Alle Schritte zur Inbetriebnahme Ihrer RKSV Registrierkasse

Stand: Juni 2026

In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre elektronische RKSV-Registrierkasse in EasyFirma in Betrieb nehmen, mit der neuen cloudbasierten A-Trust-Signatur.

Neu ab 2026, kein USB-Stick mehr nötig: Die Inbetriebnahme erfolgt jetzt über die Cloud- bzw. HSM-Signatur von A-Trust. Ein A-Sign-Client und der frühere USB-Signaturstick sind nicht mehr erforderlich. Das hat einen weiteren Vorteil: Die Cloud- bzw. HSM-Signatur ist vom Rückruf der ACOS-ID-2.1-Signaturkarten (EUCLeak, Juni 2025) nicht betroffen. Ein verpflichtender Kartentausch entfällt für Sie damit.

Für die Inbetriebnahme benötigen Sie:

• eine aktive EasyFirma-Installation in der aktuellen Version,
• einen FinanzOnline-Zugang (finanzonline.at),
• ein Smartphone mit der BMF-Belegcheck-App zum Prüfen der Belege (bmf.gv.at/services/apps.html).

Schritt 1: Registrierkassen-Modul in EasyFirma freischalten

Starten Sie EasyFirma, aktualisieren Sie es auf die aktuelle Version und öffnen Sie das Registrierkassen-Modul (linke Leiste „Online-Kassa“). Solange das Modul noch nicht freigeschaltet ist, läuft es im Testmodus und darf aus rechtlichen Gründen nicht produktiv verwendet werden. Schalten Sie das Modul über Ihren EasyFirma-Account frei bzw. erwerben Sie die RKSV-Registrierkasse im Shop. Anschließend steht Ihnen oben links die Schaltfläche „Kassa in Betrieb nehmen“ zur Verfügung.

Das Registrierkassen-Modul in EasyFirma. Der rote Hinweis „TEST Modus“ verschwindet nach der Freischaltung und der produktiven Inbetriebnahme.

Schritt 2: Inbetriebnahme in EasyFirma starten

Klicken Sie auf „Kassa in Betrieb nehmen“. EasyFirma erstellt nun gemeinsam mit A-Trust automatisch Ihre Cloud-Signatureinheit und erzeugt die Inbetriebnahme-Daten. Anschließend werden Ihnen alle Werte angezeigt, die Sie gleich nach FinanzOnline übertragen:

• Zda ID: AT1 (entspricht dem Vertrauensdiensteanbieter A-Trust)
• Signatur-Seriennummer: für die Registrierung der Signatureinheit (Schritt 4)
• AES-256 (Benutzerschlüssel), Kassen-ID und Prüfwert: für die Registrierung der Registrierkasse (Schritt 5)

Über „Export Inbetriebnahme-Daten“ können Sie die Werte zusätzlich speichern. Lassen Sie dieses Fenster geöffnet. Sie kopieren die Werte gleich mit Strg-C und fügen sie in FinanzOnline mit Strg-V ein.

Die von EasyFirma erzeugten Inbetriebnahme-Daten. Diese Werte übertragen Sie in den Schritten 4 und 5 nach FinanzOnline.

Schritt 3: FinanzOnline öffnen, Registrierkassen-Funktionsauswahl

Melden Sie sich bei finanzonline.at an und navigieren Sie über das Menü Eingaben zu Registrierkassen. Sie gelangen zur Funktionsauswahl mit zwei Bereichen:

1. Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten: hier registrieren Sie zuerst die Signatureinheit (Schritt 4).
2. Registrierkassen: hier registrieren Sie danach die Kasse selbst (Schritt 5).

Die Reihenfolge ist wichtig: zuerst die Signatureinheit, dann die Registrierkasse.

Schritt 4: Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit registrieren

Klicken Sie auf „Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit“ und erfassen Sie:

• Art der Sicherheitseinrichtung: Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) eines Dienstleisters
• Vertrauensdiensteanbieter: AT1 A-TRUST
• Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates: die Signatur-Seriennummer aus EasyFirma (Schritt 2)

Klicken Sie anschließend auf „Registrieren“.

Da A-Trust die Signatur als Dienstleister in der Cloud bereitstellt, wählen Sie „Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) eines Dienstleisters“, nicht „Signaturkarte“ und nicht „Eigenes HSM“.

Schritt 5: Registrierkasse registrieren (die 3 Werte)

Gehen Sie zurück zur Funktionsauswahl und klicken Sie auf „Registrierung einer Registrierkasse“. Übertragen Sie nun die drei Werte aus EasyFirma (Schritt 2), jeweils mit Strg-C kopieren und Strg-V einfügen:

Das Feld Bemerkung ist optional. Klicken Sie danach auf „Registrieren“.

Wichtig, UID kontrollieren: Prüfen Sie, ob in der Kassenidentifikationsnummer (z. B. RKEF01ATU61422829E114) Ihre UID (z. B. ATU61422829) enthalten ist. Die UID beginnt an der 7. Stelle. Falls nicht, melden Sie sich bitte umgehend bei uns.

Die drei Werte, Kassen-ID, AES-256-Benutzerschlüssel und Prüfwert, stammen aus dem Inbetriebnahme-Fenster in EasyFirma.

Schritt 6: Authentifizierungscode für die Prüf-App anfordern

Damit Sie Ihre Belege später mit der BMF-Belegcheck-App prüfen können, benötigen Sie einen Authentifizierungscode. Wählen Sie in der Funktionsauswahl „Authentifizierungscodes für Prüf-App“ und klicken Sie auf „Code anfordern“. Den angezeigten Code geben Sie in der Belegcheck-App auf Ihrem Smartphone ein.

Die BMF-Belegcheck-App läuft ausschließlich am Smartphone, nicht am PC. Mit ihr fotografieren bzw. scannen Sie den QR-Code auf dem Kassenbon.

Über „Code anfordern“ erzeugen Sie einen neuen Authentifizierungscode für die Belegcheck-App.

Schritt 7: Inbetriebnahme in EasyFirma abschließen

Kehren Sie zu EasyFirma zurück und schließen Sie die Inbetriebnahme über „Beenden“ ab. EasyFirma initialisiert die Kasse und erstellt automatisch den Startbeleg. Sie erhalten die Meldung, dass die Kasse initialisiert und der Startbeleg erzeugt wurde. Der Hinweis „TEST Modus“ verschwindet. Ihre Kasse ist nun produktiv.

Schritt 8: Startbeleg prüfen

1. Drucken Sie in EasyFirma unter Registrierkasse den Startbeleg aus.
2. Scannen Sie den QR-Code des Startbelegs mit der BMF-Belegcheck-App.
3. Kontrollieren Sie das Ergebnis zusätzlich in FinanzOnline unter Registrierkassen, Liste aller Registrierkassen bzw. Belege.

Falls es fehlerhafte Belege gibt, klicken Sie auf die Belegnummer, um Details zu erhalten. Im Detailfenster klicken Sie auf „Prüfergebnis speichern“ und archivieren diese Datei.

Schritt 9: Monats-, Jahres- und Nullbelege

Zur laufenden RKSV-Pflicht gehört die vollständige Belegkette:

• Monatsbeleg: Erstellen Sie jeden Monat einen Monatsbeleg (Beleg mit Umsatzsumme 0). Drücken Sie dazu in der Registrierkasse einfach „Neu“ und gleich danach „Beleg abschließen“ und scannen Sie den Beleg anschließend mit der Belegcheck-App. So wird der aktuelle Stand des Umsatzzählers (im QR-Code codiert) an die Finanz übermittelt.
• Jahresbeleg: Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Er ist bis 31.12. zu erstellen und bis 15.02. des Folgejahres mit der BMF-Belegcheck-App zu prüfen.
• Nullbeleg bei Ausfall: Sollte Ihre Signatureinheit einmal ausfallen, drucken und scannen Sie nach der Behebung ebenfalls einen Nullbeleg (signierter Sammelbeleg mit Betrag 0). Vermerken Sie bei einem Ausfall „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ auf den betroffenen Belegen und melden Sie Ausfall bzw. Außerbetriebnahme über FinanzOnline.

Aufbewahrung: Alle Belege und das Datenerfassungsprotokoll (DEP) sind 7 Jahre aufzubewahren.

Wenn Sie Hilfe beim Umstieg auf die neue Registrierkasse benötigen, können Sie hier kostenlos einen Termin buchen.

Links und wichtige Dokumente

• Handbuch Registrierkasse (BMF): BMF-Handbuch Registrierkassen (PDF)
• FinanzOnline: finanzonline.at
• BMF-Belegcheck-App: bmf.gv.at/services/apps.html
• Informationen zur Sicherheitseinrichtung (A-Trust): a-trust.at
• WKO, Registrierkassenpflicht: wko.at