E-Rechnungen archivieren
Das ordnungsgemäße Archivieren von Rechnungen
Gemäß den Regeln zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) sind Sie, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens, verpflichtet, Rechnungen korrekt zu archivieren. Für die Archivierung gelten bestimmte Voraussetzungen, darunter die revisionssichere Aufbewahrung, was bedeutet, dass die Dokumente für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer unverändert bleiben müssen. Derzeit sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt, jedoch ändert sich dies schrittweise mit der Einführung der B2B-E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 für bestimmte Transaktionen. Ab diesem Zeitpunkt werden Sie vermehrt E-Rechnungen verwenden, die im strukturierten Format gemäß der Norm EN 16931 erstellt werden. Ab dann müssen Sie in der Lage sein, auch diese Rechnungen ordnungsgemäß zu archivieren.
Wie müssen Rechnungen archiviert werden?
Für die Archivierung von Papier- und PDF-Rechnungen gelten strenge Anforderungen, sodass die Belege über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren hinweg ordnungsgemäß gespeichert und zugänglich bleiben. Dabei ist insbesondere darauf zu achten, dass die Rechnungen unveränderbar und jederzeit lesbar sind. Eine ordnungsgemäße Archivierung erfordert zudem die Sicherstellung, dass die Rechnungen jederzeit auffindbar und nachvollziehbar sind. Folgende Anforderungen sind dabei zu berücksichtigen:
Welche Anforderungen gibt es?
| Anforderung | Beschreibung |
|---|---|
| Revisionssicherheit | Die Rechnungen müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Änderungen dürfen nicht nachträglich möglich sein. |
| Lesbarkeit | Die Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren lesbar bleiben. Verblassende Papierbelege sollten digitalisiert werden. |
| Auffindbarkeit | Rechnungen müssen geordnet und strukturiert archiviert werden, sodass sie jederzeit schnell und effizient auffindbar sind. |
| Zugriff | Die Rechnungen müssen bei einer Betriebsprüfung jederzeit zugänglich und lesbar sein, ohne dass es zu Verzögerungen kommt. |
| Aufbewahrungsfrist | Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in der Regel 10 Jahre. |
Wie können diese umgesetzt werden?
| Rechnungstyp | Möglichkeiten der Aufbewahrung |
|---|---|
| PDF-Rechnungen |
|
| Papierrechnungen |
|
Archivierung von E-Rechnungen
E-Rechnungen unterscheiden sich von herkömmlichen Rechnungen, da sie nicht nur aus einem lesbaren Dokument bestehen, sondern auch aus einem maschinenlesbaren XML-Code, der die strukturierten Rechnungsdaten enthält. Dieser Code ist essenziell, da er für die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten durch verschiedene Softwarelösungen genutzt wird. Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist daher darauf zu achten, dass nicht nur das visuelle Dokument (z. B. eine PDF-Datei) archiviert wird, sondern insbesondere auch der XML-Code.
Dieser maschinenlesbare Code muss revisionssicher und unverändert aufbewahrt werden. Die E-Rechnung erfüllt nur dann die rechtlichen Vorgaben, wenn der vollständige Datensatz inklusive des XML-Codes archiviert wird. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Archivierungslösungen in der Lage sind, den strukturierten Teil der E-Rechnung gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu speichern und jederzeit zugänglich zu machen.
Archivieren mit EasyFirma
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Mehr InformationenMit EasyFirma exportieren Sie E-Rechnungen einfach als ZIP-Ordner. Die ZIP-Datei kann dann archiviert werden. Eine einfache Lösung ist das Speichern in einem WORM-System. Ein solches Speichersystem ermöglicht die rechtssichere Archivierung Ihrer E-Rechnungen.
Sobald der ZIP-Ordner auf dem Computer gespeichert ist, können Sie diese Datei auf eine BluRay, CD-ROM, CD-R gebrannt oder auf einem sonstigen WORM-Datenträger unveränderbar gespeichert werden. Wichtig ist, dass die Archivierung der E-Rechnungen protokolliert wird.
Angaben ohne Gewähr. Bitte halten Sie in jedem Fall zu den gesetzlichen Anforderungen Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.
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