Rechnungen schreiben - Tipps & Tricks
Das richtige Schreiben von Rechnungen gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines jeden Unternehmens, denn schließlich wollen Sie den Zahlungseingang verbuchen und keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen.
Mit der E-Rechnungssoftware EasyFirma schreiben Sie kinderleicht zu 100% rechtssichere Rechnungen.
Video: Einfach Rechnung schreiben
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mit EasyFirma kinderleicht eine 100% rechtssichere Rechnung schreiben.
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Mehr InformationenWas gehört auf eine Rechnung?
- gesetzliche Pflichtangaben
- klare Beschreibung der Lieferung oder Leistung
- Kontaktdaten – gut sichtbar
- Zahlungsziel & Zahlungsbedingungen
- Betrag und Umsatzsteuer
Pflichtangaben einer Rechnung
Folgende Pflichtangaben sind für eine rechtskonforme Rechnung notwendig (gilt für Deutschland, Österreich und die Schweiz):
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) müssen zusätzlich die Rechtsform, den Sitz, die Firmenbuchnummer und das Firmenbuchgericht angeben
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Genaue Menge und Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der Dienstleistungen
- Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung (Leistungsdatum)
- Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und der anzuwendende Umsatzsteuersatz bzw. bei Steuerbefreiung ein Hinweis (z.B. für Kleinunternehmer)
- Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum
- Eindeutige fortlaufende Nummer
- Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Rechnungsstellers
- UID-Nummer des Leistungsempfängers, falls bekannt (bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über € 10.000,– inkl. USt verpflichtend, ebenso bei Reverse Charge)
- Bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen
Tipps für die Rechnungserstellung
Klare Beschreibung
Beschreiben Sie Ihre Produkte und Leistungen klar und unmissverständlich. Es ist weder gut für Sie noch für Ihre Kunden durch unklare oder zu kurze Bezeichnungen unnötig Zeit zu verlieren. Wenn Sie größere Rechnungen schreiben, dann untergliedern Sie diese in verschiedene Bereiche. Falls Sie Handwerker sind, sollten Sie Material, Arbeit und Wegzeit extra summieren.
Kontaktdaten auf den Rechnungen angeben
Führen Sie Ihre Kontaktdaten, am besten mit Telefonnummer, auf der Rechnung an. Diese befindet sich meist im oberen Bereich. Falls der Kunde Fragen zur Rechnung oder zur Bezahlung hat, weiß er, wie er Sie kontaktieren kann.
Dies erleichtert nicht nur die Kommunikation bei Unklarheiten, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihr Unternehmen. Zudem kann eine schnelle Erreichbarkeit helfen, Missverständnisse zu beseitigen und den Zahlungsprozess reibungslos zu gestalten.
Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen
Schreiben Sie klar und deutlich Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen auf Ihre Rechnung, sofern die Rechnung nicht schon bezahlt wurde. Machen Sie es Ihren Kunden so leicht wie möglich, die Rechnung zu zahlen. Heben Sie deshalb im Falle einer Banküberweisung Ihre Kontonummer (IBAN und BIC) deutlich hervor.
Skonto
Ein Skonto ist ein Preisnachlass, den Sie gewähren, wenn Ihr Kunde früher zahlt. Je schneller der Kunde zahlt, desto höher ist der Skonto und desto weniger muss Ihr Kunde zahlen.
3% Skonto/3 Tage bedeutet, dass Ihr Kunde 3% vom Rechnungsbetrag abziehen kann, wenn er innerhalb der 3 Tagesfrist zahlt. Zahlt Ihr Kunde später, muss er den vollen Betrag bezahlen.
Wann müssen Unternehmer eine Rechnung ausstellen?
Unternehmer sind verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben:
- auf Verlagen des Kunden, egal ob Privatperson oder Unternehmer
- bei sonstigen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten (z.B. Gastronomie)
- bei Umsätze an andere Unternehmen
- bei steuerpflichtigen Umsätzen im Zusammenhang mit einem Grundstück, auch bei Privatpersonen
Wie viel Zeit haben Sie um eine Rechnung zu schreiben?
Sie haben der Verpflichtung zur Rechnungsausstellung spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen.
Konsequenzen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnungslegung
Nur eine Rechnung die den obigen Bestimmungen entspricht, berechtigt den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Falls Sie keine ordnungsgemäße Rechnungen legen, können Sie zivilrechtlich auf Schadensersatz verklagt werden.
Falls der Rechnungsaussteller nicht oder nicht richtig in der Rechnung bezeichnet wird und auch im Nachhinein nicht namhaft gemacht werden kann, kann die Abzugsfähigkeit der Zahlung als Betriebsausgabe verweigert werden. Dies soll Scheinrechnungen unterbinden.
Kein Risiko eingehen - Software nutzen
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