Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Easyfirma 2 & 3

Zuerst stellen Sie in den Einstellungen den gewünschten Satz ein.

Danach wählen Sie die Vorlage-Gruppiert-lw für die Landwirtschaft aus. Dort ist das Format der USt. bzw. MwSt. in der Vorlage richtig eingestellt.

Alternativ können Sie das Format des Feldes [MwStProzent] auf Prozent 0.00% 2-stelltig einstellen.

Mit dieser Funktion können Sie den gesamten Produktbestand vollständig entfernen, beispielsweise wenn ein DATANORM-Import fehlerhaft war.
Bereits erstellte Rechnungen bleiben dabei unverändert und enthalten weiterhin die ursprünglichen Produktdaten.

So löschen Sie alle Produkte:

1. Öffnen Sie Stammdaten → Produkte.

2. Klicken Sie auf Extras.

3. Wählen Sie Alle Produkte löschen aus.

4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

 

Den Alternativtext für Angebotspositionen können Sie in den Einstellungen unter Punkt 11 „Optionen“ anpassen.Dort lässt sich das Prefix für Alternativpositionen individuell ändern.

Siehe Bild:

Öffnen Sie die Einstellungen unter Punkt 10 „Konfiguration“ und deaktivieren Sie die Option „bestehende Werte verwenden“.

Anschließend können Sie die gewünschten Anreden direkt in das Eingabefeld eintragen.

Die neuen Anreden stehen Ihnen danach sofort bei der Erstellung neuer Dokumente zur Verfügung.

Die Anzahl der Dezimalstellen für Preis und Menge können Sie in den Einstellungen unter Punkt 11 „Optionen“ festlegen.

Wenn Sie mehr Nachkommastellen benötigen, passen Sie anschließend auch das Format in Ihrer Vorlage an.
Beispiel: n4 steht für 4 Nachkommastellen.

Aktivieren Sie zunächst die Aufmaßberechnung in den Einstellungen unter Punkt 11 „Aufmaß verwenden“.

Anschließend können Sie im Feld Einheit Begriffe wie „Rolle“, „Eimer“, „qm“ usw. eintragen. Die Menge wird daraufhin automatisch korrekt berechnet.

Bei jeder Position steht Ihnen zusätzlich das Feld Aufmaß zur Verfügung. Dort können Sie Länge, Breite und Höhe eingeben. EasyFirma berechnet die Menge automatisch – entweder über Länge × Breite oder Länge × Breite × Höhe.

Sie können das Aufmaßfeld im Vorlagendesigner zu Ihrer eigenen Vorlage hinzufügen. Alternativ können Sie unsere neue Rechnungsvorlage für Handwerker verwenden, in der das Aufmaßfeld bereits integriert ist.

 

In den Rich Text Feldern können Sie Platzhalter z.B. [Dokument.Datum] verwenden, um Werte automatisch in den laufenden Text einzusetzen. So können Sie das Datum, den Kundennamen, die Rechnungsnummer usw. direkt im Text verwenden.

Sie können dies jeweils im Kopf-, Haupt-, Extra- und Schlusstext machen.

 

Als Datenfelder stehen Ihnen die gleichen Felder zur Verfügung wie im Vorlagendesigner. Formatieren können Sie mittels ! nach dem Namen und den .NET Formatspezifikationen.

z.B. [Dokument.Nummer!x8]. x8 bedeutet 8 Stellen mit führenden Nullen.

Weiterführende Links

• Beispiel und Muster für Textersetzung
• Vorlagendesigner
• .NET Formatierungen

Diese Daten des Mahnwesens können Sie über die Basiseinstellungen ändern. Diese Einstellungen sind zugleich die Grundlage für die elektronische Rechnung.

Es werden alle Dokumente (Rechnungen, Angebote,…) sowie alle Kunden und Produkte gelöscht. Nur die Einstellungen wie USt, Logo,… bleiben erhalten

Diese Funktion ist nur in der Demo verfügbar.

Sie können die Benutzeroberfläche in EasyFirma 3 flexibel nach Ihren Wünschen anpassen.

Wählen Sie dazu auf dem Startbildschirm „Hilfe“ und dann „Themen“ oder „Icons“. Im Untermenü können Sie das gewünschte Farbthema oder das gewünschte Icon-Set auswählen:

Die Farbthemen und Icons lassen sich beliebig miteinander kombinieren.

Mehr dazu erfahren Sie auch in unserem Video:

Zur besseren Übersicht können Sie Ihre Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Briefe usw. in EasyFirma farblich kategorisieren.

Beim Kopieren der Rechnungen, Angebote usw. bleiben die Farbkategorien erhalten, sodass Sie sie nicht neu anlegen müssen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das betreffende Dokument und es öffnet sich ein Dialogmenü wo Sie die Farben auswählen können:

Öffnen Sie die Einstellungen unter Punkt 11 „Optionen“.
Dort stellen Sie die Genauigkeit der Lagermenge auf 3 Nachkommastellen ein.

Anschließend müssen Sie in Ihrer Vorlage das Mengenfeld anpassen:
Ändern Sie das Format von n2 auf n3, damit die Menge auch im Dokument korrekt mit drei Dezimalstellen angezeigt wird:

Mit EasyFirma ist es möglich, Rechnungen gemäß der Kleinunternehmerregelung für Deutschland nach § 19 Umsatzsteuergesetz (Österreich: § 6 Abs. 1 Z 27 UStG und Schweiz: Artikel 10 Absatz 2 Buchstabe a MWSTG) zu schreiben. Die Umstellung ist einfach. Folgendermaßen gehen Sie vor:

Schritt 1: Öffnen Sie EasyFirma, wählen Sie „Einstellungen“ und dann „5. Umsatzsteuer“.

Schritt 2: Entfernen Sie den Haken bei „Verrechne USt.“ und geben Sie bei „USt. Befreieung Text“ den entsprechenden Text ein:

Zum Beispiel:

Deutschland: Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Österreich: Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.

Schweiz: Von der Mehrwertsteuer befreit, da Kleinunternehmer gemäß Art. 10 Abs. 2 Bst. a MWSTG.

Schritt 3: Klicken Sie unten auf „Speichern“.

Im Falle der Kleinunternehmerregelung ist es sinnvoll, die Vorlage der entsprechenden Belege (Rechnungen, Angebote, usw.) dauerhaft zu ändern.

Schritt 4: Klicken Sie dazu auf „Einstellungen“ und auf  „6. Vorlagen“. Wählen Sie dann für die entsprechenden Dokumente die Vorlage „Vorlage-Gruppiert-Kleinunternehmer.repx“ aus und klicken Sie unten auf „Speichern“.

Die Kleinunternehmerregelung wird nun berücksichtigt. Der Befreiungstext befindet sich in den Rechnungen und Angeboten und es wird keine Umsatzsteuer berechnet und ausgewiesen.

Dazu sind folgende Schritte notwendig.

1) Erstellen Sie ein Netzwerklaufwerk z.B. S:, X:, Z:

Netzwerklaufwerk erstellen HowTo

oder wie hier

Netzwerklaufwerk verbinden

2) Überprüfen Sie, ob Ihr Netzwerklaufwerk von allen EasyFirma PCs erreichbar ist. Öffnen Sie von Ihren PCs mit dem Explorer Ihr Netzwerk (z.B. S:, X:, Z:, …) und schauen Sie, ob Sie dort lesen und schreiben können.

Wichtig: das Netzwerk muss als Laufwerk (z.B. S:, X:, Z:, …) verbunden sein und nicht als Netzwerkfreigabe (z.B. \\Server\Laufwerk)

3) Drücken Sie auf Netzwerk einrichten.

EasyFirma kopiert dann die Datenbank und Vorlagen auf das Netzwerklaufwerk.

4) Verbinden Sie EasyFirma zur Datenbank im Netzwerk.

Wählen Sie unter “Einstellungen“ im Reiter „Vorlagen“ die entsprechenden Pfade für die Datenbank und Vorlagen aus.

Wichtig: Alle PC müssen den selben Laufwerkbuchstaben (z.B. S:, X:, Z:, … ) haben.

Mit EasyFirma können Sie besonders effizient mit den Tabellen arbeiten. Gruppieren, Sortieren, Filtern etc. –  all dies ist kein Problem und geht besonders elegant.

Um die Spaltenbreite zu ändern, halten Sie die linke Maustaste auf den Rand einer Spalte im Tabellenkopf gedrückt und ziehen Sie diesen nach rechts oder links.

Um die Spalten zu verschieben, halten Sie die linke Maustaste auf einer Spaltenüberschrift gedrückt und ziehen Sie diese an die gewünschte Position.

Zum Sortieren klicken Sie auf die Spaltenüberschrift. Durch erneutes Klicken wechseln Sie zwischen auf- und absteigender Sortierung. Mit einem Rechtsklick können Sie die Sortierung entfernen.

Die Gruppierung öffnen Sie über das Gruppierungsfeld. Ziehen Sie dafür eine Spalte – z.B. den Kunden – in das Feld. Weitere Gruppierungen können Sie erstellen, indem Sie zusätzliche Spalten in das Gruppierungsfeld ziehen. Um eine Gruppierung aufzuheben, ziehen Sie die Spalte wieder zurück in den Tabellenkopf oder wählen Sie per Rechtsklick „Nach dieser Spalte gruppieren“.

Über den Spalten-Editor können Sie zusätzliche Spalten hinzufügen oder entfernen. Die Breite der Spalten kann auch automatisch angepasst werden – entweder für eine einzelne Spalte oder für die gesamte Tabelle.

Wenn Sie nur bestimmte Einträge anzeigen möchten, können Sie die Daten über die Filterfunktion eingrenzen. Aktive Filter werden Ihnen unten in der Tabelle angezeigt. Alternativ können Sie über das Trichtersymbol neben der Spaltenüberschrift Filter für einzelne Spalten setzen.

Über „Suchfeld einblenden“ können Sie eine Eingabemaske öffnen, in der Sie gezielt nach Einträgen suchen können.

In den Einstellungen unter Punkt 11 „Optionen“ können Sie festlegen, dass das Layout beim Verlassen automatisch gespeichert und beim Start wiederhergestellt wird.

Die gespeicherten Layouts und Grids finden Sie im EasyFirma-Programmordner. Dort können Sie diese Dateien löschen, wenn Sie das ursprüngliche Layout wiederherstellen möchten.

Alle Details haben wir hier nochmal im Videoformat für Sie aufbereitet:

Um Einheiten wie Stück oder Stunde ZUGFeRD-konform anzugeben, muss eine Bezeichnung aus dem offiziellen Unit-Code-Schema verwendet werden. Eigene oder abgekürzte Bezeichnungen sind nicht zulässig. Öffnen Sie EasyFirma und wählen Sie „Einstellungen“ und Punkt 11 „Optionen“. Aktivieren Sie die Checkbox „ZUGFeRD-Einheiten verwenden“ und speichern Sie die Einstellung. Die Funktion ist anschließend eingerichtet.

Sobald Sie eine Rechnung schreiben, stehen unter „Einheit“ die verfügbaren Bezeichnungen aus dem Schema bereit. Sie müssen eine Auswahl aus der Liste treffen oder den Begriff exakt eingeben, damit die Einheit korrekt in den XML-Code der ZUGFeRD-Rechnung übernommen wird. Abkürzungen wie „Stk.“ sind nicht mehr möglich. Die ursprünglichen englischen Bezeichnungen wurden in EasyFirma in deutscher Form hinterlegt.

Falls Sie zusätzliche individuelle Informationen in EasyFirma hinterlegen möchten, können Sie dies über die freien Felder durchführen. Öffnen Sie dazu die Einstellungen und wählen Sie Punkt 9. Dort stehen Ihnen jeweils acht Felder, fünf Zahlenfelder und drei Datumsfelder zur Verfügung, die Sie für Dokumente, Kunden und Produkte verwenden können. Füllen Sie die Dokumentfelder, Produktfelder und Kundenfelder aus, um diese in allen Bereichen zu nutzen. Definieren Sie anschließend die Bezeichnungen Ihrer Felder.

Siehe Bild: In einem Beispiel werden die Felder Kennzeichen, KFZ-Marke, Zulassungsdatum und Wartungsvertrag verwendet.

Gehen Sie danach zum Menüpunkt Kunden und fügen Sie Ihre freien Felder hinzu.

Befüllen Sie die Felder mit Ihrem individuellen Text. Sie können dies ebenso für Produkte und Dokumente (Rechnungen, Angebote usw.) einstellen:

Sobald die freien Felder angelegt sind, können Sie diese Ihrer Vorlage hinzufügen. Öffnen Sie dafür den Vorlagendesigner.

Wählen Sie in der Liste der Felder den Eintrag Kunde und ziehen Sie das Feld 1 an die gewünschte Position. Öffnen Sie das Kontextmenü über den rechten Pfeil und wählen Sie Formatzeichenvorlage. Klicken Sie auf die drei Punkte, geben Sie im folgenden Dialog den gewünschten Text wie etwa Kennzeichen ein, bestätigen Sie mit OK und speichern Sie die Änderung. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle benötigten Felder und prüfen Sie das Ergebnis über die Vorschau.

Sie können auch diese Beispiel-Sicherung verwenden, um auf die nötigen Vorlagen direkt zuzugreifen.

Im Zusatzmodul Plus stehen weitere freie Felder und Zahlenformate zur Verfügung. Für Zahlen, die als freie Felder dienen, können Sie Zahlenformate mit n für Nachkommastellen, c für Währungen, p für Prozent und d für Dezimalzahlen verwenden. Diese Formate können Sie bei Dokumenten, Kunden und Produkten einsetzen. Dies ist hilfreich, wenn Sie individuelle Nummern für Artikel oder Kunden hinterlegen oder Gewichts- und Literangaben mit Nachkommastellen erfassen möchten. Datumsfelder können beispielsweise für den Geburtstag Ihrer Kunden genutzt werden.

Ein Video über die ersten Schritte mit EasyFirma finden Sie hier:

Weitere Tutorials gibt es auf unserem YouTube Kanal.

 

Das Programm besitzt eine Funktion, mit der die Lieferschein-Nummer auf der Rechnung ausgegeben werden kann. Aktivieren Sie beim Kopieren die Funktion „Referenz einfügen“.

Danach erscheint die Referenz im neu erstellten Dokument sowie im Vordruck. Die Position der Referenz in der Vorlage können Sie anschließend mit dem Vorlagendesigner anpassen.

You can write an invoice in English by selecting the appropriate template and adjusting the related settings. Open the settings and choose the template “Vorlage-Invoice-EN”. You can edit this template later according to your requirements.

Afterwards open the settings again and adjust the currency, invoice title, culture and any other relevant options.

Wenn Sie einen neuen PC verwenden möchten, aktualisieren Sie zunächst EasyFirma auf die aktuellste Version, erstellen eine Sicherung und speichern diese zum Beispiel auf einem USB-Stick.

Anschließend öffnen Sie die Einstellungen, wählen „Lizenz und Upgrade“ und deaktivieren den Lizenzkey, damit dieser gespeichert wird.

Installieren Sie danach EasyFirma in der aktuellen Version auf dem neuen PC und spielen Sie die zuvor erstellte Sicherung ein.

Geben Sie im Anschluss Ihren Lizenzkey wieder ein.

Wir haben Ihnen hier alle Schritte nochmal in Form eines Videos zusammengestellt:

Sollte der Key nicht funktionieren, können Sie einen neuen im Webshop bestellen. Probieren Sie jedoch zuerst den Key aus, den Sie per Rechnung oder zusammen mit der Lizenz erhalten haben, da Ihr Key generell mehrmals aktivierbar ist.

Falls beim alten Key die Fehlermeldung „ActivationFailed“ erscheint, senden Sie uns den Key zu, damit wir ihn erneut aktivieren können. Kopieren Sie dazu den alten Key in das Feld Anmerkung bei der Bestellung. In der Zwischenzeit können Sie mit der Demo weiterarbeiten, wobei alle Daten erhalten bleiben. Es ist zu beachten, dass nur einmal innerhalb von zwei Jahren kostenlos ein neuer Key ausgestellt wird.

 

Öffnen Sie auf der Startseite den Menüpunkt Registrierkasse und erstellen Sie mit einem Klick auf Neu einen neuen Kassenbon. Es wird automatisch ein Bon mit QR-Code angelegt, in den Sie alle relevanten Daten eintragen können. Produkte fügen Sie über die klassische Positionsansicht hinzu, indem Sie Artikel aus der Produktliste auswählen oder neue Positionen erfassen. Preis und Menge können angepasst und Änderungen über Speichern übernommen werden. Positionen können Sie bei Bedarf über den Button Löschen entfernen. Alternativ können Produkte über die Touchoberfläche hinzugefügt werden. Über den Reiter Kunde wählen Sie einen bestehenden Kunden aus oder legen einen neuen Kunden an.

Nachdem alle Einträge vorgenommen wurden, wählen Sie eine Zahlungsmethode wie Barzahlung oder Kreditkarte aus und schließen den Bon nach der finalen Überprüfung ab. Der Bon wird sofort im Datenerfassungsprotokoll verbucht und kann gedruckt, als PDF gespeichert, per E-Mail versendet oder jederzeit erneut ausgedruckt werden.

In diesem Video haben wir Ihnen die wichtigsten Funktionen nochmal zusammengefasst.

 

Einen Kontenplan wie SKR03 oder SKR04 für Deutschland können Sie über die Einstellungen laden. Öffnen Sie dazu in den Einstellung Punkt 8 „Ausgaben“ und wählen Sie die Option zum Einlesen eines Kontenplan-Zip-Files.

Das benötigte Beispiel-Zip-File finden Sie unter C:\Program Files (x86)\EasyFirma 3\Import-Beispiel.

Wenn Sie einem Kunden ein Debitorenkonto zuordnen, werden dessen Erlöse automatisch mit diesem Konto verbucht. So behalten Sie den Überblick über alle Kundenerlöse und Buchungen.

Öffnen Sie in EasyFirma die Kundenübersicht und tragen Sie unten rechts das Erlöskonto und das Debitorenkonto ein.

• Verwenden Sie die Kontonummer aus Ihrem SKR04-Kontenplan (z. B. 8410 Erlöse 19 % USt).
• Die Debitorennummer können Sie frei innerhalb des Nummernkreises 10001–69999 vergeben.

Schreiben Sie weiter wie gewohnt die Rechnung.

Wenn Sie diese nach Zahlung durch Statusänderung auf „bezahlt“ verbuchen, finden Sie die Buchung anschließend mit Konto- und Debitorennummer unter Einnahmen in der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht.

Um eine größere Anzahl an Kunden- oder Produktdaten zu bearbeiten, können Sie die Import- und Exportfunktion verwenden. Wählen Sie zunächst den Bereich aus, den Sie ändern möchten, zum Beispiel Produkte. Öffnen Sie in der Übersicht den Punkt Daten und wählen Sie Export. Speichern Sie die Datei im CSV-Format auf Ihrem Computer und öffnen Sie diese anschließend mit Excel oder einem vergleichbaren Programm. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen direkt in der Tabelle vor und speichern Sie die Datei wieder ab.

Importieren Sie danach die bearbeitete CSV-Datei über die Funktion Importieren. Wählen Sie die Datenquelle aus und laden Sie die geänderte Datei hoch. EasyFirma zeigt Ihnen eine Vorschau der Daten zur Kontrolle an. Ordnen Sie im nächsten Schritt die Felder der CSV-Tabelle den entsprechenden Feldern in EasyFirma zu. Dies ist besonders dann notwendig, wenn Spalten anders benannt sind als im System. Aktivieren Sie das Häkchen Datensätze überschreiben und klicken Sie auf Weiter, um die Daten zu aktualisieren. Die geänderten Werte, wie beispielsweise eine angepasste Umsatzsteuer, erscheinen danach sofort in der Übersicht.

Das gleiche Vorgehen können Sie auch für Ihre Kundendaten anwenden. Exportieren Sie die Kundendaten als CSV, nehmen Sie Änderungen vor und importieren Sie die Datei wieder. Auf diese Weise können Sie Kunden- und Produktdaten in EasyFirma effizient und in einem einzigen Arbeitsschritt aktualisieren.

Im Video finden Sie dazu eine Anleitung:

 

Die Kundennummer können Sie im Vorlagendesigner über das Feld [Kunde.Nummer] einfügen. Wählen Sie das Feld in der rechten Datenübersicht aus und ziehen Sie es mit der Maus an die gewünschte Position in der Vorlage. In den Einstellungen rechts oben können Sie anschließend die erforderlichen Formatierungen vornehmen.

Für Handwerker macht es in vielen Fällen Sinn, Ihre Lohnkosten getrennt von den Materialkosten auszuweisen. Ihre Kunden bzw. Rechnungsempfänger können diese Aufwände gemäß dem „Handwerkerbonus“ von der Steuer absetzen. Mit dem neuesten Update von EasyFirma gelingt Ihnen das mit nur wenigen Schritten. Bei den Produkten finden Sie eine Checkbox namens „Ist Lohn“:

Diese haken Sie an und speichern Ihre Änderungen. Im nächsten Schritt stellen Sie unter Einstellungen, Punkt 6 „Vorlagen“ folgende Vorlage für Ihre Rechnung ein: Vorlage-Gruppiert-Handwerk.repx Erstellen Sie nun Ihre Rechnung wie gewohnt. Sie finden die Lohnkosten und die Materialkosten nun automatisch getrennt ausgewiesen:

Mit dieser Funktion sparen Sie sich als Handwerker viel Mühe und Zeit und Ihre Kunden praktischerweise noch Steuern.

Weiterführende Links:

• Teilrechnungen und Sammelrechnungen
• Abschreibungen mit EasyFirma

     

In EasyFirma haben Sie die Möglichkeit, mehrere Elemente in der Umsatzübersicht gleichzeitig auszuwählen. So können Sie sich z.B. alle offenen und fälligen Rechnungen in der Übersicht simultan anzeigen lassen, um sich so blitzschnell einen Überblick über Ihren Umsatz zu verschaffen. Um dieses praktische und neue Feature zu verwenden, drücken Sie einfach STRG und klicken mit der Maus auf die Werte, die Sie anzeigen möchten, wie z.B. offen, fällig, bezahlt, storniert, brutto oder netto:

Danach wird Ihnen die vorgenommene Selektion und deren Ergebnis direkt in der Umsatzübersichtsbox angezeigt:

Bitte beachten Sie, dass dieses Feature erst ab der angegebenen Version verfügbar ist.

Tipp: Wir verbessern EasyFirma laufend weiter – unter „Hilfe“ in der oberen Menüleiste gelangen Sie direkt zum Punkt „Online Update“, wo Sie einfach und schnell auf die aktuellste Version upgraden können, um die neuesten Vorteile und Optimierungen nutzen zu können.

EasyFirma ist mandantenfähig. Das bedeutet, dass Sie mehrere Firmen parallel verwalten können, wobei jeder Mandant über eigene, getrennte Daten wie Name, Steuernummer, Anschrift und mehr verfügt.

Eine zusätzliche Lizenz ist dafür nicht erforderlich. Ihre bestehende Lizenz für den PC genügt, um beliebig viele Mandanten auf demselben Rechner zu verwalten.

Um mit mehreren Mandanten zu arbeiten, öffnen Sie in der Hauptleiste den Punkt Mehr und wählen Mandanten. Es erscheint das Mandantenfenster, in dem Sie über Neu einen neuen Mandanten anlegen können. Nach Eingabe des Namens wird der Mandant erstellt und Sie können entscheiden, ob Sie direkt zur neuen Datenbank wechseln möchten. Die aktive Datenbank lässt sich jederzeit wechseln, indem Sie einen Mandanten markieren und auf Auswahl klicken.

Wenn Sie einen Mandanten löschen möchten, wählen Sie den Eintrag aus und bestätigen den Vorgang. Nach dem Anlegen eines neuen Mandanten öffnet sich das Fenster für die Stammdaten, die Sie ausfüllen und speichern können. Änderungen wie Firmenlogo oder Stammdaten können später in den Einstellungen vorgenommen werden. In der unteren Leiste sehen Sie stets den aktuell aktiven Mandanten. Im Verzeichnis C:\Program Files\EasyFirma3\Database finden Sie in der Datei MandantData die gespeicherten Verzeichnisse der Mandanten. Die Mandantenfunktion ermöglicht es, ältere Daten zu archivieren, etwa bei Änderungen der Rechtsform, ohne bestehende Daten zu überschreiben.

Eine genaue Anleitung finden Sie in diesem Video:

Außerdem gibt es eine weitere Möglichkeit. Über das Verzeichnis können Sie ebenfalls weitere Mandanten anlegen. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in diesem Video:

Weitere Informationen dazu im Artikel „Mandantenverwaltung“.

Mit nGen läuft EasyFirma wesentlich schneller auf Ihrem PC (hier erfahren Sie mehr).

nGen können Sie einfach aus EasyFirma heraus installieren. Öffnen Sie hierfür EasyFirma, klicken Sie oben im Menü auf „Hilfe“ und dann auf „NGEN (admin)“.

Wenn Sie von Windows gefragt werden, ob Sie installieren möchten, klicken Sie auf „Ja“.

Nun öffnet sich ein Fenster und der Installationsprozess von nGen startet. Dieser kann einige Minuten dauern. Warten Sie, bis Sie „Precompilation finished!“ lesen. Der Prozess ist nun abgeschlossen. Anschließend können Sie das Installationsfenster schließen.

EasyFirma sollte nun deutlich schneller laufen.

Im Versandhandel gilt seit 1. Juli 2021 die neue OSS-Regelung bezüglich der Umsatzsteuer.  Im Versandhandel an Private (nicht an Unternehmer mit Umsatzsteueridentifikationsnummer UID) erfolgt ab 1.7.2021 die Umsatzbesteuerung gemäß dem Steuersatz im Verbraucherstaat. Wenn Sie daher z.B. Rechnungen für Italien oder Ungarn ausstellen, fallen verschiedene Umsatzsteuer-Sätze an, die berücksichtigt werden müssen.

Damit Sie die Umsatzsteuer nicht für jeden Staat extra berechnen müssen, wird sie einheitlich für alle EU-Mitgliedstaaten gemeldet und abgeführt.

Einnahmen / Ausgaben mit Länder-Kennzeichnung

Im Menüpunkt „Einnahmen und Ausgaben“ unter „Einnahmen“ finden Sie Ihre Ausgangsrechnungen. In der letzten Spalte „Land“ finden Sie nun das Land, für das die Rechnung gebucht wurde und für die OSS Berechnung verwendet wird.

Unter dem Punkt „Buchungen“ können Sie ebenfalls nach Land sortieren (Dropdown-Menü) bzw. eine Buchung einem Land zuordnen. Dort buchen Sie Ihre Ausgaben z.B. Fahrtspesen,…

Die Umsatzsteuersätze für die verschiedenen Länder legen Sie in den Einstellungen unter Punkt 5. fest, damit Ihnen diese zur Auswahl stehen.

Wenn Sie eine Rechnung für Italien erstellen, wenden Sie einfach dann den zugehörige Steuersatz aus (z.B. 22%).

Eine Liste mit allen Umsatzsteuersätzen in der EU finden Sie hier.

Reports für das OSS Verfahren – Auswertung nach Ländern

Ebenfalls neu ist die Vorlage Umsatzsteuer-Voranmeldung-OSS im Menüpunkt „Reports:

Hier finden Sie alle Buchungen (Einnahmen und Ausgaben) mit Umsatzsteuer nach Land gruppiert.

Ebenso neu zur Verfügung finden Sie die Berichte „Umsatzsteuer-Voranmeldung-Detail-OSS“ und „Umsatzsteuer-Voranmeldung-Detail-Datum-OSS“ für einen noch detaillierteren Report.

XML-Upload von EU OSS-Erklärungen

Für Österreich gibt es noch eine praktische, neue Zusatzfunktion:

Im Menüpunkt „Einnahmen-Ausgaben“ können Sie nun Ihre Buchungen als XML exportieren:

Beim Einreichen Ihrer OSS-Umsatzsteuererklärung können Sie das XML verwenden, um Ihre Dienstleistungen per Land aufzuschlüsseln. Sie ersparen sich dadurch die manuelle Eingabe.

Verwenden Sie persönliche Anreden statt allgemeiner Standardfloskeln in Ihren Schreiben wie Rechnungen, Angebote usw. Dies kommt bei Ihren Kunden besser an und drückt ein zusätzliches Gefühl von Wertschätzung aus. In Österreich ist es allgemein immer noch Usus den Titel in der Anrede anzugeben, sofern dieser bekannt ist. Vielleicht möchten Sie auch unterschiedliche Anreden für unterschiedliche Kunden verwenden.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie persönliche Anreden mit EasyFirma gestalten können:

Gehen Sie zu den Einstellungen und weiter zu Punkt 11 „Optionen“.

Scrollen Sie hier nun solange hinunter, bis Sie zum Punkt „Persönliche Anreden“ gelangen:

Im Feld steht zuerst der Text der Anrede angeführt, in obigem Beispiel also „Sehr geehrte“ für die Frau, „Sehr geehrter“ für den Mann und für sonstige Anreden „Sehr geehrte Damen und Herren“. Die sonstige Anrede wird nur verwendet, falls Sie nicht bereits eine alternative Anrede wie z.B. “Familie …” definiert haben. 

In den Feldern für die Anrede Frau und Anrede Mann stehen nach dem Text Zahlen in Klammern. Diese dienen als Variable für den weiteren Aufbau der Anrede.

Wenn Sie mit der Maus über dieses Feld fahren, erscheint ein Beschreibungstext mit folgenden Variablen:

{0} – Anrede (Frau oder Mann)

{1} – Titel (z.B. Dr. oder Mag.)

{2} – Vorname

{3} – Nachname

{4} – Abteilung

{5} – Firma

Ausgangsbeispiel: Sehr geehrte {0} {1} {3},  → Sehr geehrte Frau Mag. Müller

Weitere Beispiele:

• Liebe {0} {3},  → Liebe Frau Müller
• Guten Tag, {0} {1} {3}, → Guten Tag, Herr Dr. Müller
• Wertes Team von {5}, → Wertes Team von Mustermann GmbH

Wichtig: Vergessen Sie nicht das Komma nach der Anrede. Bestätigen Sie die Änderung mit Speichern. Die Vorlage auf der rechten Seite aktualisiert sich sofort:

Sie können diese persönlichen Anreden auch im E-Mail verwenden. Mit einem Klick auf das Kästchen aktivieren Sie diese Option, sodass diese Anrede dann automatisch im Email-Text verwendet wird.  

Weiterführende Links: 

• Persönliche Anreden in Briefen 
• Angebote und persönliche Anreden

Wenn Sie über das Zusatzmodul Plus verfügen, können Sie nun ganz einfach direkt bei den Produkten die Preise ändern.

Öffnen Sie dazu das Menü Produkte. Hier finden Sie einen neuen Reiter „Preisänderung“.

Hier können Sie den gewünschten Prozentsatz der Preisänderung schnell und einfach eingeben, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Speichern. Der Preis wird dann entsprechend angepasst.

Mit EasyFirma können Sie in Rechnungen und Angeboten Produktgruppen mit Zwischensummen erstellen. Dadurch sind die Belege übersichtlicher für Ihre Kunden.

Klicken Sie hierfür bei der Belegerstellung auf den Reiter 2 „Produkt“:

Wählen Sie dann das Produkt aus und tragen Sie unter „Hauptgruppe“ die Bezeichnung der jeweiligen Produktgruppe ein. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“:

Fahren Sie entsprechend fort. Sobald die Produktgruppen angelegt sind und der Beleg gespeichert wird, erscheinen die Gruppen mit der jeweiligen Zwischensumme im Beleg:

Eine Proforma Rechnung ist ein Beleg ohne Zahlungsaufforderung. Sie benötigen diese meist, um aus steuerlichen Gründen (z.B. für den Zoll) den Wert für die Lieferung Ihrer Waren darzulegen. Es gibt keine Rechnungsnummer für eine Proforma Rechnung, ansonsten werden alle Details wie auf einer richtigen Rechnung ausgewiesen.

So erstellen Sie eine Proforma Rechnung mit EasyFirma:

Wechseln Sie die Vorlage bei den Angeboten um eine Proforma Rechnung zu erstellen. Gehen Sie dazu in die Haupteinstellungen unter Punkt 6 „Vorlagen“ und wählen dort die Vorlage „Vorlage-Gruppiert-Proforma“ aus:

Speichern Sie Ihre Änderung. Wechseln Sie nun zurück zum Punkt „Angebote“ und erstellen Sie das Angebot / die Proforma Rechnung nach Ihren Bedürfnissen.

Anmerkung: Die Proforma Rechnung wird nicht unter dem Punkt „Rechnungen“ erfasst, da sonst die Beträge in die Umsatzsteuerberechnung miteinbezogen werden, was bei einer Proforma-Rechnung nicht der Fall sein darf.

Eine weitere Möglichkeit, um Proforma Rechnungen zu erstellen, finden Sie im Zusatzmodul Plus: Hier haben Sie drei weitere Rechnungskreise zur Verfügung, die Sie für Proforma-Rechnungen verwenden können.

In der Schweiz ist der einzelne Rappen kein Zahlungsmittel mehr und der Rechnungsbetrag muss auf 5 Rappen genau gerundet werden.

Dazu aktivieren Sie in den Einstellungen die Rappenrundung:

In EasyFirma können Sie Dokumente in beliebige Dokumente kopieren. z.B. ein Angebot in eine Auftragsbestätigung, weiter zu einem Lieferschein und dann zu einer Rechnungen, ohne, dass Sie die Daten mehrmals eingeben müssen.

Die entsprechende Funktion finden Sie in der Übersicht mit dem Button “Kopieren”.

Reverse Charge Verfahren

Wenn Sie Rechnungen über Dienstleistungen, innergemeinschaftliche Beförderungsleistungen oder Katalogleistungen ins (europäische) Ausland stellen möchten, kommt das sogenannte Reverse Charge Verfahren zur Anwendung. Dieses bezeichnet die Umkehrung der Steuerschuld. Das bedeutet, dass nicht derjenige, der die Leistung erbracht hat, sondern der Empfänger der Leistung die Steuerschuld zu entrichten hat. Die Umsatzsteuer wird in dem Land erhoben, wo der Leistungsempfänger seinen Unternehmenssitz hat.

Wichtig: Die Rechnung muss in diesem Falle folgenden Satz enthalten: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)

Zusätzlich ist noch zu beachten, dass die Rechnung in jedem Fall folgende Pflichtmerkmale enthält:

• Leistungszeitraum
• Korrekte Adressangaben
• Korrekte Steuernummer

Führen Sie daher immer alle Punkte sauber in Ihrer Rechnung an, wenn Sie Dienstleistungen im Ausland abrechnen möchten. Fehlerhafte Rechnungen werden ansonsten vom Finanzamt nicht anerkannt und können zu Problemen führen. Weiters gelten für das Reverse Charge Verfahren auch alle Grundsätze der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung). Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Weiterführende Links:

• Österreich
• Deutschland
• Schweiz

Umsatzsteuerbefreiung in Österreich, Deutschland und der Schweiz: 

Exporte von Waren ins Ausland sind von der Umsatzsteuer befreit.

Geld- und Bankumsätze sowie Immobiliengeschäfte, ärztliche Leistungen und sonstige Unternehmensumsätze sind unter der Kleinunternehmerregelung „unecht“ befreit.

In der Rechnung muss dies klar ausgewiesen sein, beispielsweise durch folgende Formulierungen:

• Steuerfreie Ausfuhrlieferungen (§ 7 UStG)
• unechte Steuerbefreiung
• Reverse Charge § 19 Umsatzsteuergesetz 1994
• Steuerfreie Innergemeinschaftliche Lieferungen (Art 7 UStG, Binnenmarkt)

Wir zeigen Ihnen die Schritte, wie Sie dies einfach in EasyFirma 2 umsetzen können:

Stellen Sie im Hauptmenü unter Punkt 5 – Umsatzsteuer / MwSt. die benötigten Texte ein und speichern diese:

Navigieren Sie zur Rechnung, wo der Umsatzsteuer Befreiungstext eingefügt werden soll:

Klicken Sie auf Speichern und bestätigen Ihre Änderungen. So haben Sie nun den gewünschten Umsatzsteuer-Befreiungstext eingefügt.

Weitere Informationen und Antworten auf Ihre Fragen finden Sie in unserem Supportbereich.

Weiterführende Links:

• Richtig Rechnungen schreiben
• Angebote schreiben
• GoB – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
• Lieferschein Vorlage

Um einen Skonto in der Rechnung zu berechnen und ausweisen lassen, gibt es Platzhalter in EasyFirma, die Sie in die Texte des Dokuments einsetzen können:

Skonto 2%: [Summen.Skonto2!c2] Rest: [Summen.Skonto2Rest!c2]
Skonto 3%: [Summen.Skonto3!c2] Rest: [Summen.Skonto3Rest!c2]
…
Skonto 8%: [Summen.Skonto8!c2] Rest: [Summen.Skonto8Rest!c2]
Skonto 9%: [Summen.Skonto9!c2] Rest: [Summen.Skonto9Rest!c2]

Zahlungsziel:
2 Tage [Dokument.Skonto2Tage]
3 Tage [Dokument.Skonto3Tage]
4 Tage [Dokument.Skonto4Tage]
…
14 Tage [Dokument.Skonto14Tage]
21 Tage [Dokument.Skonto21Tage]

Skonto/Zahlungen in die Ausgaben verbuchen

Um jetzt die Rechnung mit Skonto zu verbuchen gehen Sie zu 3. Texte und klicken Sie auf den Button Zahlungen.

Dort geben Sie den Betrag ein, den Ihr Kunde tatsächlich bezahlt hat und klicken auf „Skonto“:

Nun wird der Skonto Restbetrag, extra verbucht und ausgewiesen.

Über den Abschnitt „Kunden“ können Sie die Historie abrufen, z.B. für Remarketing wie dem Versand von Newslettern oder Prospekten etc.

Beispiel: Wenn Sie z.B. als Malermeister wissen möchten, welche Ihrer Kunden die Farbe „blau“ bei Ihnen gekauft hat aber noch keine Tapete, dann können Sie dies künftig durch eine sehr einfache Abfragemöglichkeit herausfiltern.

Navigieren Sie dazu zum Menüpunkt „Kunden – Übersicht“. Hier finden Sie oben in der Leiste 2 neue Felder – „mit“ und „ohne“ und darunter ein Dropdown-Feld, aus dem Sie bestimmte Werte auswählen können. Wenn Sie z.B. wissen möchten, welcher Kunde die Farbe „blau“ gekauft hat, aber noch keine Tapete, dann geben Sie folgende Auswahl ein:

Die Kundenliste aktualisiert sich dann sofort und zeigt Ihnen nur die Kunden mit der entsprechenden Abfrage an. Diese können Sie dann für Ihre weiteren Marketing-Aktivitäten nutzen und diesen einen Newsletter oder Prospekt etc. zusenden.

Sie können diese Liste natürlich auch wie gewohnt exportieren:

Unter dem Menüpunkt „Kunden-Details“ finden Sie noch ein zusätzliches Feature:

Beim Tab „Historie“ werden Ihnen dann auch für die bestehende Selektion historische Daten für den betreffenden Kunden angezeigt.

Selbstverständlich können Sie auch über die freien Felder definieren, welche Abfragewerte Sie in Ihrer Selektion sehen möchten. Mehr Informationen zu den freien Feldern finden Sie hier.

Diese Erweiterung ist für Sie mit dem Zusatzmodul Plus verfügbar.

Eine Sammelrechnung erstellen Sie, indem Sie die gewünschten Rechnungen auswählen und dann “kopieren” und  “in Rechnung” drücken (siehe Bild). 

Auf demselben Weg können Sie auch mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenfassen.

Um eine Schlussrechnung zu schreiben, wählen Sie aus der Übersicht die entsprechenden Teilrechnungen aus. Dann klicken Sie auf den Button “Schluss-Rechnung” in der Übersicht oben.

Danach öffnet sich ein Fenster, wo Sie die Schlussrechnung mit Beschreibung und Betrag erstellen können. Sie können entweder die kompletten Teilrechnungen vom Schlussbetrag abziehen oder nur bestimmte Positionen.

Die Schlussrechnung ist nun fertig und kann ganz normal weiter bearbeitet werden.

Updates und Optimierungen werden für EasyFirma gratis zur Verfügung gestellt. Wenn beispielsweise neue Funktionen hinzugefügt werden, fordert Sie EasyFirma beim Start des Programms zur Sicherung Ihrer Daten auf. Diese zip-Datei sollten Sie dann am besten 2-fach speichern: einmal lokal auf Ihrem PC und am besten auch auf einem externen Datenträger (USB-Stick, CD, externe Festplatte, Speicherkarte etc.). Wir empfehlen Ihnen, diesen Datenträger nicht in Ihrem Büro aufzubewahren, sondern an einem getrennten Ort (z.B. damit Sie im Falle eines Brandes Ihre Daten nicht durch Feuer verlieren).

In der Sicherungs-zip-Datei finden Sie die Datenbank und Ihre gespeicherten Vorlagen, sodass Sie jederzeit damit ohne Datenverlust weiterarbeiten können.

Wir empfehlen Ihnen zumindest die letzten 5 Backups Ihrer Dateien zu behalten, damit Sie über einen ausreichend gesicherten Datenstand verfügen.

Eine weitere Möglichkeit um eine Sicherung zu erstellen, finden Sie in der Hauptnavigationsleiste unter „Sicherung“:

Klicken Sie auf „Sicherung erstellen“, um eine neue Datensicherung abspeichern zu können.

Diese Sicherungen können hier auch wieder eingespielt werden, um einen bestimmten Datenstand wiederherzustellen. Dazu klicken Sie einfach auf „Sicherung einspielen“.

Bitte vergessen Sie nicht, regelmäßig Datensicherungen zu erstellen, um einen eventuellen Datenverlust vorzubeugen.

Eine Teilzahlung oder Akonto/Anzahlung können Sie auf zwei Arten verbuchen. Öffnen Sie bei Nummer 3 „Texte“ den Bereich „Zahlungen“ und erfassen Sie die Zahlung im entsprechenden Fenster. Dort können Sie mehrere Zahlungen hinterlegen.

Alternativ können Sie eine normale Position in der Rechnung anlegen und diese mit negativem Vorzeichen verbuchen.

Eine Wiederholung bezeichnet man auch als Dauerrechnung. Dabei wird eine Rechnung 1:1 wiederholt und gleich erstellt. z.B. monatliche Miete/Gebühr die sich nicht ändert.

Bei den Verträgen können verschiedene Positionen einem Kunden verrechnet werden und dann gemeinsam mit nur einer Rechnung fakturiert werden. Beispiel: Ein Kunde zahlt 1x pro Monat eine “Domaingebühr”, 1x im Quartal eine “E-Mail Gebühr” und 1x im Jahr eine “Wartungspauschale”. Bei Jahresende können Sie nun alle 3 Positionen (Monat, Quartal u. Jahr) auf eine einzelne Rechnung zusammenfassen.

Dauerrechnungen sind Leistungen, die periodisch abgerechnet werden. Oft werden sie für Miet- und Pachtverträge oder für monatliche Honorarnoten eingesetzt.

Es gibt viele Vorteile bei der Verwendung von Dauerrechnungen. Zum einen ersparen Sie sich Zeit und Kosten: die Erstellung einzelner Rechnungen und etwaiges Porto fällt weg. Zum anderen muss nur ein Beleg anstatt vieler Einzelbelege verwaltet werden – das freut Ihren Kunden sowie die Buchhaltung.

Mit der Funktion Verträge in EasyFirma können Sie ganz einfach Dauerrechnungen erstellen. So können Sie regelmäßige Aufwände schneller abrechnen und dabei individuelle Wünsche Ihres Kunden berücksichtigen. Zudem behalten Sie den Überblick über vereinbarte Auftragsdetails.

Rufen Sie dazu die Funktion „Verträge“ in EasyFirma vom Startmenü aus auf.

Klicken Sie auf „Neu“, um einen neuen Vertrag bzw. eine neue Dauerrechnung zu erstellen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, wo Sie nun folgende Felder ausfüllen:

• Kunde: wählen Sie einen Kunden aus dem Dropdown Menü oder bearbeiten diesen im Feld daneben.
• Datum: wählen Sie ein Startdatum aus – wenn Sie eine Dauerrechnung über das ganze Jahr erstellen wollen, dann z.B. den 01.01.
• Produkt: wählen Sie eines aus den vorhandenen Produkten aus. Der Beschreibungstext wird direkt im Dialogfenster eingegeben und beschreibt die abzurechnende Leistung oder das Produkt. 

Klicken Sie anschließend auf OK. Im nächsten Schritt klicken Sie auf den Tab „Verrechnung“ auf der linken Seite. Das Datumsfeld zeigt standardmäßig immer das aktuelle Datum an. Wählen Sie anschließend die Monate aus, die Sie in einer Rechnung zusammenfassen wollen:

Im letzten Schritt klicken Sie auf „Rechnung(en) erstellen“. Ein Dialogfenster teilt mit, dass die Rechnung erfolgreich erstellt wurde.

Öffnen Sie diese, damit Sie Ihre Änderungen überprüfen können:

Tipp: Im Menüpunkt Rechnungen können Sie die Rechnung natürlich weiter anpassen, um z.B. die Leistungsposten zu sortieren oder Texte anzupassen.

Alternativ können Sie auch ein Angebot statt einer Rechnung erstellen.

Weitere Anregungen, wie Sie rechtskonform und professionell Rechnungen schreiben, finden Sie hier in unserem Artikel “Richtig Rechnungen schreiben“. 

Um sich zum SQL Server zu verbinden gehen Sie zu Einstellungen in Punkt 7 „Pfad und Datenbank“ (in EF2 in SQL Server Einstellungen).

Dort tragen Sie die Zugangsdaten ein oder Sie können diese mit dem kleinen grünen Pfeil die Zugangsdatendatei importieren.

Danach auf „SQL Server verwenden“ klicken.

Um die Daten von der lokalen Compact Datenbank auf den SQL Server zu spielen, drücken Sie „Compact -> SQL Server“ oder „CE -> SQL Server“

Alternativ können Sie auch eine Sicherung einspielen, um die Daten auf den SQL Server zu übertragen. Auch Sicherungen von EasyFirma 1 können problemlos importiert werden.

Achten Sie aber bitte darauf, nicht Ihre bestehenden Daten ungewollt zu überschreiben!

Um von EasyFirma 1 auf EasyFirma 2 umzusteigen, erstellen Sie als Erstes eine Sicherung Ihrer Daten in EasyFirma 1.

Danach installieren Sie  EasyFirma 2 auf Ihrem PC. Sie können beide Programme parallel betreiben. Spielen Sie im Anschluss Ihre Daten in EasyFirma 2 ein. Die Daten werden 1:1 übernommen und Sie können gleich weiter arbeiten.

Der Umstieg von EasyFirma 2 auf EasyFirma 3 ist einfach. Ihre Daten können unkompliziert übernommen werden.

Öffnen Sie dafür als Erstes EasyFirma 2 und erstellen Sie eine Sicherung.

Installieren Sie nun EasyFirma 3. Beide Programme können parallel auf Ihrem PC laufen.

Spielen Sie im Anschluss die zuvor gespeicherte Sicherung in EasyFirma 3 ein.

Nun sind Ihre Daten übernommen und Sie können problemlos mit der neuen Version weiterarbeiten.

Es ist möglich, von der EasyFirma Onlineversion mit Ihren Daten auf die Desktopversion umzusteigen.

Öffnen Sie hierfür EasyFirma online und klicken Sie unten rechts auf Sicherung: „Erstellen“.

Speichern Sie die Sicherung im „Home Folder“.

Klicken Sie anschließend auf „My Files“ in der oberen Leiste.

Nun sehen Sie die zuvor gespeicherte Sicherung. Durch einen Klick auf den Namen wird die Sicherungsdatei heruntergeladen.

Die Sicherungsdatei befinden sich nun auf Ihrem Computer und kann in die Desktopversion von Easyfirma eingespielt werden.

Falls Sie mit SQL Server gearbeitet haben, dann steigen Sie zuerst auf die lokale Compact Version um.

Rufen Sie hierzu in den Einstellungen Punkt 7 „Pfad und Datenbank“ auf und wählen Sie bei „SQL Compact“ den Button „Verwenden“ aus.

Danach, klicken Sie in der Startübersicht auf Sicherung: „Einspielen“ und wählen Sie die zuvor heruntergeladene Datei auf Ihrem PC aus.

Die Daten werden geladen und nach Abschluss können Sie EasyFirma wie gewohnt als Desktopversion nutzen.

Die unterschiedliche Schreibweise von Ort und Land hängt mit der für Post­sortier­maschinen optimierten Darstellung gemäß DIN zusammen. Bei Inlandsadressen wird das Land weggelassen und der Ort in Großbuchstaben ausgegeben. Bei Auslandsadressen wird das Land in Großbuchstaben angezeigt und der Ort klein geschrieben.

Weitere Informationen hierzu finden Sie auch hier.

Diese Einstellung kann in den „Optionen“ unter Punkt 11 beim Postland konfiguriert werden. Wenn kein Heimat-Postland angegeben ist, wird die Funktion nicht verwendet.

In den Einstellungen können Sie EasyFirma ganz individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Eine Übersicht der verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in diesem Video:

Mit der WooCommerce-Schnittstelle können Sie spielend leicht Ihre Bestellungen in EasyFirma 3 importieren und von dort aus automatisch die Shop-Rechnungen erstellen. So sparen Sie viel Zeit bei der Administration Ihres Shops.

Navigieren Sie hierzu in WordPress zu WooCommerce – Einstellungen – erweitert und fügen einen neuen REST-API Schlüssel hinzu:

Geben Sie einen deskriptiven Namen ein und klicken auf API-Schlüssel erstellen. Sie erhalten nun 2 Schlüssel: Einmal den Customer Key und einmal den Customer Key Secret. Kopieren Sie beide Keys.

Öffnen Sie nun EasyFirma 3 und navigieren Sie zum Punkt „Rechnungen“.  Klicken Sie dort auf „Import“ und auf den Menüpunkt „WooCommerce“.

Geben Sie hier nun das Datum, Ihre Website URL sowie die zwei kopierten Keys aus WooCommerce ein.

Klicken Sie dann auf den Button „Bestellungen anfordern“.

Danach können Sie in den 3 Tabs „Bestellungen“, „Produkte“ und „Kunden“ die jeweiligen Daten abrufen:

Bestätigen Sie die Übernahme mit dem Button „Import“. Anschließend finden Sie Ihre Bestellungen aus dem WooCommerce Shop automatisch in Ihren Rechnungen in EasyFirma 3. Sie können dann jede Rechnung wie gewohnt weiterbearbeiten und in Ihrem System erfassen.

Weiterführende Links:

• Schnittstellen in EasyFirma
• Umsatzsteuer berechnen

Den Zahlscheindruck können Sie über den Tab „Vorschlau“ auswählen.

Ergänzen Sie im Anschluss noch den Verwendungszweck sowie den Betrag und das Dokument ist bereit zur weiteren Verarbeitung.

In EasyFirma können Sie die Zahlungsziele in den Einstellungen unter Punkt 3 “Texte“ und dem Reiter „Extratext” definieren.

Dazu nennen Sie den Text z.B. “10 Tage” für 10 Tage Ziel, oder “14 Tage” für 2 Wochen,… usw. und hinterlegen einen entsprechenden Text.
Sobald Sie dann den gewünschten Text wählen, wird das Fälligkeitsdatum entsprechend gesetzt.

Danach können Sie beim Kunden ein Zahlungsziel fix einstellen. Bei einer neuen Rechnung wird dann dieses automatisch verwendet.

In EasyFirma können Sie sowohl mit Brutto als auch mit Netto Preisen arbeiten.

Die entsprechende Option finden Sie in den Einstellungen bei Punkt 5 „USt., MwSt.“.

Hier können Sie auswählen, ob Sie mit Netto oder Brutto arbeiten wollen. Diese Option wird dann z.B. auch für das Anlegen von Produkten verwendet.

Zusätzlich können Sie bei Punkt 11 „Optionen“ noch einstellen, dass Sie beide Werte – Brutto und Nettopreise – anzeigen lassen können:

Beim Anlegen eines Produktes müssen Sie sich für Brutto oder Nettopreis Darstellung entscheiden, in der Rechnung können Sie dies aber dann beim Produkt beliebig auswählen: