ZUGFeRD Programm – Das umfassende Format für elektronische Rechnungen in Deutschland
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein E-Rechnungsformat, das PDF und XML in einem Dokument für einfache Integration vereint und sowohl menschen- als auch maschinenlesbare Rechnungsdaten bietet.
ZUGFeRD ( Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das offizielle deutsche elektronische Rechnungsformat. Dabei wird eine maschinell lesbare XML Rechnung in ein für den Menschen lesbares PDF Dokument eingebunden. Die Version ZUGFeRD 2.1 ist mit dem französischen Standard Factur-X 1.0 technisch identisch, um auch auf europäischer Ebene eine Standardisierung zu gewährleisten. So gewinnt der ZUGFeRD Standard aktuell immer mehr an Bedeutung.
Die XRechnung ist dabei eine Vorgabe, um den elektronischen Rechnungsdatenaustausch mit deutschen Behörden zu regeln. Dabei werden nur rein strukturierte Daten übertragen, es wird kein menschenlesbares Dokument übermittelt (wie z.B. die ZUGFeRD-PDF). In der aktuellen Version von ZUGFeRD ist die XRechnung bereits integriert.
Die E-Rechnungspflicht kommt am 01.01.2025:
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Mehr InformationenVorteile von ZUGFeRD mit EasyFirma:
- Flexibilität und Kundenkompatibilität: Erstellen Sie Rechnungen, die Ihren Kunden die maximale Flexibilität bei der Verarbeitung bieten.
- Akzeptierter Standard.
- Einfache Integration und breite Akzeptanz: Dank der umfassenden Dokumentation und einfachen Implementierung in bestehende Systeme.
- Umweltfreundlich: Unterstützen Sie Ihre Umweltziele durch die Reduktion von Papierverbrauch.
Wie ZUGFeRD funktioniert:
ZUGFeRD steht für eine innovative Lösung in der elektronischen Rechnungsstellung, die darauf abzielt, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das Format kombiniert ein PDF-Dokument, das auf den ersten Blick wie jede gewöhnliche Rechnung aussieht, mit einer eingebetteten XML-Datei. Diese XML-Datei ist das Herzstück des ZUGFeRD-Formats, da sie alle relevanten Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format enthält.
Die Integration der XML-Datei in das PDF hat den entscheidenden Vorteil, dass die Rechnung sowohl von Menschen visuell geprüft als auch von Rechnungsverarbeitungssystemen automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann. Dieses duale Format ermöglicht es, dass die Rechnung ohne Medienbruch durchgehend elektronisch gehandhabt werden kann. Von der Erstellung über den Versand und die Verarbeitung bis hin zur Archivierung – der gesamte Lebenszyklus der Rechnung erfolgt digital, was die Prozesseffizienz erheblich steigert.
Für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung sind spezielle Softwarelösungen erforderlich, die in der Lage sind, die XML-Datei korrekt zu generieren und sie gemäß den ZUGFeRD-Spezifikationen in das PDF-Dokument einzubetten. Diese Softwarelösungen müssen dabei eine Vielzahl an Vorgaben erfüllen, um die Kompatibilität mit dem ZUGFeRD-Standard zu gewährleisten. Sie berücksichtigen dabei unterschiedliche Profile des Standards – von Basic bis Extended – die je nach Bedarf der Unternehmen und deren Geschäftspartnern gewählt werden können.
Die weitreichende Standardisierung des ZUGFeRD-Formats, die auch die Kompatibilität mit dem europäischen Standard Factur-X einschließt, trägt zur weiteren Verbreitung und Akzeptanz des elektronischen Rechnungsaustausches bei. Unternehmen profitieren von reduzierten Verarbeitungszeiten und -kosten, einer geringeren Fehleranfälligkeit und einer verbesserten Compliance im Rechnungswesen.
Zusammenfassend bietet ZUGFeRD also eine hochgradig effiziente, sichere und umweltfreundliche Methode zur Rechnungsstellung, die sowohl den Anforderungen moderner Geschäftsprozesse als auch den regulatorischen Anforderungen gerecht wird. Diese Integrationstechnik ist ein Schlüsselelement für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse optimieren und digitalisieren möchten.
Wie erkennt man eine ZUGFeRD Rechnung?
ZUGFeRD-konforme Rechnungen bestehen aus einem PDF-Teil, der alle Rechnungsdaten in einem für Menschen lesbaren Format enthält, sowie einem eingebetteten XML-Teil. Der XML-Teil ermöglicht eine automatisierte Datenverarbeitung und erleichtert die elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsinformationen.
Export als ZUGFeRD Rechnung
In EasyFirma ist jede Rechnung, die als PDF exportiert wird, automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung in der Version 2.2.
Der Export als ZUGFeRD 1.0 sowie 2.1 Rechnung und XRechnung steht Ihnen ab sofort im Zusatzmodul Plus zur Verfügung.
Sie können das dadurch generierte PDF z.B. per E-Mail versenden, die XML Struktur ist bereits integriert. Wenn Sie nur das XML exportieren möchten, verwenden Sie Export als XRechnung.
Wer benutzt ZUGFeRD?
ZUGFeRD wird von Unternehmen aller Größen und Branchen genutzt, die ihre Rechnungsprozesse optimieren und den Umstieg auf elektronische Rechnungen vollziehen möchten. Dies umfasst kleine lokale Unternehmen ebenso wie große internationale Konzerne.
Was brauche ich für eine ZUGFeRD Rechnung?
Für eine ZUGFeRD-Rechnung benötigen Sie eine Software, wie EasyFirma, mit ZUGFeRD-Unterstützung und die Rechnungsdaten im XML-Format.
Alle Validatoren für ZUGFeRD:
Zusammenspiel und Unterschiede zur XRechnung
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