Rechnung schreiben - Pflichtangaben, Tipps, Vorlagen und Software
Das Schreiben von Rechnungen gehört zur wichtigsten Aufgabe eines Unternehmens. Doch welche Pflichtangaben gibt es? Was muss ich als Unternehmer und Gründer noch über Rechnungen wissen? Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen über die Rechnungserstellung, einschließlich Beispiele und Vorlagen.
Sie nutzen bereits EasyFirma? Umso besser, dann können Sie gleich zu „Rechnungen schreiben mit EasyFirma“ springen.
Inhaltsverzeichnis
Wie schreibe ich eine Rechnung?
Nach der Existenzgründung ist die Freude groß, wenn der erste Auftrag ergattert wird. Noch größer ist die Freude, wenn dieser abgeschlossen ist. Jetzt steht die Bezahlung für die Arbeit an. Um diese zu erhalten, muss die Leistung allerdings erst in Rechnung gestellt werden. Und hier stellt sich die Frage, wie Sie das machen können.
Bis zum Jahr 2025 hatten Firmengründer drei bewährte Möglichkeiten, um Rechnungen zu schreiben:
1. Rechnung schreiben mit einem Programm wie EasyFirma
Eine professionelle Rechnungssoftware war schon immer die beste Wahl. Rechnungen werden mit wenigen Klicks in einem professionellen Design erstellt. Zudem haben zahlreiche weitere Funktionen für den Geschäftsalltag, wie zum Beispiel eine Kunden- und Artikelverwaltung.
2. Rechnung schreiben mit Word
Die Rechnungserstellung mit Word erfreut sich trotz der fehlenden E-Rechnungsfähigkeit noch großer Beliebtheit. Rechnungen werden mit dem vertrauten Office-Tool meist über fertige Word-Vorlagen geschrieben, die dann angepasst werden. Positionen und die Umsatzsteuer werden in der Regel einzeln berechnet, z.B. mit einem MwST-Rechner.
3. Rechnung schreiben mit Excel
Auch mit Excel können Rechnungen geschrieben werden. Auch hierfür werden häufig fertige Excel-Vorlagen verwendet. Im Vergleich zu Word bietet Excel über die Rechenfunktion mehr Möglichkeiten für die Rechnungserstellung. Gleichzeitig ist Excel allerdings auch komplizierter im Umgang als Word.
E-Rechnungspflicht seit dem 1. Januar 2025
Seit 2025 tritt in Deutschland sukzessive die Pflicht zur elektronischen Rechnung in Kraft. Diese betrifft vor allem Unternehmer im B2B-Bereich. Spätestens ab 2028 muss jede an deutsche Unternehmen gesendete Rechnung in einem strukturierten Format erstellt und versendet werden (zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung). Einfache, mit Word oder Excel erstelle Rechnungen, auch als PDF formatiert, gelten nicht als E-Rechnung. Die Rechnungserstellung mir Word und Excel ist also bald nicht mehr erlaubt.
Mehr zur E-Rechnungspflicht erfahren Sie hier.
Besonders wichtig: Jeder deutsche Unternehmer muss seit 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Unternehmer sollten sich also bereits jetzt auf die E-Rechnungspflicht einstellen und eine professionelle Rechnungssoftware wie EasyFirma nutzen. Neben dem Erstellen von E-Rechnungen mit wenigen Klicks bietet EasyFirma zahlreiche weitere Vorteile, wie zum Beispiel eine Kunden- und Artikelverwaltung. Erhaltene elektronische Rechnungen werden einfach beim Import validiert. Eine weitere Software ist nicht nötig.
Video zur einfachen Rechnungserstellung
In diesem Video erfahren Sie, wie Sie E-Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen.
Beispielrechnung zum Herunterladen
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Pflichtangaben einer Rechnung
In Deutschland, Österreich und der Schweiz gibt es bestimmte Pflichtangaben, die Sie bei der Rechnungserstellung berücksichtigen müssen.
Deutschland
In Deutschland regelt § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) die Pflichtangaben einer Rechnung. Die Pflichtangaben sind für alle Rechnungen mit einem Bruttowert ab 250 Euro nötig.
Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen gelten weniger Pflichten. Hier erfahren Sie mehr dazu.
| Pflichtangabe | Erklärung | Gesetzlicher Verweis |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Vollständiger Firmenname und Geschäftsadresse des Rechnungsstellers | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Vollständiger Firmenname und Adresse des Kunden | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnr. | Eine der beiden Nummern reicht aus, z. B. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen | § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG |
| Ausstellungsdatum der Rechnung | Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde | § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutige Identifikationsnummer, einmalig vergeben | § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG |
| Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Leistungen | Genaue Beschreibung, was geliefert oder geleistet wurde | § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung | § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG |
| Entgelt (netto), nach Steuersätzen aufgeschlüsselt | Nettobeträge je Steuersatz oder Steuerbefreiung | § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG |
| Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen | Rabatte, Skonti oder Boni, sofern nicht im Nettopreis enthalten | § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG |
| Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag | Je Umsatzsteuersatz der entsprechende Steuerbetrag | § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG |
| Bezeichnung „Gutschrift“ bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger | Nur wenn der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt | § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG |
| Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers (Reverse-Charge) | Nur bei bestimmten Leistungen gemäß § 13b UStG | § 14a Abs. 5 UStG |
Österreich
In Österreich sind die Pflichtangaben für Rechnungen in § 11 Absatz 1 Zeile 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Die verpflichtenden Angaben sind nötig ab einem Rechnungsbetrag von 400 Euro brutto.
| Pflichtangabe | Erklärung | Gesetzlicher Verweis |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Firmenname und Geschäftsanschrift des Ausstellers der Rechnung | § 11 Abs. 1 Z 1 UStG |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Vollständiger Name und Adresse des Kunden | § 11 Abs. 1 Z 2 UStG |
| Menge und Bezeichnung der Gegenstände oder Art der Leistung | Was genau geliefert oder geleistet wurde (z. B. Artikel, Dienstleistung) | § 11 Abs. 1 Z 3 UStG |
| Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung | Wann die Leistung erbracht wurde (konkret oder als Zeitraum) | § 11 Abs. 1 Z 4 UStG |
| Entgelt | Netto-Betrag ohne Umsatzsteuer | § 11 Abs. 1 Z 5 UStG |
| Steuersatz | z. B. 20 %, 10 %, je nach Leistung | § 11 Abs. 1 Z 6 UStG |
| Umsatzsteuerbetrag | Rechenwert der Steuer in Euro | § 11 Abs. 1 Z 6 UStG |
| Ausstellungsdatum | Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde | § 11 Abs. 1 Z 7 UStG |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Eindeutige Nummer zur Identifikation der Rechnung | § 11 Abs. 1 Z 8 UStG |
| UID-Nummer des leistenden Unternehmers | z. B. ATU12345678 | § 11 Abs. 1 Z 9 UStG |
Schweiz
Die Pflichtangaben für Rechnungen von Schweizer Unternehmen sind in Artikel 26 Absatz 2 Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) geregelt und gelten ab einem Bruttobetrag von 400 CHF.
| Pflichtangabe | Erklärung | Gesetzlicher Verweis |
|---|---|---|
| Name und Adresse des Leistungserbringers | Vollständiger Name und Adresse des Unternehmens, das die Leistung erbringt. | Art. 26 Abs. 2 lit. a MWSTG |
| Mehrwertsteuernummer (UID mit MWST) | Unternehmens-Identifikationsnummer mit dem Zusatz „MWST“ (z. B. CHE-123.456.789 MWST). | Art. 26 Abs. 2 lit. a MWSTG |
| Name und Adresse des Leistungsempfängers | Vollständiger Name und Adresse des Kunden oder der Kundin. | Art. 26 Abs. 2 lit. b MWSTG |
| Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung | Angabe des Datums oder Zeitraums, in dem die Lieferung oder Dienstleistung erbracht wurde, sofern dieser nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. | Art. 26 Abs. 2 lit. c MWSTG |
| Art, Gegenstand und Umfang der Leistung | Detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. | Art. 26 Abs. 2 lit. d MWSTG |
| Entgelt für die Leistung | Der Nettobetrag, der für die Lieferung oder Dienstleistung in Rechnung gestellt wird. | Art. 26 Abs. 2 lit. e MWSTG |
| Anwendbarer Mehrwertsteuersatz | Der auf die Leistung anzuwendende Mehrwertsteuersatz (z. B. 7.7 %, 2.5 %, 3.7 %). | Art. 26 Abs. 2 lit. f MWSTG |
| Geschuldeter Mehrwertsteuerbetrag | Der Betrag der Mehrwertsteuer, der auf das Entgelt entfällt. Falls das Entgelt die Steuer einschließt, genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes. | Art. 26 Abs. 2 lit. f MWSTG |
Pflichtangaben Kleinbetragsrechnungen Deutschland
Für Rechnungen mit Beträgen bis zu 250 Euro brutto, die sog. Kleinbetragsrechnungen, gelten weniger strenge Regeln. Für diese Rechnungen sind deutlich weniger Pflichtangaben vorgesehen:
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Beispiel: „Musterfirma GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt“Ausstellungsdatum der Rechnung
Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
Eine genaue Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
Der Gesamtbetrag, der sowohl das Entgelt als auch die Umsatzsteuer umfasst.Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Angabe des Umsatzsteuersatzes (z. B. 19 % oder 7 %) oder ein Hinweis, wenn eine Steuerbefreiung vorliegt.
Diese Angaben sind ausreichend, um den Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung zu genügen. Weitere Angaben, wie sie bei Rechnungen über 250 € erforderlich sind, können entfallen. Geregelt in § 33 UStDV.
Unser Tipp zu Rechnungsangaben:
Auch wenn es sich nicht um Pflichtangaben handelt, ist es empfehlenswert, mindestens folgende Angaben beim Schreiben von Rechnungen zu berücksichtigen:
- Bankverbindung & Zahlungsbedingungen
- Ihre Kontaktdaten – gut sichtbar
- Klare Beschreibung der Lieferung bzw. Leistung
- Handelsregisternummer, sofern vorhanden
Außerdem sollte die Rechnung mit Ihrem Firmenlogo und Ihrem Design gestaltet sein (CI). Dies steigert den Wiedererkennungswert und ist essenziell für professionelle Rechnungen.
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Wenn Sie als Unternehmer unter die Kleinunternehmerregelung fallen, erheben Sie keine Umsatzsteuer und geben keine Umsatzsteuervoranmeldungen ab. Daher weisen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus. Für diesen Umstand ist ein Hinweis auf der Rechnung notwendig. Die Ausgestaltung dieses Hinweistextes ist gesetzlich nicht bestimmt. Dieser kann zum Beispiel lauten „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“.
Weitere Informationen zur Kleinunternehmerregelung finden Sie hier.
E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland
Seit dem 01. Januar 2025 tritt in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich in Kraft. Diese Regelung betrifft alle Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen und dafür Rechnungen ausstellen.
Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF- oder Papierrechnungen handelt es sich bei einer E-Rechnung um ein strukturiertes, maschinenlesbares Format – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD –, das automatisiert verarbeitet werden kann. Diese Umstellung bringt zahlreiche technische und organisatorische Veränderungen mit sich.
Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz im März 2024 beschlossen – recht kurzfristig, aber mit Übergangsfristen für die Umstellung.
Was bedeutet das für Sie als Unternehmer konkret?
Empfangspflicht ab 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen und zu verarbeiten.
PDF ist keine E-Rechnung: Einfaches PDF gilt nicht mehr als elektronische Rechnung. Erforderlich sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Validierung mit spezieller Software: E-Rechnungen müssen maschinenlesbar und elektronisch verarbeitbar sein. Dazu ist spezielle Software erforderlich, die die Validierung und Verarbeitung ermöglicht.
Word- und Excel-Rechnungen unzulässig: Rechnungen, die mit Word oder Excel erstellt und als PDF gespeichert werden, erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Solche Formate sind ab 2025 nicht mehr zulässig.
Rechtzeitiger Umstieg notwendig: Unternehmen sollten frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und mögliche Sanktionen zu vermeiden. Die Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen enden gestaffelt bis spätestens 31. Dezember 2027, abhängig vom Jahresumsatz des Unternehmens.
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Rechnungen schreiben: Weitere Regelungen
Nicht nur die Pflichtangaben sind beim ordnungsgemäßen Umgang mit Rechnungen wichtig. In Deutschland gibt es weitere Regelungen zur Rechnungserstellung.
Aufbewahrungsfristen
In Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sowohl elektronische als auch papierhafte Belege während der vorgeschriebenen Frist vollständig, unverändert und lesbar gespeichert bleiben.
Deutschland: Rechnungen sind gemäß § 147 AO für 10 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Österreich: Nach § 132 BAO gilt ebenfalls eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren, ebenfalls ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
Schweiz: Hier schreibt das OR Art. 958f eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor, ebenfalls ab Geschäftsjahresende.
Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen – bei elektronischen Rechnungen heißt das: manipulationssicher, vollständig und jederzeit verfügbar.
Rechnungskorrektur
Fehlerhafte Rechnungen dürfen nicht einfach geändert oder gelöscht werden. Stattdessen ist eine korrekte und nachvollziehbare Rechnungskorrektur erforderlich, um den steuerlichen Anforderungen zu genügen.
Die gängigsten Methoden sind:
Storno und neue Rechnung: Die fehlerhafte Rechnung wird storniert, eine neue mit korrekten Angaben ausgestellt.
Berichtigungsdokument: Eine Korrektur wird direkt auf der ursprünglichen Rechnung vermerkt, etwa durch Zusatzvermerk oder Nachtrag.
Wichtig: Die ursprüngliche Rechnung und die Korrektur müssen eindeutig miteinander verknüpft und dokumentiert werden – z. B. durch Bezugnahme auf Rechnungsnummer und Datum.
Reverse Charge
Beim Reverse-Charge-Verfahren wird die Umsatzsteuerschuld vom leistenden Unternehmen auf den Leistungsempfänger verlagert. Dieses Verfahren kommt insbesondere bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen sowie bestimmten Bau- oder Reinigungsleistungen innerhalb Deutschlands zum Einsatz.
Das bedeutet:
Der Leistungsempfänger muss die Umsatzsteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung selbst berechnen und abführen.
Der Leistungserbringer stellt die Rechnung ohne Umsatzsteuer, mit dem Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG“.
Das Reverse-Charge-Verfahren vereinfacht grenzüberschreitende Geschäfte, erfordert aber genaue Kenntnis der Voraussetzungen und eine korrekte Rechnungsstellung.
Rechnung ins Ausland stellen
Wer grenzüberschreitend Geschäfte macht, muss bei der Rechnungsstellung zahlreiche steuerliche und formale Besonderheiten beachten. Vor allem im EU-Raum gelten strenge Vorschriften, die sich je nach Empfängertyp (Unternehmen oder Privatperson) unterscheiden. Eine fundierte steuerliche Beratung ist empfehlenswert – und die passende Software kann vieles vereinfachen.
Reverse-Charge-Verfahren (EU und Schweiz)
Bei B2B-Rechnungen innerhalb der EU (z. B. von Deutschland nach Frankreich) schuldet nicht der Leistungserbringer, sondern der Empfänger die Umsatzsteuer. Auf der Rechnung muss dies klar vermerkt sein. In der Schweiz gelten ähnliche Regelungen.Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Für innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen ist die USt-IdNr. sowohl beim Absender als auch beim Empfänger Pflichtbestandteil der Rechnung.Warenlieferungen an Privatkunden in der EU
Bei Verkäufen an Endkunden gelten länderspezifische Lieferschwellen. Wird diese Schwelle überschritten, muss die Umsatzsteuer im jeweiligen Bestimmungsland abgeführt werden (sog. One-Stop-Shop-Verfahren, OSS).Exporte in Drittstaaten (außerhalb der EU)
Hier gelten individuelle Einfuhr- und Steuerregelungen des jeweiligen Ziellandes. Unternehmer sind verpflichtet, sich vorab über die nationalen Anforderungen zu informieren.
Konsequenzen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnungslegung
Nur eine Rechnung die den obigen Bestimmungen entspricht, berechtigt den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Falls Sie keine ordnungsgemäße Rechnungen legen, können Sie zivilrechtlich auf Schadensersatz verklagt werden.
Falls der Rechnungsaussteller nicht oder nicht richtig in der Rechnung bezeichnet wird und auch im Nachhinein nicht namhaft gemacht werden kann, kann die Abzugsfähigkeit der Zahlung als Betriebsausgabe verweigert werden. Dies soll Scheinrechnungen unterbinden.
Kein Risiko eingehen – professionelle Software nutzen
Wenn Sie sich jetzt nicht sicher sind wie Sie eine 100% rechtlich korrekte Rechnung schreiben können und Probleme mit dem Finanzamt vermeiden möchten, testen Sie EasyFirma. Unsere Rechnungssoftware ist speziell für Kleingewerbe, Handwerker und Selbstständige entwickelt worden und erleichtert Ihnen die Rechnungsstellung ungemein.
Mit EasyFirma können Sie sicher sein, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Unsere Software ist einfach zu bedienen und vielfach in der Praxis erprobt.
Rechnungsvorlagen
Rechnungsvorlagen erleichtern das Schreiben von Rechnungen, da einfach nur die Daten ausgetauscht werden müssen. Hier stellen wir Ihnen 3 Rechnungsvorlagen zur Verfügung. Im Word- und Excel-Format und für EasyFirma.
Bitte beachten Sie, dass eine Rechnungserstellung mit Word und Excel nicht mehr lange möglich ist.
Weitere Rechnungsvorlagen
Weitere Rechnungsvorlagen stellen wir Ihnen unter nachfolgenden Links zur Verfügung:
Welche Rechnungen gibt es?
Rechnung ist nicht gleich Rechnung. Es gibt verschiedene Arten der Bezeichnung und des Zwecks eines Belegs.
Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung wird ausgestellt, wenn ein Auftrag schrittweise abgerechnet wird – etwa bei Bau- oder Projektarbeiten. Sie enthält bereits erbrachte Teilleistungen und dient der Zwischenfinanzierung vor der Schlussrechnung.
Schlussrechnung
Die Schlussrechnung erfolgt nach Abschluss einer Leistung und fasst alle vorangegangenen Abschlagszahlungen zusammen. Sie zeigt den Gesamtbetrag abzüglich bereits geleisteter Zahlungen – und stellt damit die finale Abrechnung dar.
Wiederkehrende Rechnungen
Diese Rechnungen werden in regelmäßigen Abständen für gleichbleibende Leistungen erstellt, etwa bei Wartungsverträgen oder Abos. Mit entsprechender Software lassen sie sich automatisiert erzeugen.
Kleinbetragsrechnungen
Bei einem Rechnungsbetrag (in Deutschland bis 250 Euro brutto) gelten vereinfachte Pflichtangaben. Zum Beispiel entfällt die Angabe des Leistungsempfängers – ideal für kleinere Barverkäufe oder Dienstleistungen.
Rechnungskorrektur
Fehlerhafte Rechnungen dürfen nicht einfach geändert werden. Stattdessen wird entweder eine Stornorechnung erstellt oder ein Korrekturdokument mit Bezug zur Originalrechnung. So bleibt der Vorgang steuerlich nachvollziehbar.
Rechnung schreiben: Tipps
Klare Beschreibung
Beschreiben Sie Ihre Produkte und Leistungen klar und unmissverständlich. Es ist weder gut für Sie noch für Ihre Kunden durch unklare oder zu kurze Bezeichnungen unnötig Zeit zu verlieren. Wenn Sie größere Rechnungen schreiben, dann untergliedern Sie diese in verschiedene Bereiche. Falls Sie Handwerker sind, sollten Sie Material, Arbeit und Wegzeit extra summieren.
Kontaktdaten auf den Rechnungen angeben
Führen Sie Ihre Kontaktdaten, am besten mit Telefonnummer, auf der Rechnung an. Diese befindet sich meist im oberen Bereich. Falls der Kunde Fragen zur Rechnung oder zur Bezahlung hat, weiß er, wie er Sie kontaktieren kann.
Dies erleichtert nicht nur die Kommunikation bei Unklarheiten, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihr Unternehmen. Zudem kann eine schnelle Erreichbarkeit helfen, Missverständnisse zu beseitigen und den Zahlungsprozess reibungslos zu gestalten.
Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen
Schreiben Sie klar und deutlich Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen auf Ihre Rechnung, sofern die Rechnung nicht schon bezahlt wurde. Machen Sie es Ihren Kunden so leicht wie möglich, die Rechnung zu zahlen. Heben Sie deshalb im Falle einer Banküberweisung Ihre Kontonummer (IBAN und BIC) deutlich hervor.
Skonto
Ein Skonto ist ein Preisnachlass, den Sie gewähren, wenn Ihr Kunde früher zahlt. Je schneller der Kunde zahlt, desto höher ist der Skonto und desto weniger muss Ihr Kunde zahlen.
3% Skonto/3 Tage bedeutet, dass Ihr Kunde 3% vom Rechnungsbetrag abziehen kann, wenn er innerhalb der 3 Tagesfrist zahlt. Zahlt Ihr Kunde später, muss er den vollen Betrag bezahlen.
Häufige Fragen zur Rechnungserstellung
Unternehmer sind verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben:
- auf Verlagen des Kunden, egal ob Privatperson oder Unternehmer
- bei sonstigen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten (z.B. Gastronomie)
- bei Umsätze an andere Unternehmen
- bei steuerpflichtigen Umsätzen im Zusammenhang mit einem Grundstück, auch bei Privatpersonen
Sie haben der Verpflichtung zur Rechnungsausstellung spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen.
Jede Rechnung muss eine eindeutige, einmalige Nummer enthalten. Sie darf aus Zahlen, Buchstaben oder einer Kombination bestehen und muss eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleisten.
In Deutschland beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen 10 Jahre. Auch elektronische Rechnungen müssen in dieser Zeit revisionssicher gespeichert bleiben.
Bei einer Nettorechnung wird die Umsatzsteuer separat ausgewiesen – typisch für B2B. Bruttorechnungen zeigen direkt den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer – oft bei B2C-Transaktionen üblich.
Rein rechtlich ist das möglich, aber nicht empfehlenswert. Word- oder Excel-Dateien bieten keine automatische Nummerierung, keine Fehlerprüfung und sind nicht revisionssicher. Für professionelle Rechnungsstellung empfiehlt sich eine spezialisierte Software.
Ein Rechnungsprogramm wie EasyFirma ist eine Software, mit der Rechnungen erstellt werden.
EasyFirma ist insbesondere für Handwerker, Selbstständige und kleine Unternehmen geeignet.
Nein. EasyFirma wird einmalig gekauft.
Rechnung schreiben mit EasyFirma
EasyFirma unterstützt Unternehmen dabei, Rechnungen schnell und korrekt zu erstellen. Die Software berücksichtigt dabei alle wichtigen Anforderungen – von Pflichtangaben über fortlaufende Rechnungsnummern bis hin zu unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen.
Wiederkehrende Daten wie Kunden, Artikel oder Leistungen können gespeichert und bei Bedarf automatisch eingefügt werden. Das spart Zeit und minimiert Fehler.
Rechnungsübersicht in EasyFirma öffnen
Öffnen Sie EasyFirma und wählen Sie auf der Startoberfläche unter „Rechnungen“ „Neue Rechnung“. Nun gelangen Sie zur Rechnungserstellung.
Das Rechnungsdesign können Sie ganz einfach nach Ihren Wünschen erstellen.
Daten eingeben
Geben Sie die Kundendaten ein, fügen Sie Produkte und Leistungen hinzu und die Rechnung wird mit Ihren Daten befüllt. Rechts in der Vorschau sehen Sie, wie die fertige Rechnung aussieht.
EasyFirma hat eine angeschlossene Kunden- und Artikelverwaltung. Bereits angelegte Kunden und Artikel bzw. Leistungen können beim Rechnung schreiben einfach ausgewählt werden.
Rechnung erstellen & direkt versenden oder exportieren
Sobald alle Daten ausgewählt bzw. eingegeben wurden, lässt sich die Rechnung einfach durch Klick auf „.PDF“ im ZUGFeRD-Format speichern oder durch Klick auf „E-Mail“ direkt versenden. Alternativ kann die Rechnung in diversen Formaten, wie z.B. DOCX oder XLSX, exportieren.
Wichtig: Sie brauchen keine technischen Kenntnisse über E-Rechnungen. EasyFirma erstellt mit dem PDF-Export eine rechtsgültige E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. Mit dem Zusatzmodul E-Rechnung stehen Ihnen alle E-Rechnungsfunktionen zur Verfügung!
EasyFirma - die einfache E-Rechnungssoftware
Einfach zu bedienen: Intuitive Benutzeroberfläche, die keine speziellen Vorkenntnisse erfordert.
Umfangreich: EasyFirma bietet Ihnen zahlreiche Funktionen für den Geschäftsalltag.
100% Rechtssicher: Mit EasyFirma erstellen Sie E-Rechnungen, die allen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
PC oder Onlineversion: Flexibler Einsatz entweder als installierbare Software oder als Onlineversion.
Mehrbenutzer/Netzwerkfähig: Gleichzeitige Nutzung durch mehrere Benutzer via Netzwerk oder SQL-Server möglich.
Kosten: ab 295,- € netto. Fixpreis, kein Abo.
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