Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland

ZUGFeRD-Programm

Unsere spezialisierte ZUGFeRD-Software unterstützt kleinere Unternehmen und Selbstständige dabei, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen.

Unser Programm ermöglicht es Ihnen, sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch menschenlesbare PDF-Dokumente in einem einzigen, effizienten Format zu erstellen und zu verarbeiten.

Kombinieren Sie PDF-Lesbarkeit mit XML-Effizienz

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein E-Rechnungsformat, das PDF und XML in einem Dokument für einfache Integration vereint und sowohl menschen- als auch maschinenlesbare Rechnungsdaten bietet.

ZUGFeRD ( Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das offizielle deutsche elektronische Rechnungsformat. Dabei wird eine maschinell lesbare XML Rechnung in ein für den Menschen lesbares PDF Dokument eingebunden. Die Version ZUGFeRD 2.1 ist mit dem französischen Standard Factur-X 1.0 technisch identisch, um auch auf europäischer Ebene eine Standardisierung zu gewährleisten. So gewinnt der ZUGFeRD Standard aktuell immer mehr an Bedeutung.

Die XRechnung ist dabei eine Vorgabe, um den elektronischen Rechnungsdatenaustausch mit deutschen Behörden zu regeln. Dabei werden nur rein strukturierte Daten übertragen, es wird kein menschenlesbares Dokument übermittelt (wie z.B. die ZUGFeRD-PDF). In der aktuellen Version von ZUGFeRD ist die XRechnung bereits integriert.

Die E-Rechnungspflicht kommt am 01.01.2025:

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Mehr Informationen

Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren

Vorteile von ZUGFeRD mit EasyFirma:

Flexibilität und Kundenkompatibilität: Erstellen Sie Rechnungen, die Ihren Kunden die maximale Flexibilität bei der Verarbeitung bieten.
Akzeptierter Standard.
Einfache Integration und breite Akzeptanz: Dank der umfassenden Dokumentation und einfachen Implementierung in bestehende Systeme.
Umweltfreundlich: Unterstützen Sie Ihre Umweltziele durch die Reduktion von Papierverbrauch.

Wie ZUGFeRD funktioniert:

ZUGFeRD steht für eine innovative Lösung in der elektronischen Rechnungsstellung, die darauf abzielt, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Das Format kombiniert ein PDF-Dokument, das auf den ersten Blick wie jede gewöhnliche Rechnung aussieht, mit einer eingebetteten XML-Datei. Diese XML-Datei ist das Herzstück des ZUGFeRD-Formats, da sie alle relevanten Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format enthält.

Die Integration der XML-Datei in das PDF hat den entscheidenden Vorteil, dass die Rechnung sowohl von Menschen visuell geprüft als auch von Rechnungsverarbeitungssystemen automatisch ausgelesen und verarbeitet werden kann. Dieses duale Format ermöglicht es, dass die Rechnung ohne Medienbruch durchgehend elektronisch gehandhabt werden kann. Von der Erstellung über den Versand und die Verarbeitung bis hin zur Archivierung – der gesamte Lebenszyklus der Rechnung erfolgt digital, was die Prozesseffizienz erheblich steigert.

Einfache ZUGFeRD-Software EasyFirma

Mit EasyFirma ist die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen einfach. Unsere benutzerfreundliche E-Rechnungssoftware bietet eine vollständige Lösung für Unternehmen, die ihre Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und verwalten möchten. Easyfirma generiert die XML-Dateien nach den ZUGFeRD-Spezifikationen und bettet diese korrekt in das PDF-Dokument ein, um eine reibungslose Übertragung zu gewährleisten.

Wie erkennt man eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD-konforme Rechnungen bestehen aus einem PDF-Teil, der alle Rechnungsdaten in einem für Menschen lesbaren Format enthält, sowie einem eingebetteten XML-Teil. Der XML-Teil ermöglicht eine automatisierte Datenverarbeitung und erleichtert die elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsinformationen.

Export als ZUGFeRD-Rechnung

In EasyFirma ist jede Rechnung, die als PDF exportiert wird, automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung in der Version 2.3.

Sie können das dadurch generierte PDF z.B. per E-Mail versenden, die XML Struktur ist bereits integriert. Wenn Sie nur das XML exportieren möchten, verwenden Sie Export als XRechnung.

Wer benutzt ZUGFeRD?

ZUGFeRD wird von Unternehmen aller Größen und Branchen genutzt, die ihre Rechnungsprozesse optimieren und den Umstieg auf elektronische Rechnungen vollziehen möchten. Dies umfasst kleine lokale Unternehmen ebenso wie große internationale Konzerne.

Was brauche ich für eine ZUGFeRD-Rechnung?

Für eine ZUGFeRD-Rechnung benötigen Sie eine Software, wie EasyFirma, mit ZUGFeRD-Unterstützung und die Rechnungsdaten im XML-Format.

ZUFGeRD-Profile

Das ZUGFeRD-Format bietet fünf unterschiedliche Profile, die sich durch den Umfang der standardisierten Daten und ihre UStG-Konformität unterscheiden. Für elektronische Rechnungen wird das EN 16931-Profil empfohlen, da es den EU-Standards entspricht.

EXTENDED

Das EXTENDED-Profil erweitert das EN 16931-1-Format und eignet sich für komplexe Geschäftsprozesse. Es unterstützt:

Rechnungen mit mehreren Lieferungen und Lieferorten,
Strukturierte Zahlungsbedingungen,
Zusätzliche Artikelinformationen (z. B. zur Lagerverwaltung).

EN 16931 (COMFORT)

Das EN 16931-Profil bildet die vollständigen Anforderungen der EN 16931-1 ab und fokussiert sich auf die wesentlichen Elemente einer elektronischen Rechnung.

BASIC

Das BASIC-Profil ist eine reduzierte Version von EN 16931-1 und eignet sich für einfache, gesetzeskonforme Rechnungen.

BASIC WL

Dieses Profil verzichtet auf Rechnungspositionen und ist daher nicht UStG-konform. Es enthält jedoch alle wesentlichen Informationen für die Buchung auf Belegebene und dient als Buchungshilfe.

MINIMUM

Das MINIMUM-Profil enthält nur grundlegende Informationen wie Käufer- und Verkäuferdaten, den Gesamtrechnungsbetrag und die Gesamtumsatzsteuer. Auf Positionsebene kann lediglich die Käuferreferenz angegeben werden. Es bietet keine Umsatzsteueraufschlüsselung und dient primär als Buchungshilfe.

ZUFGeRD-Dokumentation

Hier finden Sie die Dateien der offiziellen Dokumentation zum ZUGFeRD-Format zum Download:

1. FACTUR-X 1.07.2 DE (PDF-Datei)

2. FACTUR-X_1.0.07.2_extension_schema_example.xmp (Textdatei)

3. FACTUR-X 1.07.2 – 2024 11 15 – EN FR VF (Excel-Datei)

4. EN16931+FacturX code lists values v14 – used from 2024-11-15 (Excel-Datei)

5. ZUGFeRD_2.3.2_Technischer_Anhang_Profil_MINIMUM (PDF-Datei)

6. ZUGFeRD_2.3.2_Technischer_Anhang_Profil_BASIC-WL (PDF-Datei)

7. ZUGFeRD_2.3.2_Technischer_Anhang_Profil_BASIC (PDF-Datei)

8. ZUGFeRD_2.3.2_Technischer_Anhang_Profil_EN16931 (PDF-Datei)

9. ZUGFeRD_2.3.2_Technischer_Anhang_Profil_EXTENDED (PDF-Datei)

Alle Validatoren für ZUGFeRD:

Wichtige Links zu ZUGFeRD:

Informationen zu eInvoicing der EU: https://europa.eu/youreurope/business/finance-funding/making-receiving-payments/einvoicing/index_de.htm
Portal zu E-Rechnungen der Bundesrepublik Deutschland: https://www.e-rechnung-bund.de/
Forum elektronische Rechnung Deutschland: https://www.ferd-net.de/
GEFEG – Struktur XML-Code E-Rechnungen: https://portal3.gefeg.com/invoice/tthome/index/617afdc4-623f-44e0-a05b-5b878840e508

Zusammenspiel und Unterschiede zur XRechnung

ZUGFeRD und XRechnung vereinfachen den elektronischen Rechnungsaustausch. ZUGFeRD kombiniert PDF und maschinenlesbare XML-Daten, während XRechnung ausschließlich auf XML basiert und vor allem von der deutschen öffentlichen Verwaltung genutzt wird. Mit EasyFirma können Sie beide Formate effizient bedienen.

Mehr Informationen

Inhalt entsperren Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren

Testen Sie EasyFirma für optimale ZUGFeRD-Rechnungen

unterstützt ZUGFeRD und XRechnung
Betriebssystem: PC Windows 11, 10, 8, 8.1, 7, Vista
Kosten: ab 195,- € netto
Fixpreis, keine laufenden Kosten, kein Abo
Netzwerk/Cloud- und Mehrplatz fähig
Demoversion: 30 Tage kostenlos und unverbindlich