E-Rechnungen empfangen
Empfang von E-Rechnungen
E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format können bequem per E-Mail versendet und empfangen werden. Es empfiehlt sich, dafür eine separate E-Mail-Adresse einzurichten, die ausschließlich an autorisierte Lieferanten und Geschäftspartner weitergegeben wird.
Unser Tipp: Veröffentlichen Sie diese E-Mail-Adresse nicht, um sich bestmöglich vor unerwünschtem Rechnungsspam zu schützen.
Empfang von XRechnungen
XRechnungen sind für die meisten Unternehmer weniger relevant, da sie hauptsächlich im öffentlichen Sektor verwendet werden. Sie bestehen aus einer XML-Datei, die maschinenlesbar, aber für Menschen nicht unmittelbar verständlich ist. Zwar können XRechnungen per E-Mail versendet werden, sofern der Empfänger diesen Übertragungsweg akzeptiert, jedoch erfolgt die Übermittlung üblicherweise über standardisierte Systeme wie PEPPOL, die für einen sicheren und effizienten Datenaustausch sorgen.
Verarbeitung der E-Rechnungen
Bei klassischen PDF-Rechnungen erfolgt nach Erhalt die einfache Validierung und Archivierung. Diese Rechnungen können sofort gespeichert werden, da sie direkt lesbar sind. E-Rechnungen hingegen enthalten einen maschinenlesbaren XML-Code, der vor der Archivierung validiert und verarbeitet werden muss.
Der XML-Code muss geprüft werden, um sicherzustellen, dass er korrekt strukturiert und vollständig ist. Diese Validierung ist komplexer, da neben der inhaltlichen Prüfung auch das Format und die Datenstruktur analysiert werden müssen. Fehler in der Struktur können die automatisierte Verarbeitung behindern, was zusätzliche Korrekturen erfordert. Erst nach erfolgreicher Validierung kann die E-Rechnung in die Rechnungssoftware importiert und archiviert werden.
Validierung mit EasyFirma
Mit EasyFirma importieren Sie die E-Rechnung, um sie zu überprüfen. Mehr zur Validierung mit erfahren Sie hier.
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