln und abzüglich der in Ihren Ausgaben enthaltenen Vorsteuer die fällige Umsatzsteuerzahllast berechnen.  
Beispiel einer Umsatzsteuer Voranmeldung als .pdf

Umsatzsteuer-Voranmeldung
Daten für die Umsatzsteuer Voranmeldung

Warum mit EasyFirma 2 die Umsatzsteuer ermitteln?

  • Exakte Berechnung und Gliederung der Umsatzsteuer nach Prozentsätzen
  • extra Ausweis von steuerbefreiten Umsätzen (z.B. Export )
  • Übernahme der Vorsteuer aus den bereits erfassten Ausgaben
  • Zeitraum frei wählbar
  • Vorlage erweiterbar/gestaltbar
  • Soll- und Istbesteuerung möglich

Ausweis Umsatzsteuer nach Prozentsätzen

Die Umsätze werden übersichtlich nach den jeweiligen Umsatzsteuerprozentsätzen gegliedert. Bei 0% wird zudem noch unterschieden, ob der Umsatz echt z.B. Export in Drittländer (Erlös Ausland 0%) oder unecht z.B. Versicherungen, Gebühren,.. (Erlös Inland 0%) steuerbefreit ist.
Diese separaten Angaben sind bei der Voranmeldung ans Finanzamt notwendig.

Übernahme der Vorsteuer aus den Ausgaben

Sobald Sie Ihre Ausgaben in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung erfasst haben, werden diese zur Berechnung der Vorsteuer verwendet. So müssen Sie keine Buchungen doppelt eingeben. EasyFirma 2 errechnet für Sie automatisch Ihre Umsatzsteuerzahllast.

Zeitraum frei wählbar

Egal ob Sie die Auswertung für ein Monat, Quartal oder Jahr benötigen, in EasyFirma 2 können Sie den Zeitraum beliebig wählen.

Vorlage frei gestaltbar

Mittels unserem Vorlagendesigner können Sie den Bericht für die Voranmeldung gestalten. So können Sie z.B. einen Umsatzsteuerbericht gestalten, wo jede Buchung extra ausgewiesen wird. Voranmeldung Beispiel detailliert

Umsatzsteuer-Voranmeldung-Detail
detaillierte Gliederung der Summen von Umsatzsteuervoranmeldung

Option zwischen Soll- und Istbesteuerung

Egal ob Sie nach vereinbarten Entgelten (Sollbesteuerung) oder vereinnahmten Entgelten (Istbesteuerung) Ihre Umsatzsteuer berechnen müssen, bietet Ihnen EasyFirma 2 beide Möglichkeiten. Sie können einfach zwischen beiden Möglichkeiten wechseln.
Bei Sollbesteuerung werden auch die offenen Rechnung einbezogen. Bei Istbesteuerung nur die tatsächlichen Zahlungen inklusive Akonto. Mehr Infos zur Soll- und Istbesteuerung

Textbausteine & Standardtexte – Import/Export

Textvorlagen importieren und exportieren

Mittels Textvorlagen Import/Export Wizard können Sie nun Ihre Textbausteine sowie die Textvorlagen für die E-Mails kinderleicht importieren und exportieren.

Mittels Textbausteine können Sie Standardtexte definieren, die bei jedem neuen Dokument automatisch genommen werden. z.B. Grußformeln, Lieferbedingen, Zahlungsbedingungen,…

Textvorlagen können importiert und exportiert werden

Beim Export  können Sie zwischem Text (.txt) sowie RichText (.rtf) wählen. Beim Textformat werden alle Formatierungen (Schrift, Größe, Fett,…) entfernt. Beim Rich Text Format bleiben die Formatierungen wie im Editor erhalten.

Textvorlagen exportieren
 

Die Textvorlagen werden in ein .zip Archiv gespeichert. Dort können Sie die Texte bearbeiten und löschen. Jede Textvorlage wird in einer eigenen Datei gespeichert. Die Namenskonvention ist Dokument-Text-Name. Zum Beispiel Angebot-Kopftext-Fragen für den Kopftext bei den Angeboten mit dem Namen Fragen.

Die Textvorlagen werden in ein .zip Archiv als Datei gespeichert

Solch ein .zip Archiv können Sie wieder importieren. Einfach die gewünschte Vorlage wählen und importieren. Beim Importieren können Sie außerdem noch wählen, ob bestehende Textvorlagen überschrieben werden sollen oder nicht. Mit der Option „Vorhandene Texte löschen“ werden alle bestehende Textvorlagen entfernt und Sie können so sauber neue Textvorlagen einspielen.

Textvorlagen importieren

Standardtextbaustein für alle Dokumente

Unter dem Menüpunkt „Alle Dokumente“ in den Einstellungen – 3.Texte, können jetzt Textvorlagen definiert werden die für alle Dokumentenarten verfügbar sind. Damit ist zum Beispiel eine einheitliche Grußformel für alle Dokumente (RechnungGutschriftLieferschein , …) möglich die nur mehr an einer Stelle definiert werden muß. Ihr Vorteil: Sie müssen nur einmal einen Textbaustein anlegen und nicht mehr für jedes Dokument extra.

Textbausteine für alle Dokumente

Automatisch AGBs in E-Mails anfügen

Oft ist es ratsam AGBs (allgemeine Geschäftsbedingungen) zum Angebot, Lieferschein, Auftragsbestätigung,… anzufügen.

Bis jetzt konnte aus EasyFirma nur das Dokument selbst direkt und bequem per E-Mail verschickte werden. AGBs mußten extra in die E-Mail angefügt werden. Dies ist nun verbessert.

Ab nun können im Zusatzmodul Plus auch AGBs z.B. als .pdf automatisch als Anhang in eine E-Mail eingefügt werden.

AGB als Anhang in die E-Mail einfügen

Dazu gehen Sie in die Einstellungen Punkt 11. Dort wählen Sie unter dem Punkt „AGBs in E-Mail Pfad“ den Pfad zu Ihren AGBs. Es ist ratsam dafür ein .pdf Dokument zu erstellen.

AGB als Anhang in die E-Mail einfügen

Wichtig ist noch, dass unter Einstellungen 3. Texte -> Email, die Vorlage „agb“ im Namen enthält.

Diese Funktionen sind Teil des Zusatzmoduls Plus.

Entspricht der Datenschutzgrundverordnung EU DSGVO

Mit 25.5.2018 trat die EU DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) in Kraft. Die Verarbeitung von personenbezogen Daten – das sind auch Rechnungen, Angebote,… – dürfen nur aus bestimmten Gründen erfolgen und müssen dokumentiert werden.

EasyFirma entspricht der DSGVO

EasyFirma 2 entspricht selbstverständlich der DSGVO. Unser Rechnungsprogramm verfügt in der Kundenansicht über eine neue Auswahl, wo Sie den Grund der Datenverarbeitung wählen können.

Falls Sie einem Kunden bereits eine Rechnung, Lieferschein,… geschrieben haben, sind Sie vom Gesetz her verpflichtet diese Daten zu speichern/verarbeiten (UStG., Handelsrecht,…). Sie brauchen dann keine Einwilligung/Zustimmung vom Kunden um seine Daten elektronisch zu verarbeiten. EasyFirma 2 speichert dann automatisch die Option „rechtliche Verpflichtung“ in der Kundenverwaltung.

Falls Sie dem Kunden (noch) keine Rechnung geschrieben haben, brauchen Sie einen anderen Grund um seine Daten verarbeiten zu dürfen. Das kann z.B. eine Einwilligung des Kunden sein oder ein anderer Grund in der Auswahl.

Kennzeichnung und Warnung vor Problemkunden

Sie können spezielle Kunden intern mit „gelber Karte“ oder „roter Karte“ kennzeichnen (wie beim Fußball). Damit können Sie einfach notorische Spätzahler oder andere problematische Kunden markieren.

Für Bauern und landwirtschaftliche Betriebe

EasyFirma 2 eignet sich auch bestens für  Bauern, landwirtschaftliche Betriebe, Forstbetriebe, Gartenbau und kleine Unternehmen in diesem Bereich. Einmal richtig konfiguriert, geht alles wie von selbst.

Angebot und Lieferschein für die Landwirtschaft

Versionen von EasyFirma 2

EasyFirma 2 gibt es in 3 verschiedenen Versionen:

Standard
Premium
Ultimate

30 Tage kostenlos testen

Gehen Sie kein Risiko ein, sondern testen Sie in aller Ruhe EasyFirma 2 30 Tage unverbindlich und kostenlos. Unsere einfache Rechnungssoftware EasyFirma 2 erhalten Sie ohne Folgekosten oder Abo. Falls Sie zufrieden sind, können Sie im Shop eine Vollversion kaufen. Falls Sie nicht zufrieden sind, dann können Sie EasyFirma 2 wieder leicht deinstallieren. 

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