Verträge und Dauerrechnungen
Mit EasyFirma können Sie die praktische Funktion Verträge nutzen und damit Dauerrechnungen erstellen.
Dauerrechnungen sind Leistungen, die periodisch abgerechnet werden. Die Rechnung (Vorlage) wird dabei 1:1 wiederholt und identisch erstellt. Oft werden sie für Miet- und Pachtverträge oder für monatliche Honorarnoten oder Gebühren eingesetzt, also Leistungen, die sich nicht ändern.
Mit der Vertragsfunktion in EasyFirma können Sie Ihrem Kunden verschiedene Positionen verrechnen und dann gemeinsam in nur einer Rechnung fakturieren.
Durch Verträge und Dauerrechnungen rechnen Sie also regelmäßige Aufwände schneller ab und berücksichtigen dabei die individuelle Wünsche Ihres Kunden. Zudem behalten Sie den Überblick über vereinbarte Auftragsdetails, die Sie im Beschreibungsfeld festhalten können.
Beispiel: Ein Kunde zahlt 1x pro Monat eine „Hostinggebühr“ und 1x im Quartal eine „Supportgebühr“. Am Jahresende können Sie nun alle Positionen (für Monat & Quartal und auch z.B. für das Jahr) in einer einzelnen Rechnung zusammenfassen.
Warum Verträge und Dauerrechnungen nutzen?
- Sparen Sie Zeit & Kosten: die Erstellung einzelner Rechnungen und etwaige Versandkosten fallen weg.
- Verarbeiten Sie ganze Rechnungsläufe komplett automatisiert.
- Es muss nur ein Beleg anstatt vieler Einzelbelege verwaltet werden: das freut Ihren Kunden sowie die Buchhaltung.
So erstellen Sie Verträge und Dauerrechnungen in EasyFirma
Schritt 1:
Rufen Sie dazu die Funktion „Verträge“ in EasyFirma vom Startmenü aus auf.
Klicken Sie auf „Neu“, um einen neuen Vertrag bzw. eine neue Dauerrechnung zu erstellen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, wo Sie nun folgende Felder ausfüllen:
- Kunde: wählen Sie einen Kunden aus dem Dropdown Menü oder bearbeiten diesen im Feld daneben.
- Datum: wählen Sie ein Startdatum aus – wenn Sie eine Dauerrechnung über das ganze Jahr erstellen wollen, dann z.B. den 01.01.
- Produkt: wählen Sie eines aus den vorhandenen Produkten aus. Der Beschreibungstext wird direkt im Dialogfenster eingegeben und beschreibt die abzurechnende Leistung oder das Produkt.
Klicken Sie anschließend auf "OK".
Schritt 2:
Im nächsten Schritt klicken Sie auf den Tab „Verrechnung“ auf der linken Seite. Das Datumsfeld zeigt standardmäßig immer das aktuelle Datum an. Wählen Sie anschließend die Monate aus, die Sie in einer Rechnung zusammenfassen wollen:
Schritt 3:
Im letzten Schritt klicken Sie auf „Rechnung(en) erstellen“. Ein Dialogfenster teilt mit, dass die Rechnung erfolgreich erstellt wurde.
Öffnen Sie diese, damit Sie Ihre Änderungen überprüfen können:
Tipps für Verträge & Dauerrechnungen
Im Menüpunkt Rechnungen können Sie die Rechnung weiter anpassen, um z.B. die Leistungsposten zu sortieren oder die Texte zu ändern.
Alternativ können Sie auch ein Angebot statt einer Rechnung erstellen.
Mehr zum Unterschied zwischen Verträgen und Dauerrechnungen finden Sie auch in unserem Supportbereich.
Weitere Anregungen, wie Sie rechtskonform und professionell Rechnungen schreiben, finden Sie hier in unserem Artikel “Richtig Rechnungen schreiben“.
Warum EasyFirma?
EasyFirma verfügt über alle Funktionen, die Sie für Ihre tägliche Büroarbeit benötigen.
Besonders einfach zu bedienen
EasyFirma ist ein Rechnungsprogramm, das durch seine Benutzerfreundlichkeit besticht und speziell für die Anforderungen kleiner Unternehmen und Freiberufler konzipiert wurde. Es ist so gestaltet, dass auch Personen ohne tiefgreifende Computerkenntnisse sich mühelos zurechtfinden. Sollten dennoch Fragen auftreten, steht Ihnen unser Support-Team jederzeit gerne zur Verfügung - sei es per Telefon, E-Mail oder auch durch Fernwartung.
Ohne Folgekosten - kein Abo
Einmalzahlung garantiert! Mit der Nutzung von EasyFirma entstehen Ihnen keinerlei wiederkehrende Gebühren. Sämtliche Aktualisierungen erhalten Sie ohne Zusatzkosten direkt als Online-Update. Es gibt keine Abonnementpflicht und keine verborgenen Folgekosten für die Software. Nach dem Erwerb profitieren Sie zudem von einer 2-jährigen Garantie.
E-Rechnung: Unterstützt ZUGFeRD und XRechnung
EasyFirma unterstützt auch die elektronischen Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung. Damit können Sie problemlos E-Rechnungen erstellen, erhalten, validieren und archivieren.
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