Informationen rund um die E-Rechnung
E-Rechnungen sind gerade en großes Thema im B2B-Bereich. Auf dieser Seite finden Sie wichtige Informationen rund um die E-Rechnung – von gesetzlichen Vorgaben bis zu praktischen Umsetzungstipps.
Pflicht: Das digitale Rechnungsformat
E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Format (XML-Code) erstellt, versendet und verarbeitet wird.
Word und Excel-Rechnungen sind bald nicht mehr erlaubt
Aufgrund der E-Rechnungspflicht können Rechnungen nicht mehr lange mir Word und Excel geschrieben und verarbeitet werden, da diese Programme keine elektronischen Rechnungen erstellen und validieren können.
Seit dem 01.01.2025 müssen Rechnungen stufenweise in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten zählt nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
In der Praxis werden sich voraussichtlich zwei Formate etablieren:
- ZUGFeRD – bevorzugt im B2B-Bereich
- XRechnung – hauptsächlich im öffentlichen Sektor
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmern und umsatzsteuerfreien Leistungen.
Ausnahmen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Rechnungen an Verbraucher (B2C)
Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller
- 01.01.2025 bis 31.12.2026: Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt.
- 01.01.2027 bis 31.12.2027: Abhängig vom Umsatz können weiterhin „sonstige Rechnungen“ oder EDI-Rechnungen genutzt werden.
- Ab 01.01.2028: E-Rechnungen werden verpflichtend.
Pflicht seit 2025
Seit dem 01.01.2025 müssen alle deutschen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten.
Hinweis zum Vorsteuerabzug
Ob E-Rechnung oder nicht: Jede Rechnung muss, soll sie vorsteuerabzugsfähig sein, die in § 14 und § 15 UStG genannten Voraussetzungen erfüllen. Siehe dazu Allgemeine Anforderungen an eine vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung.
Video
E-Rechnungen schreiben & validieren mit EasyFirma
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Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format. Das bedeutet, dass die Daten im Beleg aus einem XML-Code bestehen. Durch die klare Struktur lassen sich E-Rechnungen digital verarbeiten.
ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format ist eine PDF, in die der XML-Code eingebettet ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann vom Menschen gelesen werden, weil sie sich auf den ersten Blick nicht von einer klassischen PDF-Rechnung unterscheidet. Der eingebettete XML-Code erlaubt jedoch die maschinelle Verarbeitung.
XRechnung
Die XRechnung besteht nur aus dem XML-Code. Daher kann sie nicht vom Menschen gelesen werden. Sie dient einzig und allein der maschinellen Verarbeitung.
Elektronische Rechnung erstellen & empfangen
E-Rechnungen können aufgrund ihrer komplexen Struktur nicht mit einfachen Office-Programmen wie Word oder Excel erstellt und verarbeitet werden.
Für Erstellung und Validierung nach dem Empfang ist eine spezielle E-Rechnungssoftware wie EasyFirma nötig.
Beispiele E-Rechnungen
ZUGFeRD-Vorlage
Die ZUGFeRD-Rechnung kombiniert PDF und XML-Code.
XRechnung-Vorlage
Eine XRechnung besteht nur aus einem XML-Code.
Vorteile der digitalen E-Rechnung
Digitale Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile: Sie sind breit akzeptiert, schnell erstellt und sparen Unternehmen Zeit sowie Kosten. Der Versand per E-Mail entfällt den Aufwand für Druck und Postweg, schont Ressourcen und die Umwelt. Zudem erleichtern sie den gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsdatenaustausch mit Behörden und ermöglichen eine effiziente Abwicklung.
- Rechtliche Gleichstellung mit der Papierrechnung – breite Akzeptanz
- Rechnungen digital erstellen & versenden
- Ist innerhalb von Minuten beim Empfänger (z.B. via E-Mail)
- Kein Drucken, Kuvertieren, Frankieren und zur Post bringen notwendig
- Schont die Umwelt
- Pflicht beim Rechnungsdatenaustausch mit Behörden
Rechtliches zur E-Rechnung
Für den Vorsteuerabzug muss eine elektronische Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
- Die Rechnung muss für Menschen lesbar sein.
- Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein.
- Ebenso muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein.
- Alle weiteren für den Vorsteuerabzug erforderlichen Rechnungsmerkmale (Pflichtangaben) müssen vorhanden sein.
Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und Aufbewahrung
E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten vorliegen, wobei PDF besonders geeignet ist. Die Übermittlung kann frei gewählt werden, solange sie digital erfolgt.
- In Deutschland müssen elektronische Rechnungen digital aufbewahrt werden.
- In Österreich ist auch ein Ausdruck zulässig.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt in:
- Deutschland: 10 Jahre
- Österreich: 7 Jahre
Wichtig ist, dass die Rechnung lesbar bleibt und die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit gewährleistet sind. Während früher eine digitale Signatur erforderlich war, kann dies heute durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden – sowohl für Papier- als auch für E-Rechnungen.
E-Rechnung mit DATEV-Anbindung
Für EasyFirma steht Ihnen eine DATEV-Schnittstelle zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Rechnungs- und Buchhaltungsdaten nahtlos mit Ihrem Steuerberater oder Buchhaltungsprogramm zu teilen.
Die DATEV-Schnittstelle bietet Ihnen folgende Vorteile:
- Effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Exportieren Sie Ihre Daten direkt im DATEV-Format und übermitteln Sie diese ohne zusätzliche manuelle Anpassungen.
- Unterstützung für SKR03 und SKR04: Arbeiten Sie mit den in Deutschland standardisierten Kontenrahmen, um die Buchhaltung klar und übersichtlich zu gestalten.
- Zeitersparnis und Fehlervermeidung: Keine doppelte Dateneingabe – Ihre Rechnungen und Buchungsdaten können direkt verarbeitet werden.
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Häufige Fragen (FAQ) zu E-Rechnungen
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt und elektronisch übermittelt wird.
Ja. Diese Pflicht für den B2B-Bereich ist am 1. Januar 2025 in Kraft getreten.
Das ist ein Programm, mit dem Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen, versenden und verwalten können.
Nein, mit Word oder Excel ist es nicht möglich, elektronische Rechnungen zu erstellen. Eine spezielle Software für E-Rechnungen wie EasyFirma wird benötigt.
EasyFirma ist einfach zu bedienen und unterstützt Erstellung und Verarbeitung gesetzeskonformer Formate, ohne Folgekosten.
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