Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Easyfirma 2 & 3

Über den Abschnitt „Kunden“ können Sie die Historie abrufen, z.B. für Remarketing wie dem Versand von Newslettern oder Prospekten etc.

Beispiel: Wenn Sie z.B. als Malermeister wissen möchten, welche Ihrer Kunden die Farbe „blau“ bei Ihnen gekauft hat aber noch keine Tapete, dann können Sie dies künftig durch eine sehr einfache Abfragemöglichkeit herausfiltern.

Navigieren Sie dazu zum Menüpunkt „Kunden – Übersicht“. Hier finden Sie oben in der Leiste 2 neue Felder – „mit“ und „ohne“ und darunter ein Dropdown-Feld, aus dem Sie bestimmte Werte auswählen können. Wenn Sie z.B. wissen möchten, welcher Kunde die Farbe „blau“ gekauft hat, aber noch keine Tapete, dann geben Sie folgende Auswahl ein:

Die Kundenliste aktualisiert sich dann sofort und zeigt Ihnen nur die Kunden mit der entsprechenden Abfrage an. Diese können Sie dann für Ihre weiteren Marketing-Aktivitäten nutzen und diesen einen Newsletter oder Prospekt etc. zusenden.

Sie können diese Liste natürlich auch wie gewohnt exportieren:

Unter dem Menüpunkt „Kunden-Details“ finden Sie noch ein zusätzliches Feature:

Beim Tab „Historie“ werden Ihnen dann auch für die bestehende Selektion historische Daten für den betreffenden Kunden angezeigt.

Selbstverständlich können Sie auch über die freien Felder definieren, welche Abfragewerte Sie in Ihrer Selektion sehen möchten. Mehr Informationen zu den freien Feldern finden Sie hier.

Diese Erweiterung ist für Sie ab sofort mit dem Zusatzmodul Plus verfügbar.

Natürlich, Erste Schritte mit EasyFirma: 

Natürlich hat das Programm so eine Funktion.

Bei Kopieren aktivieren Sie die Funktion “Referenz einfügen”.

Danach erscheint die Referenz im neu erstellten Dokument sowie auch am Vordruck. Die Position der Referenz in der Vorlage können Sie natürlich mit dem Vorlagendesigner verschieben.

You can of course also write an English invoice with EasyFirma. Please navigate to “settings” and chose the template “Vorlage-Invoice-EN”. You can later edit this template according to your needs.

Then go to “settings” and change currency, invoice topic, culture etc. 

Dazu stellen Sie bei Einstellungen -> 11. Optionen, Lager  – die Genauigkeit der Lagermenge auf 3 Nachkommastellen. Siehe Bild:

Dann editieren Sie in der Vorlage das Mengen Feld von n2 auf n3 – siehe Bild: 

Wenn Sie einen neuen PC bekommen gehen Sie am besten so vor:

1. Erstellen Sie eine Sicherung. Diese speichern Sie z.B. auf einen USB Stick.

2. Auf dem neuen PC EasyFirma downloaden – installieren Sie sich die aktuellste Version. Mehr unter Download.
 

Danach spielen Sie die Sicherung wieder ein: 

3. Danach geben Sie Ihren alten Key wieder ein. Falls dieser nicht funktioniert, bestellen Sie im Webshop einen neuen Key

Falls Sie Ihren PC wechseln oder Ihr alter PC nicht mehr funktionsfähig ist, können Sie hier kostenlos einen neuen Key für EasyFirma beantragen.

Probieren Sie vorher Ihren alten Key aus den wir Ihnen per Rechnung oder mit der Lizenz geschickt haben. Ihr Key ist generell mehrmals aktivierbar.

Falls Ihr alter Key mit der Fehlermeldung “ActivationFailed” nicht mehr funktionieren sollte, dann schicken Sie uns Ihren alten Key und wir aktivieren diesen wieder.

Bitte kopieren Sie Ihren alten Key in das Feld Anmerkung bei der Bestellung.

Inzwischen können Sie mit der Demo weiter arbeiten, alle Daten bleiben erhalten.

Bitte beachten Sie, dass wir nur einmal alle 2 Jahre kostenlos einen neuen Key ausstellen.

Zuerst stellen Sie in den Einstellungen den gewünschten Satz ein.

Danach wählen Sie die Vorlage-Gruppiert-lw für die Landwirtschaft aus. Dort ist das Format der USt. bzw. MwSt. in der Vorlage richtig eingestellt.

Alternativ können Sie das Format des Feldes [MwStProzent] auf Prozent 0.00% 2-stelltig einstellen.

Das liegt an der Post-Sortiermaschinen-optimierten Schreibweise der Adresse gemäß DIN.

Damit wird bei Inlands-Adressen das Land weggelassen, dafür der ORT in GROSSBUCHSTABEN geschrieben. Bei Auslandsadressen wird das LAND groß geschrieben, dafür der Ort klein.

Siehe auch: https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/brief-beschriften.html

Diese Option kann in den Einstellungen unter Punkt 3 bei Postland konfiguriert werden. Falls kein Heimat Postland angegeben ist, wird diese Option nicht verwendet.

Eine Wiederholung bezeichnet man auch als Dauerrechnung. Dabei wird eine Rechnung 1:1 wiederholt und gleich erstellt. z.B. monatliche Miete/Gebühr die sich nicht ändert.

Bei den Verträgen können verschiedene Positionen einem Kunden verrechnet werden und dann gemeinsam mit nur einer Rechnung fakturiert werden. Beispiel: Ein Kunde zahlt 1x pro Monat eine “Domaingebühr”, 1x im Quartal eine “E-Mail Gebühr” und 1x im Jahr eine “Wartungspauschale”. Bei Jahresende können Sie nun alle 3 Positionen (Monat, Quartal u. Jahr) auf eine einzelne Rechnung zusammenfassen.

Dauerrechnungen sind Leistungen, die periodisch abgerechnet werden. Oft werden sie für Miet- und Pachtverträge oder für monatliche Honorarnoten eingesetzt.

Es gibt viele Vorteile bei der Verwendung von Dauerrechnungen. Zum einen ersparen Sie sich Zeit und Kosten: die Erstellung einzelner Rechnungen und etwaiges Porto fällt weg. Zum anderen muss nur ein Beleg anstatt vieler Einzelbelege verwaltet werden – das freut Ihren Kunden sowie die Buchhaltung.

Mit der Funktion Verträge in EasyFirma können Sie ganz einfach Dauerrechnungen erstellen. So können Sie regelmäßige Aufwände schneller abrechnen und dabei individuelle Wünsche Ihres Kunden berücksichtigen. Zudem behalten Sie den Überblick über vereinbarte Auftragsdetails.

Rufen Sie dazu die Funktion „Verträge“ in EasyFirma vom Startmenü aus auf.

Klicken Sie auf „Neu“ um einen neuen Vertrag bzw. eine neue Dauerrechnung zu erstellen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, wo Sie nun folgende Felder ausfüllen:

• Kunde: wählen Sie einen Kunden aus dem Dropdown Menü oder bearbeiten diesen im Feld daneben.
• Datum: wählen Sie ein Startdatum aus – wenn Sie eine Dauerrechnung über das ganze Jahr erstellen wollen, dann z.B. den 01.01.
• Produkt: wählen Sie eines aus den vorhandenen Produkten aus. Der Beschreibungstext wird direkt im Dialogfenster eingegeben und beschreibt die abzurechnende Leistung oder das Produkt. 

Klicken Sie anschließend auf OK. Im nächsten Schritt klicken Sie auf den Tab „Verrechnung“ auf der linken Seite. Das Datumsfeld zeigt standardmäßig immer das aktuelle Datum an. Wählen Sie anschließend die Monate aus, die Sie in einer Rechnung zusammenfassen wollen:

Im letzten Schritt klicken Sie auf „Rechnung(en) erstellen“. Ein Dialogfenster teilt mit, dass die Rechnung erfolgreich erstellt wurde.

Öffnen Sie diese, damit Sie Ihre Änderungen überprüfen können:

Tipp: Im Menüpunkt Rechnungen können Sie die Rechnung natürlich weiter anpassen, um z.B. die Leistungsposten zu sortieren oder Texte anzupassen.

Alternativ können Sie auch ein Angebot statt einer Rechnung erstellen.

Weitere Anregungen wie Sie rechtskonform und professionell Rechnungen schreiben, finden Sie hier in unserem Artikel “Richtig Rechnungen schreiben“. 

Video zur Mandantenverwaltung in EasyFirma: 

Weitere Informationen dazu im Artikel „Mandantenverwaltung“.

Mit EasyFirma können Sie besonders effizient mit den Tabellen arbeiten. Gruppieren, Sortieren, Filtern etc. –  all dies ist kein Problem und geht besonders elegant.

Dazu haben wir ein Video für Sie vorbereitet:

Mit EasyFirma können Sie in Rechnungen und Angeboten Produktgruppen mit Zwischensummen erstellen. Dadurch sind die Belege übersichtlicher für Ihre Kunden.

Dafür gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie bei der Belegerstellung auf den Reiter „2. Produkt“:

2. Wählen Sie dann das Produkt aus und tragen Sie unter „Hauptgruppe“ die Bezeichnung der jeweiligen Produktgruppe ein. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“:

3. Fahren Sie entsprechend fort. Sobald die Produktgruppen angelegt sind und der Beleg gespeichert wird, erscheinen die Gruppen mit der jeweiligen Zwischensumme im Beleg:

Updates und Optimierungen werden für EasyFirma gratis zur Verfügung gestellt. Wenn beispielsweise neue Funktionen hinzugefügt werden, fordert Sie EasyFirma beim Start des Programms zur Sicherung Ihrer Daten auf. Diese zip-Datei sollten Sie dann am besten 2-fach speichern: einmal lokal auf Ihrem PC und am besten auch auf einem externen Datenträger (USB-Stick, CD, externe Festplatte, Speicherkarte etc.). Wir empfehlen Ihnen, diesen Datenträger nicht in Ihrem Büro aufzubewahren, sondern an einem getrennten Ort (z.B. damit Sie im Falle eines Brandes Ihre Daten nicht durch Feuer verlieren).

In der Sicherungs-zip-Datei finden Sie die Datenbank und Ihre gespeicherten Vorlagen, sodass Sie jederzeit damit ohne Datenverlust weiterarbeiten können.

Wir empfehlen Ihnen zumindest die letzten 5 Backups Ihrer Dateien zu behalten, damit Sie über einen ausreichend gesicherten Datenstand verfügen.

Eine weitere Möglichkeit um eine Sicherung zu erstellen, finden Sie in der Hauptnavigationsleiste unter „Sicherung“:

Klicken Sie auf „Sicherung erstellen“ um eine neue Datensicherung abspeichern zu können.

Diese Sicherungen können hier auch wieder eingespielt werden um einen bestimmten Datenstand wiederherzustellen. Dazu klicken Sie einfach auf „Sicherung einspielen“.

Bitte vergessen Sie nicht, regelmäßig Datensicherungen zu erstellen um einen eventuellen Datenverlust vorzubeugen.

In den Rich Text Feldern können Sie Platzhalter z.B. [Dokument.Datum] verwenden um Werte automatisch in den laufenden Text einzusetzen. So können Sie das Datum, den Kundennamen, die Rechnungsnummer,… direkt im Text verwenden.

Sie können dies jeweils im Kopf-, Haupt-, Extra-, und Schlusstext machen.

Als Datenfelder stehen Ihnen die gleichen Felder zu Verfügung wie im Vorlagendesigner. Formatieren können Sie mittels ! nach dem Namen und den .NET Formatspezifikationen.

z.B. [Dokument.Nummer!x8]. x8 bedeutet 8 Stellen mit führenden Nullen.

Weiterführende Links

• Beispiel und Muster für Textersetzung
• Vorlagendesigner
• .NET Formatierungen

Mit der WooCommerce-Schnittstelle können Sie spielend leicht Ihre Bestellungen in EasyFirma 3 importieren und von dort aus automatisch die Shop-Rechnungen erstellen. So sparen Sie viel Zeit bei der Administration Ihres Shops.

So wird es gemacht:

1. Navigieren Sie in WordPress zu WooCommerce – Einstellungen – erweitert und fügen einen neuen REST-API Schlüssel hinzu:

Geben Sie einen deskriptiven Namen ein und klicken auf API-Schlüssel erstellen. Sie erhalten nun 2 Schlüssel: Einmal den Customer Key und einmal den Customer Key Secret. Kopieren Sie beide Keys.

2. Öffnen Sie nun EasyFirma 3 und navigieren Sie zum Punkt „Rechnungen“.  Klicken Sie dort auf „Import“ und auf den Menüpunkt „WooCommerce“.

Geben Sie hier nun das Datum, Ihre Website URL sowie die zwei kopierten Keys aus WooCommerce ein.

Klicken Sie dann auf den Button „Bestellungen anfordern“.

4. Danach können Sie in den 3 Tabs „Bestellungen“, „Produkte“ und „Kunden“ die jeweiligen Daten abrufen:

Bestätigen Sie die Übernahme mit dem Button „Import“. Anschließend finden Sie Ihre Bestellungen aus dem WooCommerce Shop automatisch in Ihren Rechnungen in EasyFirma 3. Sie können dann jede Rechnung wie gewohnt weiterbearbeiten und in Ihrem System erfassen.

Weiterführende Links:

• Schnittstellen in EasyFirma 3
• Umsatzsteuer berechnen

Um alle Produkte rasch auf einmal zu löschen gehen Sie auf Produkte. Dann wählen Sie alle Produkte aus und klicken auf  “alle Produkte löschen”

Es werden nur die Produkte gelöscht, aber keine Rechungen usw. verändert. Nur die Zuordnung zwischen Produkt und Rechnung geht verloren.

Dazu gehen Sie in die Einstellungen Punkt 10. Konfiguration und deaktivieren Sie die “bestehende Werte verwenden”. Danach schreiben Sie die gewünschten Anreden in das Feld.

Danach stehen Ihnen die Anreden zur Verfügung.

Den Alternativ Text finden Sie bei den Einstellungen 3. Nummer.

Dort können Sie das Prefix bei den alternativen Positionen bei den Angeboten ändern. Siehe Bild:

Die Anzahl der Dezimalstellen des Preis und der Menge können Sie in den Einstellungen bei 11. Optionen festlegen.

Danach sollten Sie das Format auch in der Vorlage anpassen. n4 -> 4 Nachkommastellen.

Dazu sind folgende Schritte notwendig.

1) Erstellen Sie ein Netzwerklaufwerk z.B. S:, X:, Z:

Netzwerklaufwerk erstellen HowTo

oder wie hier

Netzwerklaufwerk verbinden

2) Überprüfen Sie, ob Ihr Netzwerklaufwerk von allen EasyFirma PCs erreichbar ist. Öffnen Sie von Ihren PCs mit dem Explorer Ihr Netzwerk (z.B. S:, X:, Z:, …) und schauen Sie, ob Sie dort lesen und schreiben können.

Wichtig: das Netzwerk muss als Laufwerk (z.B. S:, X:, Z:, …) verbunden sein und nicht als Netzwerkfreigabe (z.B. \\Server\Laufwerk)

3) Drücken Sie auf Netzwerk einrichten.

EasyFirma kopiert dann die Datenbank und Vorlagen auf das Netzwerklaufwerk.
 

4) Verbinden Sie EasyFirma zur Datenbank im Netzwerk.

Wählen Sie unter “Einstellungen -> 4. Vorlagen, Sicherungen” die entsprechenden Pfade für die Datenbank und Vorlagen aus.

Wichtig: Alle PC müssen den selben Laufwerkbuchstaben (z.B. S:, X:, Z:, … ) haben

Falls Sie zusätzliche, individuelle Informationen in EasyFirma hinterlegen wollen, können Sie dies über die “freien Felder” tun.

Diese finden Sie in den Einstellungen unter Punkt 9. Dort stehen Ihnen jeweils 8 Felder, 5 Zahlen und 3 Datumsfelder zur Verfügung, welche Sie für Dokumente, Kunden und Produkte verwenden können. Füllen Sie bitte Dokumentfelder, Produktfelder und Kundenfelder aus um diese in allen Bereichen zu verwenden. 

Definieren Sie hier wie Ihre Felder benannt werden sollen. In unserem Beispiel sehen Sie die Felder Kennzeichen, KFZ-Marke, Zulassungsdatum und Wartungsvertrag. 

Gehen Sie nun z.B. zum Menüpunkt “Kunden” und fügen Sie Ihre freien Felder hinzu: 

Die Kunden sind nun um freie Felder erweitert worden. Befüllen Sie die Felder mit Ihrem individuellen Text. Sie können dies ebenso für Produkte und Dokumente (Rechnungen, Angebote usw.) einstellen:

Sobald die freien Felder entsprechend angelegt sind, können Sie diese nun Ihrer Vorlage hinzufügen.

Öffnen Sie dazu den Vorlagendesigner und gehen wie folgt vor:

Wählen Sie bei der Liste der Felder “Kunde” aus und ziehen das Feld 1 (für Kennzeichen in unserem Beispiel) an die gewünschte Stelle. Öffnen Sie das Kontextmenü mit dem Pfeil rechts aus und wählen Formatzeichenvorlage. Hier klicken Sie auf die 3 kleinen Punkte, danach öffnet sich ein weiteres Kontextmenü wo Sie den Text “Kennzeichen” eingeben können. Bestätigen Sie mit OK und speichern Sie ihre Änderung.

Wiederholen Sie den Vorgang für alle gewünschten Felder und klicken Sie dann auf Vorschau:

Sie können auch diese Beispiel-Sicherung verwenden, um auf die nötigen Vorlagen direkt zuzugreifen.

Noch mehr freie Felder und Zahlenformate sind ab sofort im Zusatzmodul Plus verfügbar:

Für Zahlen, die Sie als freie Felder verwenden möchten, können Sie ab sofort folgende Zahlenformate verwenden:

• n steht für Nachkommastellen (2 bis 6)
• c steht für Nachkommastellen bei Währungen (currency)
• p steht für Nachkommastellen bei Prozent
• d steht für Nachkommastellen bei Dezimalzahlen

Sie können diese Zahlenformate wiederum bei Dokumenten, Kunden und Produkten anwenden.

Dies ist besonders praktisch wenn Sie z.B. individuelle Nummern für Artikel oder für Kunden vergeben wollen oder z.B. Gewicht oder Literangaben Ihrer Produkte mit Nachkommastellen angeben möchten. Sie können aber auch z.B. den Geburtstag Ihrer Kunden einstellen:

Die Kundennummer fügen Sie im Vorlagendesigner mit dem Feld [Kunde.Nummer] hinzu. Einfach das Feld rechts aus den Daten wählen und mit der Maus auf die entsprechende Stelle in der Vorlag ziehen.

In den Einstellungen rechts oben können Sie dann noch Formatierungen vornehmen.

Eine Proforma Rechnung ist ein Beleg ohne Zahlungsaufforderung. Sie benötigen diese meist um aus steuerlichen Gründen (z.B. für den Zoll) den Wert für die Lieferung Ihrer Waren darzulegen. Es gibt keine Rechnungsnummer für eine Proforma Rechnung, ansonsten werden alle Details wie auf einer richtigen Rechnung ausgewiesen.

So erstellen Sie eine Proforma Rechnung mit EasyFirma:

Wechseln Sie die Vorlage bei den Angeboten um eine Proforma Rechnung zu erstellen. Gehen Sie dazu in die Haupteinstellungen unter Punkt 6 – Vorlagen und wählen dort die Vorlage „Vorlage-Gruppiert-Proforma“ aus:

Speichern Sie Ihre Änderung. Wechseln Sie nun zurück zum Punkt „Angebote“ und erstellen Sie das Angebot / die Proforma Rechnung nach Ihren Bedürfnissen.

Anmerkung: Die Proforma Rechnung wird nicht unter dem Punkt „Rechnungen“ erfasst, da sonst die Beträge in die Umsatzsteuerberechnung miteinbezogen werden, was bei einer Proforma-Rechnung nicht der Fall sein darf.

Eine weitere Möglichkeit, um Proforma Rechnungen zu erstellen finden Sie im Zusatzmodul Plus: Hier haben Sie drei weitere Rechnungskreise zur Verfügung, die Sie für Proforma-Rechnungen verwenden können.

In der Schweiz ist der einzelne Rappen kein Zahlungsmittel mehr und der Rechnungsbetrag muss auf 5 Rappen genau gerundet werden.

Dazu aktivieren Sie in den Einstellungen die Rappenrundung:

In EasyFirma können Sie Dokumente in beliebige Dokumente kopieren. z.B. ein Angebot in eine Auftragsbestätigung, weiter zu einem Lieferschein und dann zu einer Rechnungen, ohne, dass Sie die Daten mehrmals eingeben müssen.
 

Die entsprechende Funktion finden Sie in der Übersicht mit dem Button “Kopieren”.

Eine Sammelrechnung erstellen Sie indem Sie die gewünschten Rechnungen auswählen und dann “kopieren” und  “in Rechnung” drücken (siehe Bild). 

Auf dem selben Weg können Sie auch mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenfassen.

Um eine Schlussrechnung zu schreiben, wählen Sie aus der Übersicht die entsprechenden Teilrechnungen aus. Dann klicken Sie auf den Button “Schluss-Rechnung” in der Übersicht oben.

Danach öffnet sich ein Fenster, wo Sie die Schlussrechnung mit Beschreibung und Betrag erstellen können. Sie können entweder die kompletten Teilrechnungen vom Schlussbetrag abziehen oder nur bestimmte Positionen.

Die Schlussrechnung ist nun fertig und kann ganz normal weiter bearbeitet werden.

Sie können auf 2 Arten eine Teilzahlung, Akonto oder Anzahlung auf die Rechnung verbuchen.

1) Sie verbuchen die Anzahlung bei den Zahlungen. Diese finden Sie bei 3. Nummer unter dem Button Zahlungen. Es öffnet sich ein Fenster wo Sie mehrere Zahlungen bequem verbuchen können.

2) Sie schreiben eine normale Position und verbuchen diese mit negativen Vorzeichen.

In diesem Video erklären wir die wichtigsten Funktionen zum Thema elektronische Registrierkasse und wie Sie Kassenbons erstellen bzw. drucken können: 

Sie erfahren auch, wie Sie Einlagen und Entnahmen verbuchen können oder wie Sie Tagesabschlüsse erstellen. 

Um sich zum SQL Server zu verbinden gehen Sie zu Einstellungen -> 7. Pfad und Datenbank -> EF2 SQL Server Einstellungen.

Dort tragen Sie die Zugangsdaten ein oder Sie können diese mit dem kleinen grünen Pfeil die Zugangsdatendatei importieren.

Danach auf „SQL Server verwenden“ klicken.

Um die Daten von der lokalen Compact Datenbank auf den SQL Server zu spielen, drücken Sie „Compact -> SQL Server“ oder „CE -> SQL Server“

Alternativ können Sie auch eine Sicherung einspielen um die Daten auf den SQL Server zu übertragen. Auch Sicherungen von EasyFirma 1 können problemlos importiert werden.

Achten Sie aber bitte darauf nicht Ihre bestehenden Daten ungewollt zu überschreiben!

Verwenden Sie persönliche Anreden statt allgemeiner Standardfloskeln in Ihren Schreiben wie Rechnungen, Angebote usw. Dies kommt bei Ihren Kunden besser an und drückt ein zusätzliches Gefühl von Wertschätzung aus. In Österreich ist es allgemein immer noch Usus den Titel in der Anrede anzugeben, sofern dieser bekannt ist. Vielleicht möchten Sie auch unterschiedliche Anreden für unterschiedliche Kunden verwenden.

Wir zeigen Ihnen wie Sie persönliche Anreden mit EasyFirma gestalten können:

Gehen Sie zu den Einstellungen und weiters zu Punkt 11 – Optionen.

Scrollen Sie hier nun solange hinunter, bis Sie zum Punkt „Persönliche Anreden“ gelangen:

Im Feld steht zuerst der Text der Anrede angeführt, in obigem Beispiel also „Sehr geehrte“ für die Frau, „Sehr geehrter“ für den Mann und für sonstige Anreden „Sehr geehrte Damen und Herren“. Die sonstige Anrede wird nur verwendet, falls Sie nicht bereits eine alternative Anrede wie z.B. “Familie …” definiert haben. 

In den Feldern für die Anrede Frau und Anrede Mann stehen nach dem Text Zahlen in Klammern. Diese dienen als Variable für den weiteren Aufbau der Anrede.

Wenn Sie mit der Maus über dieses Feld fahren, erscheint ein Beschreibungstext mit folgenden Variablen:

{0} – Anrede (Frau oder Mann)

{1} – Titel (z.B. Dr. oder Mag.)

{2} – Vorname

{3} – Nachname

{4} – Abteilung

{5} – Firma

Ausgangsbeispiel: Sehr geehrte {0} {1} {3},  → Sehr geehrte Frau Mag. Müller

Weitere Beispiele:

• Liebe {0} {3},  → Liebe Frau Müller
• Guten Tag, {0} {1} {3}, → Guten Tag, Herr Dr. Müller
• Wertes Team von {5}, → Wertes Team von Mustermann GmbH

Wichtig: Vergessen Sie nicht das Komma nach der Anrede. Bestätigen Sie die Änderung mit Speichern. Die Vorlage auf der rechten Seite aktualisiert sich sofort:

Sie können diese persönlichen Anreden auch im E-Mail verwenden. Mit einem Klick auf das Kästchen aktivieren Sie diese Option, sodass diese Anrede dann automatisch im Email-Text verwendet wird.  

Weiterführende Links: 

• Persönliche Anreden in Briefen 
• Angebote und persönliche Anreden

Wenn Sie über das Zusatzmodul Plus verfügen, können Sie nun ganz einfach direkt bei den Produkten die Preise ändern.

Öffnen Sie dazu das Menü Produkte. Hier finden Sie einen neuen Reiter „Preisänderung“.

Hier können Sie den gewünschten Prozentsatz der Preisänderung schnell und einfach eingeben, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Speichern. Der Preis wird dann entsprechend angepasst.

1. Erstellen Sie eine Sicherung Ihrer Daten in EasyFirma 1

2. Danach installieren Sie  EasyFirma 2 auf Ihrem PC. Sie können beide Programme parallel betreiben.

3. Danach spielen Sie Ihre Daten in EasyFirma 2. Die Daten werden 1:1 übernommen und Sie können gleich weiter arbeiten.

In EasyFirma können Sie sowohl mit Brutto als auch mit Netto Preisen arbeiten.

Die entsprechende Option finden Sie in den Einstellungen bei Punkt 5 „Umsatzsteuer USt., MwSt.“:

Hier können Sie auswählen, ob Sie mit Netto oder Brutto arbeiten wollen. Diese Option wird dann z.B. auch für das Anlegen von Produkten verwendet.

Zusätzlich können Sie bei Punkt 11 „Optionen“ noch einstellen, dass Sie beide Werte – Brutto und Nettopreise – anzeigen lassen können:

Beim Anlegen eines Produktes müssen Sie sich für Brutto oder Nettopreis Darstellung entscheiden, in der Rechnung können Sie dies aber dann beim Produkt beliebig auswählen:

Diese Daten des Mahnwesens können Sie über die Basiseinstellungen ändern. Diese Einstellungen sind zugleich die Grundlage für die elektronische Rechnung.

Es werden alle Dokumente (Rechnungen, Angebote,…) sowie alle Kunden und Produkte gelöscht. Nur die Einstellungen wie USt, Logo,… bleiben erhalten

Diese Funktion ist nur in der Demo verfügbar.

Einen  Kontenplan/Kontenrahmen wie SKR03 oder SKR04 für Deutschland können Sie bei Einstellung 8. Ausgaben laden.

Danach können Sie ein Kontenplan Zip-File einlesen. Dieses finden Sie unter C:\Program Files (x86)\EasyFirma 3\Import-Beispiel.

Im Video finden Sie dazu eine Anleitung:

Den Zahlscheindruck finden Sie auf dem Tab Vorschau. Dann geben Sie noch Verwendungszweck sowie den Betrag an.

Zur besseren Übersicht können Sie ab sofort Ihre Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Briefe usw. in EasyFirma farblich kategorisieren.

Beim Kopieren der Rechnungen, Angebote usw. bleiben die Farbkategorien erhalten, sodass Sie sie nicht neu anlegen müssen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das betreffende Dokument und es öffnet sich ein Dialogmenü wo Sie die Farben auswählen können:

In der aktuellsten Version von EasyFirma (ab Version 3.96.57) bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mehrere Elemente in der Umsatzübersicht gleichzeitig auszuwählen. So können Sie sich z.B. alle offenen und fälligen Rechnungen in der Übersicht simultan anzeigen lassen, um sich so blitzschnell einen Überblick über Ihren Umsatz zu verschaffen. Um dieses praktische und neue Feature zu verwenden, drücken Sie einfach STRG und klicken mit der Maus auf die Werte, die Sie anzeigen möchten, wie z.B. offen, fällig, bezahlt, storniert, brutto oder netto:

Danach wird Ihnen die vorgenommene Selektion und deren Ergebnis direkt in der Umsatzübersichtsbox angezeigt:

Bitte beachten Sie, dass dieses Feature erst ab der angegebenen Version verfügbar ist.

Tipp: Wir verbessern EasyFirma laufend weiter – unter „Hilfe“ in der oberen Menüleiste gelangen Sie direkt zum Punkt „Online Update“, wo Sie einfach und schnell auf die aktuellste Version upgraden können, um die neuesten Vorteile und Optimierungen nutzen zu können.

Um einen Skonto in der Rechnung zu berechnen und ausweisen lassen, gibt es Platzhalter in EasyFirma, die Sie in die Texte des Dokuments einsetzen können:

Skonto 2%: [Summen.Skonto2!c2] Rest: [Summen.Skonto2Rest!c2]
Skonto 3%: [Summen.Skonto3!c2] Rest: [Summen.Skonto3Rest!c2]
…
Skonto 8%: [Summen.Skonto8!c2] Rest: [Summen.Skonto8Rest!c2]
Skonto 9%: [Summen.Skonto9!c2] Rest: [Summen.Skonto9Rest!c2]

Zahlungsziel:
2 Tage [Dokument.Skonto2Tage]
3 Tage [Dokument.Skonto3Tage]
4 Tage [Dokument.Skonto4Tage]
…
14 Tage [Dokument.Skonto14Tage]
21 Tage [Dokument.Skonto21Tage]

Skonto/Zahlungen in die Ausgaben verbuchen

Um jetzt die Rechnung mit Skonto zu verbuchen gehen Sie zu 3. Texte und klicken Sie auf den Button Zahlungen.

Dort geben Sie den Betrag ein den Ihr Kunde tatsächlich bezahlt hat und klicken auf „Skonto“:

Nun wird der Skonto Restbetrag, extra verbucht und ausgewiesen.

Wir haben für Sie im letzten Update Änderungen eingeführt, die es Ihnen erlauben die OSS Regelung mit EasyFirma ohne großen Aufwand umzusetzen:

Im Versandhandel gilt seit 1. Juli 2021 die neue OSS-Regelung bezüglich der Umsatzsteuer.  Im Versandhandel an Private (nicht an Unternehmer mit Umsatzsteueridentifikationsnummer UID) erfolgt ab 1.7.2021 die Umsatzbesteuerung gemäß dem Steuersatz im Verbraucherstaat. Wenn Sie daher z.B. Rechnungen für Italien oder Ungarn ausstellen, fallen verschiedene Umsatzsteuer-Sätze an, die berücksichtigt werden müssen.

Damit Sie die Umsatzsteuer nicht für jeden Staat extra berechnen müssen wird sie einheitlich für alle EU-Mitgliedstaaten gemeldet und abgeführt.

Einnahmen / Ausgaben mit Länder-Kennzeichnung

Im Menüpunkt „Einnahmen und Ausgaben“ unter „Einnahmen“ finden Sie Ihre Ausgangsrechnungen. In der letzten Spalte „Land“ finden Sie nun das Land, für das die Rechnung gebucht wurde und für die OSS Berechnung verwendet wird.

Unter dem Punkt „Buchungen“ können Sie ebenfalls nach Land sortieren (Dropdown-Menü) bzw. eine Buchung einem Land zuordnen. Dort buchen Sie Ihre Ausgaben z.B. Fahrtspesen,…

Die Umsatzsteuersätze für die verschiedenen Länder legen Sie in den Einstellungen unter Punkt 5. fest, damit Ihnen diese zur Auswahl stehen.

Wenn Sie eine Rechnung für Italien erstellen, wenden Sie einfach dann den zugehörige Steuersatz aus (z.B. 22%).

Eine Liste mit allen Umsatzsteuersätzen in der EU finden Sie hier: https://www.wko.at/service/steuern/Mehrwertsteuersaetze_in_der_EU.html

Reports für das OSS Verfahren – Auswertung nach Ländern

Ebenfalls neu ist die Vorlage Umsatzsteuer-Voranmeldung-OSS im Menüpunkt „Reports:

Hier finden Sie alle Buchungen (Einnahmen und Ausgaben) mit Umsatzsteuer nach Land gruppiert.

Ebenso neu zur Verfügung finden Sie die Berichte „Umsatzsteuer-Voranmeldung-Detail-OSS“ und „Umsatzsteuer-Voranmeldung-Detail-Datum-OSS“ für einen noch detaillierteren Report.

XML-Upload von EU OSS-Erklärungen

Für Österreich gibt es noch eine praktische, neue Zusatzfunktion:

Im Menüpunkt „Einnahmen-Ausgaben“ können Sie nun Ihre Buchungen als XML exportieren:

Beim Einreichen Ihrer OSS-Umsatzsteuererklärung können Sie das XML verwenden um Ihre Dienstleistungen per Land aufzuschlüssen. Sie ersparen sich dadurch die manuelle Eingabe.

Der Umstieg von EasyFirma 2 auf EasyFirma 3 ist einfach. Ihre Daten können unkompliziert übernommen werden.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie EasyFirma 2 und erstellen Sie eine Sicherung:

2. Installieren Sie EasyFirma 3. Beide Programme können parallel auf Ihrem PC laufen.

3. Spielen Sie die zuvor gespeicherte Sicherung in EasyFirma 3 ein:

Nun sind Ihre Daten übernommen und Sie können problemlos mit der neuen Version weiterarbeiten.

1) Reverse Charge Verfahren

Wenn Sie Rechnungen über Dienstleistungen, innergemeinschaftliche Beförderungsleistungen oder Katalogleistungen ins (europäische) Ausland stellen möchten, kommt das sogenannte Reverse Charge Verfahren zur Anwendung. Dieses bezeichnet die Umkehrung der Steuerschuld. Das bedeutet, dass nicht derjenige, der die Leistung erbracht hat, sondern der Empfänger der Leistung die Steuerschuld zu entrichten hat. Die Umsatzsteuer wird in dem Land erhoben, wo der Leistungsempfänger seinen Unternehmenssitz hat.

Wichtig: Die Rechnung muss in diesem Falle folgenden Satz enthalten: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)

Zusätzlich ist noch zu beachten, dass die Rechnung in jedem Fall folgende Pflichtmerkmale enthält:

• Leistungszeitraum
• Korrekte Adressangaben
• Korrekte Steuernummer

Führen Sie daher immer alle Punkte sauber in Ihrer Rechnung an, wenn Sie Dienstleistungen im Ausland abrechnen möchten. Fehlerhafte Rechnungen werden ansonsten vom Finanzamt nicht anerkannt und können zu Problemen führen. Weiters gelten für das Reverse Charge Verfahren auch alle Grundsätze der GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung). Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Weiterführende Links:

• Österreich: https://www.wko.at/service/steuern/Reverse-Charge—Umkehr-der-Steuerschuld.html
• Deutschland: https://www.rechnungswesen-portal.de/Fachinfo/Umsatzsteuer/Reverse-Charge-Steuerschuldumkehr-bei-Rechnungen-aus-dem-Ausland.html
• Schweiz: https://www.weka.ch/themen/finanzen-controlling/mehrwertsteuer/buchfuehrung-und-abrechnung/article/rechnungsvoraussetzungen-in-der-schweiz-und-in-der-eu/

2) Umsatzsteuerbefreiung in Österreich, Deutschland und der Schweiz: 

Exporte von Waren ins Ausland sind von der Umsatzsteuer befreit.

Geld- und Bankumsätze sowie Immobiliengeschäfte, ärztliche Leistungen und sonstige Unternehmensumsätze sind unter der Kleinunternehmerregelung „unecht“ befreit.

In der Rechnung muss dies klar ausgewiesen sein, beispielsweise durch folgende Formulierungen:

• Steuerfreie Ausfuhrlieferungen (§ 7 UStG)
• unechte Steuerbefreiung
• Reverse Charge § 19 Umsatzsteuergesetz 1994
• Steuerfreie Innergemeinschaftliche Lieferungen (Art 7 UStG, Binnenmarkt)

Wir zeigen Ihnen die Schritte, wie Sie dies einfach in EasyFirma 2 umsetzen können:

1) Stellen Sie im Hauptmenü unter Punkt 5 – Umsatzsteuer / MwSt. die benötigten Texte ein und speichern diese:

2) Navigieren Sie zur Rechnung, wo der Umsatzsteuer Befreiungstext eingefügt werden soll:

Klicken Sie auf Speichern und bestätigen Ihre Änderungen. So haben Sie nun den gewünschten Umsatzsteuer-Befreiungstext eingefügt.

Weitere Informationen und Antworten auf Ihre Fragen finden Sie in unserem Supportbereich.

Weiterführende Links:

• Richtig Rechnungen schreiben
• richtige Angebote schreiben
• GoB – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
• Lieferschein Vorlage

In EasyFirma können Sie die Zahlungsziele in den Einstellungen unter 3. “Texte – Extratext” definieren.

Dazu nennen Sie den Text z.B. “10 Tage” für 10 Tage Ziel, oder “14 Tage” für 2 Wochen,… usw.
Einfach “xx Tage” die Textvorlage nennen. Format: 2 Zahlen und “Tage”

Sobald Sie dann den gewünschten Text wählen, wird das Fälligkeitsdatum entsprechend gesetzt.

Danach können Sie beim Kunden ein Zahlungsziel fix einstellen. Bei einer neuen Rechnung wird dann dieses automatisch verwendet.

Zuerst sollten Sie die Aufmaß Berechnung aktivieren. Gehen Sie dazu in Einstellungen 6. Freie Felder und aktivieren die Option Aufmaß.

Danach können Sie im Feld Einheit “Rolle, Eimer, qm” etc. eingeben und die Menge wir für Sie automatisch richtig berechnet.

Bei den Positionen gibt es zusätzlich ein Feld Aufmaß. Dort können Sie die Länge, Breite und Höhe eingeben und EasyFirma berechnet automatisch die Menge. Sie können Länge * Breite oder Länge * Breite * Höhe eingeben.

Die Option zu Aktivierung der Aufmaßberechnung finden Sie in den Einstellungen unter Punkt 11, Aufmaß verwenden.

Das Feld mit den Aufmaßen können Sie im Vorlagendesigner auf Ihre Vorlage geben, oder Sie verwenden unsere neue Rechnungsvorlage für Handwerker wo wir das für Sie integriert haben.

Das Lager können Sie unter den Einstellungen unter Punkt 6. konfigurieren.

Sie können einstellen, welche Dokumente den Lagerstand ändern könne wie z.B. Rechnungen oder Lieferscheine. D.h. falls Sie eine Rechnung oder einen Lieferschein erstellen und der Artikel ebenfalls “Lager verwenden” aktiviert hat wird der Lagerstand automatisch angepasst.

Zu den Einstellungen haben wir ein Video erstellt.

Dort erklären wir Ihnen ausführlich die Bedeutung und Konfiguration der Einstellungen von EasyFirma.