Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Easyfirma 2 & 3

Zuerst stellen Sie in den Einstellungen den gewünschten Satz ein.

Danach wählen Sie die Vorlage-Gruppiert-lw für die Landwirtschaft aus. Dort ist das Format der USt. bzw. MwSt. in der Vorlage richtig eingestellt.

Alternativ können Sie das Format des Feldes [MwStProzent] auf Prozent 0.00% 2-stelltig einstellen.

Um alle Produkte rasch auf einmal zu löschen gehen Sie auf Produkte. Dann wählen Sie alle Produkte aus und klicken auf  “alle Produkte löschen”

Es werden nur die Produkte gelöscht, aber keine Rechungen usw. verändert. Nur die Zuordnung zwischen Produkt und Rechnung geht verloren.

Den Alternativ Text finden Sie bei den Einstellungen 3. Nummer.

Dort können Sie das Prefix bei den alternativen Positionen bei den Angeboten ändern. Siehe Bild:

Dazu gehen Sie in die Einstellungen Punkt 10. Konfiguration und deaktivieren Sie die “bestehende Werte verwenden”. Danach schreiben Sie die gewünschten Anreden in das Feld.

Danach stehen Ihnen die Anreden zur Verfügung.

Die Anzahl der Dezimalstellen des Preis und der Menge können Sie in den Einstellungen bei 11. Optionen festlegen.

Danach sollten Sie das Format auch in der Vorlage anpassen. n4 -> 4 Nachkommastellen.

Zuerst sollten Sie die Aufmaßberechnung aktivieren. Gehen Sie dazu in Einstellungen 6. Freie Felder und aktivieren die Option Aufmaß.

Danach können Sie im Feld Einheit “Rolle, Eimer, qm” etc. eingeben und die Menge wir für Sie automatisch richtig berechnet.

Bei den Positionen gibt es zusätzlich ein Feld Aufmaß. Dort können Sie die Länge, Breite und Höhe eingeben und EasyFirma berechnet automatisch die Menge. Sie können Länge * Breite oder Länge * Breite * Höhe eingeben.

Die Option zu Aktivierung der Aufmaßberechnung finden Sie in den Einstellungen unter Punkt 11, Aufmaß verwenden.

Das Feld mit den Aufmaßen können Sie im Vorlagendesigner auf Ihre Vorlage geben, oder Sie verwenden unsere neue Rechnungsvorlage für Handwerker wo wir das für Sie integriert haben.

In den Rich Text Feldern können Sie Platzhalter z.B. [Dokument.Datum] verwenden um Werte automatisch in den laufenden Text einzusetzen. So können Sie das Datum, den Kundennamen, die Rechnungsnummer,… direkt im Text verwenden.

Sie können dies jeweils im Kopf-, Haupt-, Extra-, und Schlusstext machen.

Als Datenfelder stehen Ihnen die gleichen Felder zu Verfügung wie im Vorlagendesigner. Formatieren können Sie mittels ! nach dem Namen und den .NET Formatspezifikationen.

z.B. [Dokument.Nummer!x8]. x8 bedeutet 8 Stellen mit führenden Nullen.

Weiterführende Links

• Beispiel und Muster für Textersetzung
• Vorlagendesigner
• .NET Formatierungen

Diese Daten des Mahnwesens können Sie über die Basiseinstellungen ändern. Diese Einstellungen sind zugleich die Grundlage für die elektronische Rechnung.

Es werden alle Dokumente (Rechnungen, Angebote,…) sowie alle Kunden und Produkte gelöscht. Nur die Einstellungen wie USt, Logo,… bleiben erhalten

Diese Funktion ist nur in der Demo verfügbar.

Zur besseren Übersicht können Sie ab sofort Ihre Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Briefe usw. in EasyFirma farblich kategorisieren.

Beim Kopieren der Rechnungen, Angebote usw. bleiben die Farbkategorien erhalten, sodass Sie sie nicht neu anlegen müssen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das betreffende Dokument und es öffnet sich ein Dialogmenü wo Sie die Farben auswählen können:

Dazu stellen Sie bei Einstellungen -> 11. Optionen, Lager  – die Genauigkeit der Lagermenge auf 3 Nachkommastellen. Siehe Bild:

Dann editieren Sie in der Vorlage das Mengen Feld von n2 auf n3 – siehe Bild: 

Dazu sind folgende Schritte notwendig.

1) Erstellen Sie ein Netzwerklaufwerk z.B. S:, X:, Z:

Netzwerklaufwerk erstellen HowTo

oder wie hier

Netzwerklaufwerk verbinden

2) Überprüfen Sie, ob Ihr Netzwerklaufwerk von allen EasyFirma PCs erreichbar ist. Öffnen Sie von Ihren PCs mit dem Explorer Ihr Netzwerk (z.B. S:, X:, Z:, …) und schauen Sie, ob Sie dort lesen und schreiben können.

Wichtig: das Netzwerk muss als Laufwerk (z.B. S:, X:, Z:, …) verbunden sein und nicht als Netzwerkfreigabe (z.B. \\Server\Laufwerk)

3) Drücken Sie auf Netzwerk einrichten.

EasyFirma kopiert dann die Datenbank und Vorlagen auf das Netzwerklaufwerk.
 

4) Verbinden Sie EasyFirma zur Datenbank im Netzwerk.

Wählen Sie unter “Einstellungen -> 4. Vorlagen, Sicherungen” die entsprechenden Pfade für die Datenbank und Vorlagen aus.

Wichtig: Alle PC müssen den selben Laufwerkbuchstaben (z.B. S:, X:, Z:, … ) haben

Mit EasyFirma können Sie besonders effizient mit den Tabellen arbeiten. Gruppieren, Sortieren, Filtern etc. –  all dies ist kein Problem und geht besonders elegant.

Dazu haben wir ein Video für Sie vorbereitet:

Falls Sie zusätzliche, individuelle Informationen in EasyFirma hinterlegen wollen, können Sie dies über die “freien Felder” tun.

Diese finden Sie in den Einstellungen unter Punkt 9. Dort stehen Ihnen jeweils 8 Felder, 5 Zahlen und 3 Datumsfelder zur Verfügung, welche Sie für Dokumente, Kunden und Produkte verwenden können. Füllen Sie bitte Dokumentfelder, Produktfelder und Kundenfelder aus um diese in allen Bereichen zu verwenden. 

Definieren Sie hier wie Ihre Felder benannt werden sollen. In unserem Beispiel sehen Sie die Felder Kennzeichen, KFZ-Marke, Zulassungsdatum und Wartungsvertrag. 

Gehen Sie nun z.B. zum Menüpunkt “Kunden” und fügen Sie Ihre freien Felder hinzu: 

Die Kunden sind nun um freie Felder erweitert worden. Befüllen Sie die Felder mit Ihrem individuellen Text. Sie können dies ebenso für Produkte und Dokumente (Rechnungen, Angebote usw.) einstellen:

Sobald die freien Felder entsprechend angelegt sind, können Sie diese nun Ihrer Vorlage hinzufügen.

Öffnen Sie dazu den Vorlagendesigner und gehen wie folgt vor:

Wählen Sie bei der Liste der Felder “Kunde” aus und ziehen das Feld 1 (für Kennzeichen in unserem Beispiel) an die gewünschte Stelle. Öffnen Sie das Kontextmenü mit dem Pfeil rechts aus und wählen Formatzeichenvorlage. Hier klicken Sie auf die 3 kleinen Punkte, danach öffnet sich ein weiteres Kontextmenü wo Sie den Text “Kennzeichen” eingeben können. Bestätigen Sie mit OK und speichern Sie ihre Änderung.

Wiederholen Sie den Vorgang für alle gewünschten Felder und klicken Sie dann auf Vorschau:

Sie können auch diese Beispiel-Sicherung verwenden, um auf die nötigen Vorlagen direkt zuzugreifen.

Noch mehr freie Felder und Zahlenformate sind ab sofort im Zusatzmodul Plus verfügbar:

Für Zahlen, die Sie als freie Felder verwenden möchten, können Sie ab sofort folgende Zahlenformate verwenden:

• n steht für Nachkommastellen (2 bis 6)
• c steht für Nachkommastellen bei Währungen (currency)
• p steht für Nachkommastellen bei Prozent
• d steht für Nachkommastellen bei Dezimalzahlen

Sie können diese Zahlenformate wiederum bei Dokumenten, Kunden und Produkten anwenden.

Dies ist besonders praktisch wenn Sie z.B. individuelle Nummern für Artikel oder für Kunden vergeben wollen oder z.B. Gewicht oder Literangaben Ihrer Produkte mit Nachkommastellen angeben möchten. Sie können aber auch z.B. den Geburtstag Ihrer Kunden einstellen:

Natürlich, Erste Schritte mit EasyFirma: 

Natürlich hat das Programm so eine Funktion.

Bei Kopieren aktivieren Sie die Funktion “Referenz einfügen”.

Danach erscheint die Referenz im neu erstellten Dokument sowie auch am Vordruck. Die Position der Referenz in der Vorlage können Sie natürlich mit dem Vorlagendesigner verschieben.

You can of course also write an English invoice with EasyFirma. Please navigate to “settings” and chose the template “Vorlage-Invoice-EN”. You can later edit this template according to your needs.

Then go to “settings” and change currency, invoice topic, culture etc. 

Wenn Sie einen neuen PC bekommen gehen Sie am besten so vor:

1. Erstellen Sie eine Sicherung. Diese speichern Sie z.B. auf einen USB Stick.

2. Auf dem neuen PC EasyFirma downloaden – installieren Sie sich die aktuellste Version. Mehr unter Download.
 

Danach spielen Sie die Sicherung wieder ein: 

3. Danach geben Sie Ihren alten Key wieder ein. Falls dieser nicht funktioniert, bestellen Sie im Webshop einen neuen Key

Falls Sie Ihren PC wechseln oder Ihr alter PC nicht mehr funktionsfähig ist, können Sie hier kostenlos einen neuen Key für EasyFirma beantragen.

Probieren Sie vorher Ihren alten Key aus den wir Ihnen per Rechnung oder mit der Lizenz geschickt haben. Ihr Key ist generell mehrmals aktivierbar.

Falls Ihr alter Key mit der Fehlermeldung “ActivationFailed” nicht mehr funktionieren sollte, dann schicken Sie uns Ihren alten Key und wir aktivieren diesen wieder.

Bitte kopieren Sie Ihren alten Key in das Feld Anmerkung bei der Bestellung.

Inzwischen können Sie mit der Demo weiter arbeiten, alle Daten bleiben erhalten.

Bitte beachten Sie, dass wir nur einmal alle 2 Jahre kostenlos einen neuen Key ausstellen.

In diesem Video erklären wir die wichtigsten Funktionen zum Thema elektronische Registrierkasse und wie Sie Kassenbons erstellen bzw. drucken können: 

Sie erfahren auch, wie Sie Einlagen und Entnahmen verbuchen können oder wie Sie Tagesabschlüsse erstellen. 

Einen  Kontenplan/Kontenrahmen wie SKR03 oder SKR04 für Deutschland können Sie bei Einstellung 8. Ausgaben laden.

Danach können Sie ein Kontenplan Zip-File einlesen. Dieses finden Sie unter C:\Program Files (x86)\EasyFirma 3\Import-Beispiel.

Im Video finden Sie dazu eine Anleitung:

Die Kundennummer fügen Sie im Vorlagendesigner mit dem Feld [Kunde.Nummer] hinzu. Einfach das Feld rechts aus den Daten wählen und mit der Maus auf die entsprechende Stelle in der Vorlag ziehen.

In den Einstellungen rechts oben können Sie dann noch Formatierungen vornehmen.

Das Lager können Sie unter den Einstellungen unter Punkt 6. konfigurieren.

Sie können einstellen, welche Dokumente den Lagerstand ändern könne wie z.B. Rechnungen oder Lieferscheine. D.h. falls Sie eine Rechnung oder einen Lieferschein erstellen und der Artikel ebenfalls “Lager verwenden” aktiviert hat wird der Lagerstand automatisch angepasst.

In der aktuellsten Version von EasyFirma (ab Version 3.96.57) bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mehrere Elemente in der Umsatzübersicht gleichzeitig auszuwählen. So können Sie sich z.B. alle offenen und fälligen Rechnungen in der Übersicht simultan anzeigen lassen, um sich so blitzschnell einen Überblick über Ihren Umsatz zu verschaffen. Um dieses praktische und neue Feature zu verwenden, drücken Sie einfach STRG und klicken mit der Maus auf die Werte, die Sie anzeigen möchten, wie z.B. offen, fällig, bezahlt, storniert, brutto oder netto:

Danach wird Ihnen die vorgenommene Selektion und deren Ergebnis direkt in der Umsatzübersichtsbox angezeigt: