E-Rechnungssoftware für kleine Unternehmen
Ab dem 1.1.2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht.
EasyFirma ist eine einfache E-Rechnungssoftware, die ZUGFeRD- und XRechnung unterstützt.
EasyFirma ist besonders einfach zu bedienen und auf die Bedürfnisse von kleineren Unternehmen zugeschnitten.
EasyFirma - das einfache E-Rechnungsprogramm
100% rechtssicher: Mit EasyFirma erstellen Sie E-Rechnungen, die allen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Einfach zu bedienen: Intuitive Benutzeroberfläche, die keine speziellen Vorkenntnisse erfordert.
PC- oder Onlineversion: Flexibler Einsatz entweder als installierbare Software oder als Onlineversion.
Mehrbenutzer-/netzwerkfähig: Gleichzeitige Nutzung durch mehrere Benutzer via Netzwerk oder SQL-Server möglich.
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E-Rechnungspflicht - einfach erklärt
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Mehr InformationenEinführung der E-Rechnungspflicht
Das Wachstumschancengesetz führt in Deutschland schrittweise die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen ein. Während Rechnungsaussteller von Übergangsfristen profitieren, müssen Sie als Rechnungsempfänger ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu validieren und 10 Jahre lang zu archivieren.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung in einem strukturierten Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland entsprechen die gängigen Formate den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931). Diese Formate sind ZUGFeRD (.pdf) und XRechnung (.xml).
Die neue E-Rechnung
Ab dem 01.01.2025 dürfen Rechnungen nur noch in einem von diesen strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Eine einfache .pdf-Rechnung ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
In der Praxis wird es unserer Meinung nach, das ZUGFeRD Format im B2B durchsetzen. Die XRechnung wird hauptsächlich im öffentlichen Sektor verwendet werden.
Papier- oder unstrukturierte PDF-Rechnungen gelten weiterhin als „sonstige Rechnungen“.
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle inländischen Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer und umsatzsteuerfreier Lieferungen und Leistungen. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie für Rechnungen an Verbraucher (B2C).
Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller
- 01.01.2025 bis 31.12.2026: Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt.
- 01.01.2027 bis 31.12.2027: Abhängig vom Umsatz können weiterhin „sonstige Rechnungen“ oder EDI-Rechnungen genutzt werden.
- Ab 01.01.2028: E-Rechnungen werden verpflichtend.
E-Rechnungen mit EasyFirma importieren & archivieren
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Mehr InformationenVorteile der E-Rechnung
- Rechtliche Gleichstellung mit der Papierrechnung – breite Akzeptanz
- Leicht und günstig zu erstellen
- Ist innerhalb von Minuten beim Empfänger (z.B. via E-Mail)
- Kein Drucken, Kuvertieren, Frankieren und zur Post bringen notwendig
- Schont die Umwelt
- Pflicht beim Rechnungsdatenaustausch mit Behörden
Seit 2013 ist eine elektronische Rechnung einer Rechnungen auf Papier rechtlich gleichgestellt. Eine E-Rechnung berechtigt zum Abzug der Vorsteuer, kann eingeklagt werden und als Beleg in die Buchhaltung übernommen werden. Es ist keine digitale Signatur notwendig.
Eine E-Rechnung müssen Sie – im Gegensatz zur Papierrechnung – nicht mehr drucken, in ein Kuvert verpacken, frankieren und zur Post bringen, sondern Sie können die Rechnung auch per E-Mail an Ihren Kunden schicken. Dies spart Zeit und Kosten und meist erhalten Sie früher Ihr Geld.
E-Rechnung sind im B2B akzeptiert und aus eigener Erfahrung können wir Ihnen versichern, dass es überhaupt kein Problem ist, eine Rechnung als PDF in einer E-Mail zu verschicken. Auch wenn es nur ein sehr kleiner Beitrag zum Umweltschutz ist: die E-Rechnung braucht kein Papier.
Mittlerweile ist die E-Rechnung in Deutschland, Österreich und in der Schweiz voll ausgerollt und breit akzeptiert und ab 1.1.2025 in Deutschland im B2B Pflicht.
Rechtliche Voraussetzungen für die elektronische Rechnung
Für den Vorsteuerabzug muss eine elektronische Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Empfänger und Aussteller müssen der elektronischen Rechnungslegung zustimmen
- Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden, z.B. im PDF-Format
- Die Rechnung muss für Menschen lesbar sein.
- Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein.
- Ebenso muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein.
- Alle weiteren für den Vorsteuerabzug erforderlichen Rechnungsmerkmale (Pflichtangaben) müssen vorhanden sein.
Aussteller und Empfänger müssen der E-Rechnung zustimmen
Nur mit Zustimmung Ihres Kunden können Sie momentan eine elektronische Rechnung rechtswirksam erstellen. Verlangt der Kunde eine Papierrechnung, müssen Sie diese bis zum 1.1.2025 bereitstellen.
Die Zustimmung des Kunden ist formlos möglich. Widerspricht er nach Erhalt der elektronischen Rechnung nicht, gilt dies als stillschweigende Zustimmung. Es empfiehlt sich, eine entsprechende Klausel in die AGB aufzunehmen. Verlangt der Kunde eine Papierrechnung, müssen Sie diese wie bisher innerhalb von 6 Monaten bereitstellen, sonst droht Schadenersatz.
Ein elektronisches Format muss vorliegen
Welches Format Sie verwenden, bleibt Ihnen überlassen. PDF ist besonders geeignet, aber auch Bilddateien (.jpg, .gif, .png etc.) sind möglich. Die Form der Übermittlung (E-Mail, Download etc.) ist ebenfalls frei wählbar. Bei Telefax handelt es sich jedoch nicht um eine elektronische Rechnung, sondern um eine Papierrechnung.
Beachten Sie die Aufbewahrungspflichten: in Österreich 7 Jahre, in Deutschland 10 Jahre. Das gewählte Format muss während dieser Zeit lesbar bleiben. In Deutschland muss eine elektronische Rechnung elektronisch aufbewahrt werden, in Österreich kann sie auch ausgedruckt werden.
Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit
Rechnungsmerkmale für Vorsteuerabzug
Jede Rechnung muss, soll sie vorsteuerabzugsfähig sein, die in § 11 Abs 1 und Abs 6 UStG genannten Voraussetzungen erfüllen. Das gilt für elektronische wie für Papierrechnungen gleichermaßen. Siehe dazu Allgemeine Anforderungen an eine Vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung.
E-Rechnungen für Deutschland
ZUGFeRD und XRechnung sind die offiziellen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Jede Rechnung, die mit EasyFirma erstellt wird, ist automatisch im ZUGFeRD-Format. Im Plus-Modul ist zusätzlich die XRechnung enthalten, der Standard für die elektronische Rechnungsübermittlung an deutsche Behörden.
Elektronische Rechnungseinbringung in Österreich
ebInterface, der österreichische Standard für die E-Rechnung, wird insbesondere vom Bund und der öffentlichen Verwaltung eingesetzt. Lieferanten an den Bund müssen Rechnungen im ebInterface-Format einbringen.
EasyFirma 3 unterstützt ebInterface 5.0, 6.0 und 6.1, Sie können Ihre Rechnungen per Klick in diesem Format exportieren.
E-Rechnungen in der Schweiz
In der Schweiz gilt seit 1. Januar 2016 die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung für Lieferanten der Bundesverwaltung. Die Rechnung muss elektronisch als PDF übermittelt werden. Der swissDIGIN-Standard definiert dabei die für die elektronische Rechnung erforderlichen Pflichtfelder. EasyFirma unterstützt dabei die Schweizer QR Rechnung und integriert den Swiss QR Code automatisch auf Ihrer Rechnung.
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