Schlussrechnungen für Bau und Handwerk
Falls Sie im Handwerk und Baugewerbe tätig sind, können Sie mit unserem Rechnungsprogramm EasyFirma kinderleicht eine Schlussrechnung erstellen, die den Erfordernissen des Finanzamtes entspricht.
Oft wünschen Kunden, dass nicht ein ganzes Bauvorhaben auf einmal abgerechnet wird. Dazu werden Teilrechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellt, die dann später von der Schlussrechnung abgezogen werden. Wichtig dabei ist, dass auch bei den Teilrechnungen die USt. (Umsatzsteuer) separat pro Zeile ausgewiesen wird.
1. Teilrechnung oder Abschlagsrechnung schreiben
Sobald Sie die erste Leistung erbracht und abrechnen wollen, können Sie eine Teilrechnung schreiben. Verrechnen Sie ganz normal Ihre Leistungen, dann gehen Sie zu 3. Texte und ändern den Betreff auf „Teilrechnung xxx“. Ebenso können Sie auch eine Anzahlungsrechnung bzw. Abschlagsrechnung erstellen.
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Teilrechnung erstellen
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Abschlagsrechnung schreiben
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Anzahlung berechnen
2. Teilrechnungen auswählen
Sobald Sie Ihre Schlussrechnung schreiben, wählen Sie unter „Alle Rechnungen anzeigen“ die gewünschten Teilrechnungen aus und klicken in der oberen Ansicht auf den Button „Schlussrechnung“.
3. Schlussrechnung vorbereiten
Schreiben Sie eine Schlussrechnung, indem Sie den Endbetrag angeben. Die Beträge der Anzahlungs-, Abschlags- oder Teilrechnungen werden dann automatisch abgezogen. Speichern Sie das Dokument.
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Bereits gezahlte Beträge abziehen
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Schlussrechnung schreiben
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Nachträglich bearbeiten
4. Schlussrechnung schreiben mit der korrekten Vorlage
Eine korrekte Schlussrechnung muss den Umsatzsteuerbetrag der jeweiligen Teilrechnung ausweisen. Dafür ist es notwendig, die richtige Vorlage für die abschließende Rechnung zu verwenden. Beim Schreiben der Schlussrechnung kann dazu einfach links auf den Tab Vorschau geklickt und die Vorlage-Schlussrechnung ausgewählt werden. Von dort aus kann die Rechnung versendet oder heruntergeladen werden.
Eine Änderung der Vorlage ist auch dauerhaft möglich:
Klicken Sie dazu in EasyFirma auf Einstellungen und dann auf 6. Vorlagen. Wählen Sie dann unter Rechnung die Vorlage-Schlussrechnung aus.
Gehen Sie zurück zum Beleg, und dieser steht Ihnen nun korrekt als Schlussrechnung zur Verfügung.
Unser Tipp für EasyFirma
Abzuziehende Beträge können beim Schreiben der Schlussrechnung auch einfach als Minusbeträge bei den Positionen angegeben werden. Diese werden dann vom festgelegten Gesamtbetrag abgezogen.
Die Positionen lassen sich wunschgemäß definieren und gruppieren. So ist es möglich, eine Gruppe für Anzahlungen und eine für Teilrechnungen anzulegen.
Vorlage Teilrechnung, Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
Bei größeren Projekten oder langfristigen Aufträgen ist es oft sinnvoll, erbrachte Leistungen nicht erst am Ende abzurechnen. Teil- und Abschlagsrechnungen ermöglichen eine schrittweise Abrechnung, während die Schlussrechnung die endgültige Abrechnung darstellt. Hier wird erklärt, wann welche Rechnungsart eingesetzt wird und worauf dabei zu achten ist – ergänzt durch Musterrechnungen als Beispiele.
Beispiel/Muster Teilrechnung
Eine Teilrechnung wird erstellt, wenn ein Teil der Leistung oder Lieferung bereits erbracht wurde und dieser anteilig abgerechnet werden soll. Sie dient dazu, eine faire und transparente Zahlungsstruktur zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu gewährleisten, insbesondere bei umfangreichen Projekten oder langfristigen Aufträgen.
Wann wird eine Teilrechnung ausgestellt?
- Bei größeren Projekten mit mehreren Abschnitten
- Wenn bestimmte Meilensteine erreicht wurden
- Zur Sicherstellung des laufenden Cashflows für den Auftragnehmer
- Bei langfristigen Lieferungen oder Dienstleistungen
Beispiel/Muster Abschlagsrechnung
Im Unterschied zur Teilrechnung wird mit der Abschlagsrechnung eine Vorauszahlung für noch nicht vollständig erbrachte Leistungen verlangt. Sie dient dazu, den laufenden Zahlungsfluss während eines Projekts sicherzustellen und Auftragnehmer finanziell abzusichern.
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung, die auf bereits geleisteten Arbeiten oder einem vertraglich vereinbarten Zahlungsplan basiert. Sie ermöglicht es, größere Projekte in mehrere Zahlungsabschnitte zu unterteilen, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.
Typische Anwendungsfälle für Abschlagsrechnungen
- Bauprojekte: Architekten, Handwerker oder Bauunternehmen stellen Abschlagsrechnungen nach Baufortschritten.
- Dienstleistungsverträge: Bei langfristigen Beratungsprojekten oder IT-Dienstleistungen werden Abschläge oft monatlich oder quartalsweise berechnet.
- Produktlieferungen in Etappen: Falls eine Lieferung in mehreren Teillieferungen erfolgt, kann für jede ein Abschlag berechnet werden.
Beispiel/Muster Schlussrechnung
Eine Schlussrechnung ist die endgültige Abrechnung eines Auftrags und fasst alle vorherigen Abschlags- oder Teilrechnungen zusammen. Sie gibt den Gesamtbetrag der erbrachten Leistung an und weist bereits geleistete Zahlungen sowie den noch offenen Restbetrag aus.
Wann wird eine Schlussrechnung ausgestellt?
- Nach vollständiger Erbringung der vereinbarten Leistung
- Wenn bereits Abschlags- oder Teilrechnungen gestellt wurden
- Zur abschließenden Abrechnung eines Projekts oder einer Lieferung
Bestandteile einer Schlussrechnung
Eine Schlussrechnung sollte folgende Angaben enthalten:
- Gesamtbetrag der erbrachten Leistungen
- Abzug aller bereits geleisteten Zahlungen (z. B. Abschlagsrechnungen)
- Noch offener Restbetrag zur finalen Zahlung
- Hinweis auf eine ausgeglichene Rechnung, falls der Betrag bereits vollständig beglichen wurde
EasyFirma: Das einfache Rechnungsprogramm
- E-Rechnungen: unterstützt ZUGFeRD und XRechnung
- Betriebssystem: PC Windows 11, 10, 8, 8.1, 7, Vista
- Kosten: ab 295,- € netto
- Fixpreis, keine laufenden Kosten, kein Abo
- Netzwerk- und mehrplatzfähig
- Demoversion: 30 Tage kostenlos und unverbindlich
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