Wissenswertes zum Thema E-Rechnung

E-Rechnung Software für Unternehmen: Alles über ZUGFeRD und XRechnung

Ab dem 1.1.2025 ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht.

EasyFirma ist eine einfache E-Rechnung Software, die ZUGFeRD- und XRechnung unterstützt.

EasyFirma ist besonders einfach zu bedienen und auf die Bedürfnisse von kleineren Unternehmen zugeschnitten.

Screenshot vom E-Rechnung Programm EasyFirma
E-Rechnung Software EasyFirma

EasyFirma - das einfache E-Rechnung Programm

EasyFirma ist eine leistungsstarke E-Rechnungssoftware, die ZUGFeRD- und XRechnung unterstützt. Mit EasyFirma können Sie E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen, validieren und archivieren, um den Anforderungen der B2B-E-Rechnungspflicht zu genügen.

100% Rechtssicher: Mit EasyFirma erstellen Sie E-Rechnungen, die allen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Einfach zu bedienen: Intuitive Benutzeroberfläche, die keine speziellen Vorkenntnisse erfordert.

Unterstützt XRechnung und ZUGFeRD: EasyFirma ermöglicht die einfache Erstellung und den Versand von E-Rechnungen im XRechnung und/oder im  ZUGFeRD Format.

PC oder Onlineversion: Flexibler Einsatz entweder als installierbare Software oder als Onlineversion.

Mehrbenutzer/Netzwerkfähig: Gleichzeitige Nutzung durch mehrere Benutzer via Netzwerk oder SQL-Server möglich.

Kosten: ab 195,- € netto. Fixpreis, kein Abo.

E-Rechnungspflicht - einfach erklärt

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Einführung der E-Rechnungspflicht

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland schrittweise zur Pflicht im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen. Die Übergangsregelungen geben den Rechnungsausstellern zwar etwas Zeit, doch als Rechnungsempfänger müssen Sie ab dem 01.01.2025 bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen, validieren und 10 Jahre zu archivieren.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung in einem strukturierten Format, das automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind die gängigen Formate gemäß Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931) für E-Rechnungen ZUGFeRD (.pdf) und XRechnung (.xml).

Die neue E-Rechnung

Ab dem 01.01.2025 müssen E-Rechnungen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931) ausgestellt werden. Anerkannt werden nur Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format! Ein klassische .pdf Rechnung ohne strukturierten Daten ist keine E-Rechnung sondern eine „sonstige Rechnung“

In der Praxis wird es somit 2 Formate geben:

 

Papier- oder PDF-Rechnungen gelten als „sonstige Rechnungen“.

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle inländischen Unternehmer, auch Kleinunternehmer, sowie umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen. Ausnahmen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Verbraucher (B2C).

Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller:

01.01.2025 bis 31.12.2026: Weiterhin Papierrechnungen erlaubt.

01.01.2027 bis 31.12.2027: Umsatzabhängig können sonstige Rechnungen oder EDI-Rechnungen verwendet werden.

Ab 01.01.2028: E-Rechnungen sind zwingend.

E-Rechnungen mit EasyFirma importieren & archivieren

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Vorteile der E-Rechnung

Seit 2013 ist eine elektronische Rechnung einer Rechnungen auf Papier rechtlich gleichgestellt. Eine E-Rechnung berechtigt zum Abzug der Vorsteuer, kann eingeklagt werden und als Beleg in die Buchhaltung übernommen werden. Es ist keine digitale Signatur notwendig.

Eine E-Rechnung müssen Sie – im Gegensatz zur Papierrechnung – nicht mehr drucken, in ein Kuvert verpacken, frankieren und zur Post bringen, sondern Sie können die Rechnung auch per e-Mail an Ihren Kunden schicken. Dies spart Zeit und Kosten und meist erhalten Sie früher Ihr Geld.

E-Rechnung sind im B2B akzeptiert und aus eigener Erfahrung wir können Ihnen versichern, dass es überhaupt kein Problem ist eine Rechnung als .PDF in einer eMail zu verschicken. Auch wenn es nur ein sehr kleiner Beitrag zum Umweltschutz ist: die E-Rechnung braucht kein Papier.
Mittlerweile ist die E-Rechnung in Deutschland, Österreich und in der Schweiz voll ausgerollt und breit akzeptiert und ab 1.1.2025 in Deutschland im B2B Pflicht.

Beispiel einer e-Rechnung
Beispiel einer E-Rechnung

Rechtliche Voraussetzungen für die elektronische Rechnung

Für den Vorsteuerabzug muss eine elektronische Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:

Aussteller und Empfänger müssen der E-Rechnung zustimmen

Nur mit Zustimmung Ihres Kunden können Sie momentan eine elektronische Rechnung rechtswirksam erstellen. Verlangt der Kunde eine Papierrechnung, müssen Sie diese bis zum 1.1.2025 bereitstellen.

Die Zustimmung des Kunden ist formlos möglich. Widerspricht er nach Erhalt der elektronischen Rechnung nicht, gilt dies als stillschweigende Zustimmung. Es empfiehlt sich, eine Klausel in die AGB aufzunehmen. Will der Kunde eine Papierrechnung, müssen Sie diese wie bisher innerhalb von 6 Monaten bereitstellen, sonst droht Schadenersatz.

Ein elektronisches Format muss vorliegen

Welches Format Sie verwenden, bleibt Ihnen überlassen. PDF ist besonders geeignet, aber auch Bilddateien (.jpg, .gif, .png, etc.) sind möglich. Die Form der Übermittlung (E-Mail, Download etc.) ist ebenfalls frei wählbar. Bei Telefax handelt es sich jedoch nicht um eine elektronische Rechnung, sondern um eine Papierrechnung. Beachten Sie die Aufbewahrungspflichten: in Österreich 7 Jahre, in Deutschland 10 Jahre. Das gewählte Format muss während dieser Zeit lesbar bleiben. In Deutschland muss eine elektronische Rechnung elektronisch aufbewahrt werden, in Österreich kann sie auch ausgedruckt werden.

Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit

Letztlich geht es darum, dass die Rechnung durch die elektronische Übermittlung nicht verändert wird. War bisher die digitale Signatur die einzige Möglichkeit, dies sicherzustellen, ist sie künftig keine zwingende Voraussetzung mehr für die elektronische Rechnung. Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit können auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden. Für die Ausgestaltung dieses Verfahrens gibt es keine Vorgaben, da ein solches Controlling auch bei Papierrechnungen üblich ist.

Rechnungsmerkmale für Vorsteuerabzug

Jede Rechnung muss, soll sie vorsteuerabzugsfähig sein, die in § 11 Abs 1 und Abs 6 UStG genannten Voraussetzungen erfüllen. Das gilt für elektronische wie für Papierrechnungen gleichermaßen. Siehe dazu Allgemeine Anforderungen an eine Vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung.

E-Rechnungen für Deutschland

ZUGFeRD und XRechnung sind die offiziellen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Jede Rechnung, die mit EasyFirma erstellt wird, ist automatisch im ZUGFeRD-Format. Im Plus-Modul ist zusätzlich die XRechnung enthalten, der Standard für die elektronische Rechnungsübermittlung an deutsche Behörden.

Elektronische Rechnungseinbringung in Österreich

ebInterface, der österreichische Standard für die E-Rechnung, wird insbesondere vom Bund und der öffentlichen Verwaltung eingesetzt.  Lieferanten an den Bund müssen Rechnungen im ebInterface-Format einbringen. 

EasyFirma 3 unterstützt ebInterface 5.0, 6.0 und 6.1, Sie können Ihre Rechnungen per Klick in diesem Format exportieren. 

E-Rechnungen in der Schweiz

In der Schweiz gilt seit 1. Januar 2016 die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung für Lieferanten der Bundesverwaltung. Die Rechnung muss elektronisch als PDF übermittelt werden. Der swissDIGIN-Standard definiert dabei die für die elektronische Rechnung erforderlichen Pflichtfelder. EasyFirma unterstützt dabei die Schweizer QR Rechnung und integriert den Swiss QR Code automatisch auf Ihrer Rechnung. 

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