Norm EN 16931: E-Rechnungen in Europa
E-Rechnungen und Norm EN 16931
Die EN 16931 definiert die grundlegenden Anforderungen für elektronische Rechnungen, einschließlich der notwendigen Datenelemente wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Angaben zu Lieferanten und Kunden, Steuerinformationen, Zahlungsbedingungen und Gesamtsumme. Zudem legt die Norm ein standardisiertes semantisches Datenmodell und strukturierte XML-Formate fest, um den interoperablen Austausch von E-Rechnungen innerhalb der EU sicherzustellen. Die Norm garantiert, dass Rechnungen rechtssicher, maschinenlesbar und effizient verarbeitet werden können.
BT-Felder
Die EN 16931 legt fest, welche Daten in einer E-Rechnung enthalten sein müssen und ordnet diese Informationen den entsprechenden BT-Feldern (Business Terms) zu.
Beispiele:
| Datenelement | Beschreibung | BT-Feld |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Eindeutige Identifizierung der Rechnung | BT-1 |
| Rechnungsdatum | Datum der Ausstellung der Rechnung | BT-2 |
| Fälligkeitsdatum | Datum, wann die Rechnung fällig ist. | BT-9 |
| Name des Lieferanten | Vollständige Firmendaten des Rechnungsstellers | BT-27 |
| Name des Kunden | Vollständige Firmendaten des Rechnungsempfängers | BT-44 |
| Steuerinformationen | Angaben zur Mehrwertsteuer (z. B. Steuerbeträge, Steuersätze) | BT-117 |
| Zahlungsbedingungen | Informationen zu Zahlungsfristen und -modalitäten | BT-20 |
| Gesamtsumme ohne Umsatzsteuer | Der gesamte zu zahlende Betrag ohne Umsatzsteuer | BT-106 |
Datenstruktur
EN 16931 legt fest, wie die Daten in einer elektronischen Rechnung in XML-Formaten wie ZUGFeRD und XRechnung strukturiert sein müssen. Bei ZUGFeRD werden die XML-Daten in ein PDF eingebettet, während XRechnung nur auf maschinenlesbare XML-Daten setzt. Beide Formate folgen der Norm, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Rechnungsinformationen standardisiert und für verschiedene Systeme leicht verarbeitbar sind.
Validierung erhaltener E-Rechnung
Die Einhaltung der EN 16931 wird durch Validierung der empfangenen E-Rechnung überprüft, die sicherstellt, dass die elektronische Rechnung korrekt und vollständig im vorgeschriebenen XML-Format vorliegt. Fehlerhafte Rechnungen werden erkannt und müssen korrigiert werden.
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