Richtig Rechnungen schreiben

Rechnungen schreiben - Tipps & Tricks

Richtige Rechnungen schreiben gehört zu den Aufgaben eines jeden Unternehmens, denn schließlich wollen Sie den Zahlungseingang verbuchen und keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen..

Mit dem Rechnungsprogramm EasyFirma schreiben Sie kinderleicht zu 100% rechtssichere Rechnungen.

richtig Rechnung schreiben Beispiel
Beispiel Rechnung

Video zum einfachen Rechnung schreiben

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mit EasyFirma kinderleicht eine 100% rechtssichere Rechnung schreiben können.

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Mehr Informationen

Was gehört auf eine Rechnung?

  • gesetzliche Pflichtangaben
  • klare Beschreibung der Lieferung oder Leistung
  • Kontaktdaten – gut sichtbar
  • Zahlungsziel & Zahlungsbedingungen
  • Betrag und Umsatzsteuer

Pflichtangaben einer Rechnung

Folgende Pflichtangaben sind für eine rechtskonforme Rechnung notwendig (gilt für Deutschland, Österreich und die Schweiz):

  1. Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  2. Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) müssen zusätzlich die Rechtsform, den Sitz, die Firmenbuchnummer und das Firmenbuchgericht angeben
  3. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  4. Genaue Menge und Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der Dienstleistungen
  5. Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung ( Leistungsdatum)
  6. Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und der anzuwendende Umsatzsteuersatz bzw. bei Steuerbefreiung ein Hinweis (z.B. für Kleinunternehmer)
  7. Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
  8. Ausstellungsdatum
  9. Eindeutige fortlaufende Nummer
  10. Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Rechnungsstellers
  11. UID-Nummer des Leistungsempfängers, falls bekannt. (bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über € 10.000,– inkl. USt verpflichtend, ebenso bei Reverse Charge)
  12. Bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen

Klare Beschreibung

Beschreiben Sie Ihre Produkte und Leistungen klar und unmissverständlich. Es ist weder gut für Sie noch für Ihre Kunden durch unklare oder zu kurze Bezeichnungen unnötig Zeit zu verlieren. Wenn Sie größere Rechnungen schreiben dann untergliedern Sie diese in verschiedene Bereiche. Falls Sie Handwerker sind sollten Sie Material, Arbeit und Wegzeit extra summieren.

Kontaktdaten auf den Rechnungen angeben

Führen Sie Ihre Kontaktdaten, am besten mit Telefonnummer, auf der Rechnung an. Diese befindet sich meist im oberen Bereich. Falls der Kunde Fragen zur Rechnung oder zur Bezahlung hat, weiß er, wie er Sie kontaktieren kann.

Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen

Schreiben Sie klar und deutlich Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen auf Ihre Rechnung, sofern die Rechnung nicht schon bezahlt wurde. Machen Sie es Ihren Kunden so leicht wie möglich die Rechnung zu zahlen. Heben Sie deshalb im Falle einer Banküberweisung Ihre Kontonummer (IBAN und BIC) deutlich hervor.

Skonto

Ein Skonto ist ein Preisnachlass, den Sie gewähren, wenn Ihr Kunde früher zahlt. Je schneller der Kunde zahlt, desto höher ist der Skonto und desto weniger muss Ihr Kunde zahlen.

3% Skonto/3 Tage bedeutet, dass Ihr Kunde 3% vom Rechnungsbetrag abziehen kann, wenn er innerhalb der 3 Tagesfrist zahlt. Zahlt Ihr Kunde später, muss er den vollen Betrag bezahlen.

Mehr über Skonto erfahren Sie hier.

Wann müssen Unternehmer eine Rechnung ausstellen?

Unternehmer sind verpflichtet eine Rechnung zu schreiben:

  • auf Verlagen des Kunden, egal ob Privatperson oder Unternehmer
  • bei sonstigen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten (z.B. Gastronomie)
  • bei Umsätze an andere Unternehmen
  • bei steuerpflichtigen Umsätzen im Zusammenhang mit einem Grundstück, auch bei Privatpersonen

Wie viel Zeit haben Sie um eine Rechnung zu schreiben?

Sie haben der Verpflichtung zur Rechnungsausstellung spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen. 

Konsequenzen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnungslegung

Nur eine Rechnung die den obigen Bestimmungen entspricht, berechtigt den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Falls Sie  keine ordnungsgemäße Rechnungen legen, können Sie zivilrechtlich auf Schadensersatz verklagt werden.
 
Falls der Rechnungsaussteller nicht oder nicht richtig in der Rechnung bezeichnet wird und auch im Nachhinein nicht namhaft gemacht werden kann, kann die Abzugsfähigkeit der Zahlung als Betriebsausgabe verweigert werden. Dies soll Scheinrechnungen unterbinden.  

Kein Risiko eingehen - Software nutzen

Wenn Sie sich jetzt nicht sicher sind wie Sie eine 100% rechtlich korrekte Rechnung schreiben können und Probleme mit dem Finanzamt vermeiden möchten, testen Sie EasyFirma. Unsere Rechnungssoftware ist speziell für Kleingewerbe, Handwerker und Selbstständige entwickelt worden und erleichtert Ihnen die Rechnungsstellung ungemein.

Mit EasyFirma können Sie sicher sein, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Unsere Software ist einfach zu bedienen und vielfach in der Praxis erprobt.

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Beispielrechnung zum Herunterladen

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Muster einer korrekten Rechnung

E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland

Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen, validieren und für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist archivieren zu können. Mit EasyFirma sind Sie optimal auf diese Pflicht vorbereitet.

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