Handelsregistereintrag - Pflicht, Ablauf & Kosten
Was ist das Handelsregister? Wer ist verpflichtet, sich dort eintragen zu lassen? Was kostet es? All diese Fragen und weitere beantworten wir Ihnen in diesem Artikel zum Handelsregistereintrag.
Inhaltsverzeichnis
Was ist das Handelsregister?
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das von den Amtsgerichten geführt wird. Es enthält wichtige Informationen über Kaufleute und Unternehmen, wie z. B. die Firma (der Name des Unternehmens), den Sitz, die Rechtsform, die vertretungsberechtigten Personen (z. B. Geschäftsführer oder Vorstände) und das Stammkapital bei Kapitalgesellschaften.
Eintragungen im Handelsregister dienen der Transparenz im Geschäftsverkehr. Geschäftspartner und Kunden können sich so über die wesentlichen rechtlichen Verhältnisse eines Unternehmens informieren.
Welche Abteilungen gibt es im Handelsregister?
Abteilung A (HRA)
Eingetragene Kaufleute und Personengesellschaften (e.K., oHG usw.)
Abteilung B (HRB)
Kapitalgesellschaften (GmbH, UG usw.)
Wer ist verpflichtet, sich im Handelsregister eintragen zu lassen?
Pflicht Handelsregistereintrag
- Kapitalgesellschaften: GmbH, UG, AG
- Personenhandelsgesellschaften: oHG, KG, GmbH & Co. KG
- Eingetragene Kaufleute: e.K.
In Deutschland regelt das Handelsgesetzbuch (HGB), wer zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet ist. Diese Pflicht betrifft hauptsächlich Kapital- und Personengesellschaften.
Einzelkaufleute:
Einzelkaufleute (e.K.), die ein Gewerbe im kaufmännischen Umfang betreiben, müssen sich ins Handelsregister eintragen (§ 29 HGB).
Handelsgesellschaften:
Gesellschaften wie die Offene Handelsgesellschaft (oHG) und die Kommanditgesellschaft (KG) müssen sich in jedem Fall eintragen (§§ 105, 161 HGB).
Kapitalgesellschaften:
Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmergesellschaften (UG) und Aktiengesellschaften (AG) sind stets eintragungspflichtig. Die Eintragung ist Voraussetzung für ihre rechtliche Existenz (konstitutive Wirkung).
* Was bedeutet "kaufmännischer Umfang"?
Es gibt keine festen, gesetzlich definierten Kriterien dafür, wann ein Einzelunternehmen als „in kaufmännischem Umfang“ geführt gilt – und damit zur Eintragung als eingetragener Kaufmann (e.K.) ins Handelsregister verpflichtet ist.
Ob diese Voraussetzung vorliegt, hängt stets von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab. Grundsätzlich gilt: Je größer und komplexer das Unternehmen, desto eher ist es als Handelsgewerbe einzustufen – und damit eintragungspflichtig.
Es gibt einige Richtwerte, die zur Bewertung herangezogen werden:
Vielfalt und Menge der angebotenen Waren oder Dienstleistungen
Geschäftsaktivitäten im Inland und/oder Ausland
Anzahl und Art der bestehenden Geschäftsbeziehungen
Höhe des Betriebsvermögens (Richtwert: ab ca. 100.000 Euro)
Jahresumsatz (Richtwert: ab ca. 250.000 Euro)
Umfang möglicher Fremdfinanzierung (z. B. Kredite)
Anzahl der Vertriebs- oder Betriebsstandorte
Anzahl der regelmäßig beschäftigten Mitarbeiter
Zweigniederlassungen
Zweigniederlassungen bereits eingetragener Unternehmen müssen ebenfalls ins Handelsregister eingetragen werden (§ 13 HGB).
Keine Pflicht für Einzelunternehmer, Freiberufler und GbR
Einzelunternehmer sind nicht verpflichtet, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen. Sie melden ihr Gewerbe beim Gewerbeamt an, benötigen aber keine notarielle Beglaubigung oder Registereintragung. Eine freiwillige Eintragung ist möglich, aber nicht vorgeschrieben.
Freiberufler – etwa Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten oder Journalisten – betreiben kein Gewerbe im Sinne des HGB. Daher sind sie nicht verpflichtet, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen. Sie unterliegen der Gewerbefreiheit und melden sich lediglich beim Finanzamt an.
Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) unterliegen ebenfalls keiner Eintragungspflicht ins Handelsregister. Die GbR ist eine einfache Rechtsform für die gemeinsame Ausübung eines Geschäfts durch mindestens zwei Personen. Auch sie muss nur beim Finanzamt und ggf. beim Gewerbeamt gemeldet werden – eine Eintragung ins Handelsregister ist gesetzlich nicht vorgesehen.
Ist der Eintrag freiwillig möglich?
Unter Umständen ist es möglich, sich freiwillig im Handelsregister eintragen zu lassen, auch wenn aufgrund der Rechtsform keine Pflicht dazu besteht. Der freiwillige Eintrag kann für den Einzelunternehmer und die GbR erfolgen.
Das Einzelunternehmen wird dann zur e.K. und die GbR wird automatisch zur oHG.
Der Eintrag ins Handelsregister bringt einige Vorteile mit sich, allerdings auch Pflichten, die dann vollumfänglich zu erfüllen sind.
Handelsregistereintrag: Vorteile und Nachteile
Vorteile
Individuelle Firmenbezeichnung
Eingetragene Unternehmen dürfen eine sogenannte „Firma“ führen – also einen rechtlich geschützten Unternehmensnamen. Der volle bürgerliche Name muss nicht mehr zwingend Bestandteil der Geschäftsbezeichnung sein, was Raum für kreative oder markenwirksame Namen schafft.Stärkung der Außenwirkung
Der Handelsregistereintrag signalisiert Struktur und Seriosität. Das kann bei Banken, Kunden und Geschäftspartnern Vertrauen schaffen – insbesondere bei Verhandlungen, Kreditgesprächen oder Kooperationen.Recht zur Erteilung von Prokura
Eingetragene Unternehmen haben die Möglichkeit, Mitarbeitern eine Prokura zu erteilen. Damit können offizielle Vertreter rechtssicher und mit weitreichenden Befugnissen für das Unternehmen handeln.Gründung von Niederlassungen
Durch die Eintragung wird es rechtlich einfacher, selbstständig auftretende Zweigstellen oder Niederlassungen zu eröffnen – auch an anderen Orten oder Bundesländern.
Nachteile
Pflicht zur doppelten Buchführung
Eingetragene Unternehmen sind buchführungspflichtig nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB). Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist nicht mehr zulässig – stattdessen sind Bilanz, Inventur und ein vollständiger Jahresabschluss erforderlich.Anwendung des Handelsrechts (HGB)
Mit dem Eintrag gelten nicht mehr die allgemeinen Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), sondern die spezielleren – und häufig strengeren – Vorschriften des Handelsgesetzbuchs. Das betrifft z. B. Vertragsabschlüsse, Fristen, Aufbewahrungspflichten und kaufmännische Sorgfaltspflichten.Erhöhte Publikations- und Mitteilungspflichten
Änderungen im Unternehmen – etwa Geschäftsadresse, Inhaberwechsel oder neue Prokura – müssen dem Handelsregister unverzüglich gemeldet werden. Zudem können Unternehmen verpflichtet sein, ihre Jahresabschlüsse öffentlich im Bundesanzeiger zu hinterlegen, um Transparenz gegenüber Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit zu gewährleisten.
Ablauf Handelsregistereintrag
Der Eintrag ins Handelsregister erfolgt ausschließlich über einen Notar. Das Verfahren läuft in mehreren Schritten ab:
Terminvereinbarung und Vorbereitung
Zunächst wird ein Notartermin vereinbart. Dabei prüft der Notar die erforderlichen Unterlagen auf Vollständigkeit und formelle Richtigkeit. Je nach Rechtsform sind das z. B. die Anmeldung zur Eintragung, Gesellschaftsverträge, Gesellschafterlisten oder Prokura-Erklärungen.Beglaubigung der Unterlagen
Nach erfolgreicher Prüfung beglaubigt der Notar die Anmeldung zur Eintragung. Diese öffentliche Beglaubigung ist gesetzlich vorgeschrieben und Voraussetzung für die Registereintragung.Elektronische Übermittlung an das Registergericht
Der Notar übermittelt die beglaubigten Unterlagen elektronisch an das zuständige Registergericht. Erst mit dem Eingang der vollständigen Unterlagen wird das Eintragungsverfahren beim Handelsregister in Gang gesetzt.Eintragung und Bekanntmachung
Nach positiver Prüfung durch das Registergericht erfolgt die Eintragung ins Handelsregister. Diese wird anschließend über das elektronische Handelsregister veröffentlicht. Mit der Eintragung erhält das Unternehmen seine offizielle Rechtsstellung – z. B. als eingetragener Kaufmann (e.K.) oder GmbH.
Wie lange dauert die Handelsregistereintragung?
Die Eintragung kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Bei Kapitalgesellschaften kann es bis zu 6 bis 8 Wochen dauern, bis der Eintrag nach Übermittlung durch den Notar erfolgt ist.
Kosten für Eintragung im Handelsregister
Die Eintragung als eingetragener Kaufmann (e.K.) ins Handelsregister ist mit einem vergleichsweise geringen Kostenaufwand verbunden. Neben der notariellen Beglaubigung der Anmeldung fallen lediglich die Gebühren für das Registergericht an. Insgesamt bewegen sich die Eintragungskosten in der Regel im niedrigen dreistelligen Bereich, je nach Notar und Bundesland.
Bei der Eintragung von Gesellschaften – etwa einer GmbH, UG oder KG – ist der finanzielle Aufwand deutlich höher. Hier entstehen nicht nur die Kosten für Notar und Registergericht, sondern auch zusätzliche Gebühren für die Erstellung und Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, eventuell weitere notarielle Beglaubigungen, sowie häufig Beratungskosten, z. B. durch Steuerberater. Damit liegen die reinen Eintragungskosten bei Gesellschaften meist spürbar über denen eines e.K., insbesondere bei Kapitalgesellschaften mit höherem Gründungsaufwand.
Kosten Handelsregistereintrag
Die Kosten für die Eintragung ins Handelsregister bewegen sich in der Regel im Bereich zwischen 150 und 1.000 Euro, je nach Rechtsform und Umfang der Unternehmensstruktur.
Handelsregistereintrag erfolgt: Was nun?
Sobald der Eintrag erfolgt ist, werden Sie vom entsprechenden Registergericht benachrichtigt.
Nun können Sie Ihre Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt vornehmen.
Pflichtangaben für eingetragene Unternehmen beachten
Webseite
Die Handelsregisternummer und das Registergericht müssen gemäß § 5 DDG (ehemals § 5 TMG) in das Impressum Ihrer Webseite eingetragen werden.
Rechnungen
Sobald ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, müssen diese Informationen als Pflichtangaben auf die Rechnung.
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Nächster Schritt: Unternehmen mit Rechnungssoftware ausstatten
Die Gründung des Unternehmens ist der erste Schritt. Dann geht es an den Aufbau. Wichtig für die Struktur eines Unternehmens ist die richtige Software. EasyFirma ist eine leistungsstarke E-Rechnungssoftware, die optimal für Gründer geeignet ist.
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Meldepflichtige Ereignisse für eingetragene Unternehmen
Wenn Ihr Unternehmen bereits im Handelsregister eingetragen ist, sind Sie verpflichtet, bestimmte Veränderungen umgehend zu melden. Nur durch die formgerechte Aktualisierung wird die Änderung rechtlich wirksam. Eine verspätete Mitteilung kann nicht nur rechtliche Unsicherheit schaffen, sondern auch mit empfindlichen Zwangsgeldern geahndet werden.
Typische meldepflichtige Änderungen:
Wechsel in der Geschäftsführung (Bestellung oder Abberufung)
Veränderungen im Gesellschafterbestand
Änderung des Unternehmensnamens (Firma)
Anpassung des Unternehmensgegenstands
Umwandlungen oder Änderungen der Rechtsform
Eröffnung, Verlegung oder Schließung von Zweigniederlassungen
Erteilung oder Widerruf einer Prokura
Beschluss über Satzungsänderungen
Anmeldung eines Insolvenzverfahrens
Was ist zu beachten?
Die meisten dieser Änderungen müssen notariell beurkundet oder beglaubigt werden, bevor sie beim Handelsregister eingereicht werden können. In der Praxis übernimmt diese Meldung erneut der Notar – wie schon bei der Ersteintragung.
Bei der Bestellung neuer Geschäftsführer ist zudem eine Versicherung in Textform erforderlich, dass keine rechtlichen Hinderungsgründe vorliegen – etwa frühere Verurteilungen wegen Insolvenzdelikten.
Häufige Fragen (FAQ) Handelsregistereintrag
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem rechtlich relevante Angaben zu Unternehmen gespeichert sind – z. B. Name, Rechtsform, Sitz und Geschäftsführung. Es sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr.
Zur Eintragung verpflichtet sind vor allem Kaufleute, also Einzelunternehmer mit kaufmännischem Geschäftsbetrieb, sowie alle Kapital- und Personengesellschaften wie GmbH, UG, KG oder OHG. Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind davon in der Regel ausgenommen.
Eintragungen erhöhen die Seriosität, ermöglichen die Führung eines Firmennamens (statt Klarname) und eröffnen rechtliche Handlungsspielräume – z. B. bei der Erteilung von Prokura oder der Eröffnung von Zweigniederlassungen.
Die Kosten liegen – je nach Rechtsform – in der Regel zwischen 150 und 1.000 Euro. Enthalten sind dabei Notarkosten sowie die Gebühren des Registergerichts.
Ja. Der Handelsregistereintrag ersetzt nicht die Gewerbeanmeldung. Diese muss separat beim zuständigen Gewerbeamt erfolgen.
Ja, wenn dein Unternehmen eingetragen ist. Neben der Registernummer müssen auch Angaben zum Registergericht, zur Rechtsform und zum Firmensitz auf offiziellen Dokumenten wie Rechnungen enthalten sein.
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