E-Rechnung Software – rechtssicher erstellen & verarbeiten
EasyFirma ist eine benutzerfreundliche E-Rechnung Software für Selbstständige und KMU - ohne Abo.
Erstellen Sie elektronische Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung) unkompliziert mit wenigen Klicks.
Testen Sie EasyFirma 30 Tage gratis und erstellen Sie Ihre erste E-Rechnung in Minuten - 100% rechtssicher.
30 Tage ohne Angabe von Daten
mit EasyFirma
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Ihre Vorteile mit EasyFirma
ZUGFeRD & XRechnung
Unser Programm unterstützt die E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung
Kein Abo
Sie schließen kein Abo ab. EasyFirma wird ohne Folgekosten einmalig gekauft
Sofort startklar
Mit EasyFirma schreiben Sie nach wenigen Minuten Ihre ersten Rechnungen
Sie kontrollieren Ihre Daten
Mit EasyFirma bleiben Ihre Rechnungsdaten dort, wo sie hingehören – auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Ob lokal auf Ihrem PC oder im Firmennetzwerk: Sie entscheiden, wo Ihre Daten gespeichert werden. Ohne externe Cloud und ohne Abhängigkeit von Drittanbietern.
E-Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen
Elektronische Rechnungen sind kompliziert. Die Erstellung nicht - zumindest mit EasyFirma.
Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD & XRechnung
Mit EasyFirma erstellen Sie elektronische Rechnungen völlig unkompliziert. IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich. Wählen Sie Ihren Kunden aus, fügen Sie Produkte bzw. Leistungen hinzu, bestimmen Sie Preise - und die E-Rechnung ist fertig.
Direkt aus EasyFirma versenden oder speichern
Die erstellte Rechnung kann direkt aus unserer Software per Mail an Ihren Kunden versendet werden oder Sie exportieren den Beleg als ZUGFeRD oder XRechnung.
Elektronische Rechnungen mit EasyFirma kurz erklärt
Gesetzeskonforme E-Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen.
E-Rechnungen validieren und verarbeiten
Eine visuelle Prüfung genügt bei E-Rechnungen nicht mehr. Der Beleg muss auch technisch validiert werden.
Empfangene Rechnungen einfach beim Import überprüfen
Beim Import einer E-Rechnung in EasyFirma wird diese technisch validiert. Außerdem werden Ihnen alle Daten des Beleges übersichtlich visuell dargestellt. So kann die inhaltliche Prüfung bequem erfolgen.
Nach der Validierung einbuchen
Wenn die Rechnung und die Daten korrekt sind, kann der Beleg einfach durch Klick eingelesen und verbucht werden.
Weitere Funktionen von EasyFirma
Mit unserer Software schreiben und verarbeiten Sie nicht nur E-Rechnungen. Je nach Version stehen Ihnen zahlreiche andere Funktionen zur Verfügung
Kundenverwaltung
Verwalten Sie übersichtlich Ihre Kunden mit Kaufhistorie. Filter- und Suchmöglichkeiten erlauben es Ihnen, Marketingmaßnahmen gezielt umzusetzen.
Produkte & Artikel managen
Artikel anlegen und verwalten – schnell und unkompliziert. EasyFirma bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie brauchen, um Ihre Produkte übersichtlich zu organisieren und jederzeit im Griff zu behalten.
E-Rechnung mit DATEV-Anbindung
Für EasyFirma steht Ihnen eine DATEV-Schnittstelle zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Rechnungs- und Buchhaltungsdaten nahtlos mit Ihrem Steuerberater oder Buchhaltungsprogramm zu teilen.
Die DATEV-Schnittstelle bietet Ihnen folgende Vorteile
- Effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Exportieren Sie Ihre Daten direkt im DATEV-Format und übermitteln Sie diese ohne zusätzliche manuelle Anpassungen.
- Unterstützung für SKR03 und SKR04: Arbeiten Sie mit den in Deutschland standardisierten Kontenrahmen, um die Buchhaltung klar und übersichtlich zu gestalten.
- Zeitersparnis und Fehlervermeidung: Keine doppelte Dateneingabe – Ihre Rechnungen und Buchungsdaten können direkt verarbeitet werden.
Elektronische Rechnungen können nur mit spezieller Software erstellt werden
Word und Excel-Rechnungen sind bald nicht mehr erlaubt
Aufgrund der E-Rechnungspflicht können Rechnungen nicht mehr lange mir Word und Excel geschrieben und verarbeitet werden, da diese Programme keine elektronischen Rechnungen erstellen und validieren können.
E-Rechnungspflicht erfüllen
Erstellen und verarbeiten Sie E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung.
Kein Abo, keine laufenden Kosten
EasyFirma wird einmalig gekauft - es entstehen keine Folgekosten.
Einfache und schnelle Einrichtung
Erstellen und verarbeiten Sie E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist ein Beleg in einem strukturierten Format. Das bedeutet, dass die Daten im Beleg aus einem XML-Code bestehen. Durch die klare Struktur lassen sich E-Rechnungen digital verarbeiten.
ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format ist eine PDF, in die der XML-Code eingebettet ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann vom Menschen gelesen werden, weil sie sich auf den ersten Blick nicht von einer klassischen PDF-Rechnung unterscheidet. Der eingebettete XML-Code erlaubt jedoch die maschinelle Verarbeitung.
XRechnung
Die XRechnung besteht nur aus dem XML-Code. Daher kann sie nicht vom Menschen gelesen werden. Sie dient einzig und allein der maschinellen Verarbeitung.
Beispiele E-Rechnungen
ZUGFeRD-Vorlage
Die ZUGFeRD-Rechnung kombiniert PDF und XML-Code.
XRechnung-Vorlage
Eine XRechnung besteht nur aus einem XML-Code.
Mit EasyFirma bereit für die E-Rechnungspflicht
Seit dem 01.01.2025 müssen Rechnungen stufenweise in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten zählt nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
In der Praxis werden sich voraussichtlich zwei Formate etablieren:
- ZUGFeRD
- XRechnung
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmern und umsatzsteuerfreien Leistungen.
Ausnahmen:
- Kleinbetragsrechnungen (bis max. 250 Euro brutto)
- Fahrausweise, z. B. Bahn-, Bus-, Flugtickets
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller
- 01.01.2025 bis 31.12.2026: Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt.
- 01.01.2027 bis 31.12.2027: Abhängig vom Umsatz können weiterhin „sonstige Rechnungen“ oder EDI-Rechnungen genutzt werden.
- Ab 01.01.2028: E-Rechnungen werden verpflichtend.
E-Rechnungsprogramm kostenlos testen
Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie EasyFirma 30 Tage lang völlig unverbindlich und kostenlos. Die Angabe von Daten ist nicht notwendig.
Vorteile der digitalen Rechnung
Digitale Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile: Sie sind breit akzeptiert, schnell erstellt und sparen Unternehmen Zeit sowie Kosten. Der Versand per E-Mail entfällt den Aufwand für Druck und Postweg, schont Ressourcen und die Umwelt. Zudem erleichtern sie den gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsdatenaustausch mit Behörden und ermöglichen eine effiziente Abwicklung.
- Rechtliche Gleichstellung mit der Papierrechnung – breite Akzeptanz
- Rechnungen digital erstellen & versenden
- Ist innerhalb von Minuten beim Empfänger (z.B. via E-Mail)
- Kein Drucken, Kuvertieren, Frankieren und zur Post bringen notwendig
- Schont die Umwelt
- Pflicht beim Rechnungsdatenaustausch mit Behörden
Rechtliches
Für den Vorsteuerabzug muss eine elektronische Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
- Die Rechnung muss für Menschen lesbar sein.
- Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein.
- Ebenso muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein.
- Alle weiteren für den Vorsteuerabzug erforderlichen Rechnungsmerkmale (Pflichtangaben) müssen vorhanden sein.
Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und Aufbewahrung
E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten vorliegen, wobei PDF besonders geeignet ist. Die Übermittlung kann frei gewählt werden, solange sie digital erfolgt.
- In Deutschland müssen elektronische Rechnungen digital aufbewahrt werden.
- In Österreich ist auch ein Ausdruck zulässig.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt in:
- Deutschland: 10 Jahre
- Österreich: 7 Jahre
Wichtig ist, dass die Rechnung lesbar bleibt und die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit gewährleistet sind. Während früher eine digitale Signatur erforderlich war, kann dies heute durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden – sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen.
Hinweis zum Vorsteuerabzug
Ob E-Rechnung oder nicht: Jede Rechnung muss, soll sie vorsteuerabzugsfähig sein, die in § 14 und § 15 UStG genannten Voraussetzungen erfüllen. Siehe dazu Allgemeine Anforderungen an eine vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung.
Häufige Fragen (FAQ)
Hier beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen zur elektronischen Rechnungen, zu passender Software und zur E-Rechnungspflicht.
Grundlagen
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem digitalen Format, die maschinell verarbeitet wird.
Gibt es eine E-Rechnungspflicht?
Ja, ab 2025 für den Empfang und sukzessive für das Erstellen und Versenden im B2B-Bereich.
Was bedeutet diese Pflicht in Deutschland?
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können und ab 2026 auch erstellen und versenden.
Für wen gilt die Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich versenden oder empfangen.
Welche Vorteile bringt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
- Effizienzsteigerung: Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung sinkt der manuelle Aufwand, und Buchhaltungsprozesse laufen schneller ab.
- Fehlerreduktion: Strukturiert erstellte E-Rechnungen verringern Fehlerquellen und erleichtern die Überprüfung.
- Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papier-, Druck- und Versandkosten sinken die Ausgaben langfristig.
- Nachhaltigkeit: Die elektronische Abwicklung schont die Umwelt durch weniger Papierverbrauch.
- Schnellere Zahlungen: Da E-Rechnungen schneller bearbeitet und genehmigt werden, können Zahlungen effizienter erfolgen, was die Liquidität verbessert.
Erstellen, versenden und validieren
Was ist eine E-Rechnung Software?
Das ist ein Programm, mit dem Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen, versenden und verwalten können.
Wir werden elektronische Rechnungen validiert?
Die Validierung von elektronischen Rechnungen erfolgt mittels Software. Mit EasyFirma werden eingehende E-Rechnungen durch Import validiert.
Wie werden E-Rechnungen versendet?
E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format können per E-Mail versendet werden.
Können E-Rechnungen auch mit Word und/oder Excel erstellt werden?
Nein, mit Word oder Excel ist es nicht möglich, elektronische Rechnungen zu erstellen. Eine spezielle Software für E-Rechnungen wie EasyFirma wird benötigt.
Warum ist EasyFirma so gut geeignet?
EasyFirma ist einfach zu bedienen und unterstützt Erstellung und Verarbeitung gesetzeskonformer Formate, ohne Folgekosten.
Muss ich ein Abo buchen?
Nein, für EasyFirma benötigen Sie kein Abo. Die Software wird einmalig gekauft.
Formate und Standards
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland, das für Menschen lesbare PDF-Dateien mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein standardisiertes, elektronisches Rechnungsformat in Deutschland, das rein aus strukturierten und maschinenlesbaren XML-Daten besteht.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format können per E-Mail versendet werden.
Welcher Norm unterliegen E-Rechnungsformate?
E-Rechnungsformate folgen der europäischen Norm EN 16931.
Was sind BT-Felder?
BT-Felder (Business Terms) sind standardisierte Datenfelder in E-Rechnungen, die wichtige Angaben wie Rechnungsnummer, Datum und Beträge enthalten.
Umsetzung und Anforderungen
Welche Schritte muss ich unternehmen, um mein Unternehmen auf das digitale Format umzustellen?
Sie benötigen eine E-Rechnungssoftware wie EasyFirma.
Welche Anforderungen gibt es an die Archivierung von E-Belegen?
Elektronische Rechnungen müssen unveränderbar und manipulationssicher archiviert werden.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Elektronische Rechnungen müssen in Deutschland für 10 Jahre aufbewahrt werden.
Welche Daten müssen in einer E-Rechnung zwingend enthalten sein, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen?
Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie alle anderen Rechnungen.
Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht erfülle?
Können Sie keine E-Rechnungen nicht empfangen, entfällt der Vorsteuerabzug, und Sie haben keinen Anspruch auf eine alternative Rechnung in Papierform oder als PDF.
Rechtliche und steuerliche Fragen
Sind E-Rechnungen genauso rechtsgültig wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen?
E-Rechnungen sind genauso rechtsgültig wie Papier- oder PDF-Rechnungen, solange sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Sind PDF-Rechnungen E-Rechnungen?
Nein. PDF-Rechnungen sind keine E-Rechnungen.
Besondere Anwendungsfälle und Ausnahmen
Kann ich E-Rechnungen auch an Privatpersonen (B2C) senden, und gelten dort andere Anforderungen?
Eine elektronische Rechnung kann an Endverbraucher nur gesendet werden, wenn diese zugestimmt haben.
Gibt es Ausnahmen oder Sonderregelungen für kleine Unternehmen und Selbstständige?
Ab 2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
GoB-konform
DSGVO-konform
