Verträge und Dauerrechnungen

Mit EasyFirma 2 können Sie die praktische Funktion Verträge nutzen und damit Dauerrechnungen erstellen.

Dauerrechnungen sind Leistungen, die periodisch abgerechnet werden. Die Rechnung (Vorlage) wird dabei 1:1 wiederholt und identisch erstellt. Oft werden sie für Miet- und Pachtverträge oder für monatliche Honorarnoten oder Gebühren eingesetzt, also Leistungen, die sich nicht ändern.

Mit der Vertragsfunktion in unserer Kundenverwaltung Software EasyFirma 2 können Sie Ihrem Kunden verschiedene Positionen verrechnen und dann gemeinsam in nur einer Rechnung fakturieren.

Durch Verträge und Dauerrechnungen können Sie also regelmäßige Aufwände schneller abrechnen und dabei individuelle Wünsche Ihres Kunden berücksichtigen. Zudem behalten Sie den Überblick über vereinbarte Auftragsdetails, die Sie im Beschreibungsfeld festhalten können. 

 Beispiel: Ein Kunde zahlt 1x pro Monat eine „Hostinggebühr“ und 1x im Quartal eine „Support Gebühr“. Am Jahresende können Sie nun alle Positionen (Monat & Quartal und z.B. auch Jahr) auf eine einzelne Rechnung zusammenfassen.

Warum Verträge und Dauerrechnungen nutzen?

  • Sparen Sie Zeit & Kosten: die Erstellung einzelner Rechnungen und etwaige Versandkosten fallen weg.
  • Verarbeiten Sie ganze Rechnungsläufe komplett automatisiert. 
  • Es muss nur ein Beleg anstatt vieler Einzelbelege verwaltet werden: das freut Ihren Kunden sowie die Buchhaltung.

So erstellen Sie Verträge und Dauerrechnungen in EasyFirma 2:

Rufen Sie dazu die Funktion „Verträge“ in EasyFirma 2 vom Startmenü aus auf.

Klicken Sie auf „Neu“ um einen neuen Vertrag bzw. eine neue Dauerrechnung zu erstellen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, wo Sie nun folgende Felder ausfüllen:

vertraege_dauerrechnung_erstellen
  • Kunde: wählen Sie einen Kunden aus dem Dropdown Menü oder bearbeiten diesen im Feld daneben.
  • Datum: wählen Sie ein Startdatum aus – wenn Sie eine Dauerrechnung über das ganze Jahr erstellen wollen, dann z.B. den 01.01.
  • Produkt: wählen Sie eines aus den vorhandenen Produkten aus. Der Beschreibungstext wird direkt im Dialogfenster eingegeben und beschreibt die abzurechnende Leistung oder das Produkt. 

Klicken Sie anschließend auf OK. Im nächsten Schritt klicken Sie auf den Tab „Verrechnung“ auf der linken Seite. Das Datumsfeld zeigt standardmäßig immer das aktuelle Datum an. Wählen Sie anschließend die Monate aus, die Sie in einer Rechnung zusammenfassen wollen:

vertraege_dauerrechnung_verrechnen

Im letzten Schritt klicken Sie auf „Rechnung(en) erstellen“. Ein Dialogfenster teilt mit, dass die Rechnung erfolgreich erstellt wurde.

Öffnen Sie diese, damit Sie Ihre Änderungen überprüfen können:

dauerrechnung_final

Tipp: Im Menüpunkt Rechnungen können Sie die Rechnung natürlich weiter anpassen, um z.B. die Leistungsposten zu sortieren oder Texte anzupassen.

Alternativ können Sie auch ein Angebot statt einer Rechnung erstellen.

Den Unterschied zwischen Verträgen und Dauerrechnungen finden Sie auch in unserem Supportbereich genau erklärt.

Weitere Anregungen wie Sie rechtskonform und professionell Rechnungen schreiben, finden Sie hier in unserem Artikel “Richtig Rechnungen schreiben“. 

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