Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Easyfirma 2 & 3

Um aus einem Angebot einen Kostenvoranschlag zu erstellen, öffnen Sie zuerst den Vorlagendesigner. Im Vorlagendesigner wird der Dokumenttyp Angebot angezeigt. Anschließend fügen Sie ein neues Textfeld hinzu und ziehen es in die Vorlage. Schreiben Sie den Begriff Kostenvoranschlag in dieses Textfeld und formatieren Sie ihn nach Bedarf größer und prägnanter. Danach ändern Sie den Dokumenttyp, indem Sie anstelle von Angebot den Wert KV eintragen. Speichern Sie die Vorlage unter einem neuen Namen, etwa gruppiert KV.

Zum Testen öffnen Sie das Vorschau-Tab und wählen die Vorlage gruppiert KV aus. Die Anzeige erfolgt nun als Kostenvoranschlag. Wenn alle zukünftigen Angebote als Kostenvoranschläge gespeichert werden sollen, ändern Sie die Standardvorlage in den Einstellungen. Öffnen Sie dazu die Einstellungen und wählen Sie im Punkt 6 „Vorlagen“ bei Angebot die Vorlage gruppiert KV als Standard aus. Im Reiter Texte können Sie zusätzlich Betreff und Dokumentname anpassen.

Die genauen Schritte haben wir Ihnen in diesem Video noch einmal zusammengefasst:

Wenn das Logo nur auf der ersten Seite erscheinen soll, öffnen Sie den Vorlagendesigner. Ziehen Sie anschließend das Logo aus dem obersten Bereich in den Bereich „Kopf“ hinunter. Danach wird das Logo ausschließlich auf der ersten Seite des Dokuments dargestellt.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre EasyFirma-Vorlagen im Mehrplatzbetrieb auf einen anderen Computer zu übertragen.

Öffnen Sie hierfür EasyFirma, wählen Sie „Einstellungen“ und dann Punkt 6 „Vorlagen“. Klicken Sie anschließend unten links auf den Button unter „Vorlagen-Transfer“.

Nun öffnet sich das Transferfenster. Klicken Sie nun auf den Button „Standardvorlagen auswählen“ und anschließend auf den grünen Pfeil nach rechts. Die Vorlagen erscheinen nun rechts im Fenster und befinden sich in der Datenbank von EasyFirma. Klicken Sie abschließend auf „Beenden“.

Öffnen Sie EasyFirma auf Ihrem anderen PC, klicken Sie auf „Einstellungen“, dann auf Punkt 6 „Vorlagen“, und anschließend unten auf den Button bei „Vorlagen-Transfer“. Das Transferfenster öffnet sich, wählen Sie nun die Vorlagen rechts aus und klicken Sie auf den grünen Pfeil nach links, anschließend auf „Beenden“. Der Transfer ist abgeschlossen und die Vorlagen befinden sich nun auf Ihrem anderen PC.

Um zweistellige Positionsnummern in einstellige Nummern umzuwandeln, wählen Sie zunächst das Dokument aus, in dem die Positionsnummern angepasst werden sollen. Öffnen Sie anschließend den Vorlagendesigner, um die Änderungen vorzunehmen. Im Vorlagendesigner wechseln Sie in den Bereich Positionen. Dort befindet sich das Feld „positionsindex“, das die Positionsnummern standardmäßig zweistellig anzeigt, insbesondere bei gruppierten Positionen. Wenn Sie die Nummerierung auf einstellige Zahlen umstellen möchten, ersetzen Sie das Feld „positionsindex“ durch das Feld „index“. Ziehen Sie das neue Feld „index“ aus der Toolbox und platzieren Sie es an der gewünschten Stelle. Speichern Sie danach die Änderungen und schließen Sie den Vorlagendesigner. Die Positionsnummern werden nun ohne zweistellige Darstellung angezeigt.

In diesem Erklärvideo zeigen wir Ihnen noch einmal, wie es gemacht wird:

Zum Drucken von Etiketten in EasyFirma gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zum Menüpunkt „Produkte“, wählen Sie ein Produkt aus, und selektieren Sie „Etiketten“ im Dropdown-Menü. Klicken Sie auf „Go“.

Sie können anschließend das Dokument mit dem Befehl „Drucken“ (mit oder ohne Dialogfenster) ausdrucken und Ihrem Papierformat anpassen.

Druckeinstellungen: Drucken Sie das Dokument über den Befehl „Drucken“. Sie können wählen, ob dies mit oder ohne Dialogfenster geschehen soll, und das Papierformat entsprechend anpassen.

Etikettendruck und fertige Vorlagen (Avery etc.) verwenden

Beim Etikettendruck gibt es einiges zu beachten. Am besten Sie greifen auf fertige Vorlagen zurück, um sicherzugehen, dass Ihr Ausdruck z.B. für Adressetiketten oder Produktetiketten auch genau der Etikettenvorlage des Herstellers entspricht.

Fertige Vorlagen verwenden

Öffnen Sie dazu den Vorlagendesigner, indem Sie auf „Vorlage“ klicken und dann „Neu mit Assistenten“ auswählen.

Wählen Sie „Beschriftung“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Wählen Sie dann „Nein, ich möchte die Verbindungsparameter selbst angeben“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Klicken Sie dann auf „Objekt“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Wählen Sie dann „EasyFirma3“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Suchen Sie „{} EasyFirma3.ReportsDataSources“ in der Liste, öffnen Sie die Übersicht durch einen Klick auf den kleinen Pfeil links, wählen Sie „DokumentDataSource“ und klicken dann auf „Weiter“.

Wählen Sie dann „Do not select a member, bind to the entire object.“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Wählen Sie dann „Datenquellenschema abrufen“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Nun können Sie Etikettenhersteller und das Produkt auswählen.

Überprüfen Sie die Vorschau, um sicherzustellen, dass das Layout Ihren Anforderungen entspricht. Sie können weitere Felder wie EAN-Code oder Preis hinzufügen.

Speichern Sie Ihre angepassten Einstellungen unter einem neuen Namen, z.B. „Etikettenvorlage-Avery“, im Verzeichnis EasyFirma3Vorlagen.

Gehen Sie zurück zum Listendruck unter „Produkte“ und wählen Sie Ihre neu erstellte Vorlage für den Druck.

Neben den Standardfunktionen des Vorlagendesigners, gibt es noch weitere Möglichkeiten Ihre Dokumente individuell anzupassen.

Die Anpassung der Vorlage erfolgt ähnlich wie in einem Textbearbeitungstool. Sie können einzelne Elemente verschieben, indem Sie das gewünschte Element anklicken und an die neue Position ziehen. Änderungen lassen sich jederzeit in der Vorschau anzeigen. Textblöcke und kompletter Dokumententext können im Eigenschaftenfenster oder über die Hauptwerkzeugleiste angepasst werden. Schriftart, Schriftgröße und Farbe können geändert werden. Nicht benötigte Textfelder können gelöscht und über die Liste der Felder jederzeit wieder hinzugefügt werden. Beim Platzieren eines Feldes zeigt eine magentafarbene Linie die bündige Ausrichtung an. Mehrere markierte Felder können gemeinsam ausgerichtet werden. Die Ausrichtung kann am Raster oder links, zentriert oder rechts erfolgen. Textblöcke können zusätzlich von der Höhe her nach oben, mittig oder unten ausgerichtet werden. Unterschiedlich große Elemente können vereinheitlicht und Abstände automatisch angepasst werden. Die gleichen Funktionen stehen für übereinander angeordnete Textblöcke zur Verfügung. Elemente können außerdem horizontal oder vertikal am Band ausgerichtet werden. Bei sich überschneidenden Elementen lässt sich festlegen, welche im Vordergrund oder Hintergrund stehen. Die Symbolleiste kann angepasst oder auf die Standardanzeige zurückgesetzt werden.

Datensätze in Vorlagen können gruppiert werden. Über die Ansicht Fenster und den Punkt Gruppen und Sortierung kann die Sortierung der Artikelpositionen geändert werden. Im Gruppenfenster wird angezeigt, dass Unterpunkte zunächst nach Kategorie und dann nach Index sortiert werden. Dies unterstützt die getrennte Darstellung von Materialkosten, Wegzeit und Arbeitszeit. Das Summenfeld einer Gruppierung befindet sich in der Unterkategorie der Artikelpositionen und zeigt den Gesamtbetrag der jeweiligen Kategorie an. Die Datenbindung wird dafür mit dem Datensatz Artikelpositionen Gesamtbetrag verknüpft und unter Summe der Berechnungsbereich Gruppe ausgewählt. Alternativpositionen werden standardmäßig rot dargestellt. Diese Darstellung kann im Vorlagendesigner angepasst werden, etwa durch Änderung der Schriftfarbe. Nach Abschluss der Anpassungen kann die Vorlage überschrieben oder als neue Vorlage gespeichert werden. Weitere Anpassungen können jederzeit vorgenommen werden.

Alle Funktionen haben wir Ihnen in diesem Video nochmal zusammengefasst:

In EasyFirma können Sie ganz einfach das Layout bei Angeboten, Rechnungen, Briefe, Auftragsbestätigungen etc. Ihren Bedürfnissen anpassen.

Gehen Sie dazu z.B. zum Menüpunkt Angebote (oder Rechnungen, Briefe etc.).

Klicken Sie in das linke Fenster mit der rechten Maustaste. Es erscheint das Kontextmenü „Anpassung beginnen“:

Klicken Sie darauf. Es öffnet sich folgendes Menü zur weiteren Anpassung:

Sie können nun hier per drag-and-drop bestimmen, wie Sie die Struktur im linken Teil anpassen möchten.

Möchten Sie z.B. das Feld Abteilung oder Kunde an erster Stelle positioniert haben, ändern Sie einfach die Reihenfolge dieser Punkte im Fenster, indem Sie sie an die gewünschte Position schieben. Mit einem weiteren Rechtsklick öffnet sich ein weiteres Kontextmenü, wo Sie z.B. auch einzelne Elemente ausblenden können.

Die Änderungen werden dann automatisch für alle Dokumentarten gespeichert. So können Sie z.B. eine andere Reihung bei den Rechnungen einstellen als bei den Angeboten.

Um Ihre Änderungen rückgängig zu machen, klicken Sie auf „Wiederherstellen“.

Wichtig: Nach einem Update müssen Sie diese Einstellungen (wie z.B. die neue Reihung) erneut einstellen. Da das Update bestimmte Settings auf Werkseinstellungen zurücksetzen muss, können diese Einstellungen leider nicht dauerhaft übernommen werden.

Weiterführende Links:

• Farbkategorien für Rechnungen etc. und neue Felder für Verträge
• Zeiterfassung in EasyFirma
• Etiketten drucken mit EasyFirma

Sobald eine Rechnung einmal gedruckt wurde, ist es aus rechtlichen Gründen erforderlich, jeden weiteren Ausdruck als Rechnungskopie zu kennzeichnen.

In EasyFirma können Sie einfach einstellen, dass „Rechnungskopie“ automatisch erscheint, wenn Sie bereits gedruckte Rechnungen erneut ausdrucken. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Menü „Rechnungen“ den Unterpunkt „Vorlage“.
2. Öffnen Sie den Vorlagendesigner.
3. Im Fenster „Liste der Felder“ suchen Sie das Feld „DuplikatText“ unter der Kategorie „Dokumente“.
4. Ziehen Sie das Feld an die gewünschte Stelle auf Ihrer Rechnungsvorlage.

Diese Einstellung sorgt dafür, dass das „Rechnungskopie“-Label nur dann auf der Rechnung erscheint, wenn es sich um einen Nachdruck handelt.

Stellen Sie sicher, dass das Feld auf sichtbar gestellt ist.

Im nächsten Schritt geben wir nun die Bedingung für das Feld ein, das sicherstellt, dass das Feld nur im Falle eines erneuten Drucks, also einer Kopie, auf der Rechnung und somit auf dem Ausdruck erscheint. 
Klicken Sie dazu neben dem Feld „Sichtbar“ (das angehakt sein muss) auf den rechteckigen Auswahlknopf, es öffnet sich ein Feld mit dem Namen „Sichtbar Ausdruck“.  

Hier geben Sie nun die folgende Bedingung für das Feld ein: [Dokument].[IstDuplikat].

Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“. 
Als letzten Schritt klicken Sie auf den kleinen Pfeil über dem neu erstellten Feld. Es öffnet sich ein kleines Menü. Hier können Sie den Feldtext ändern, z.B. in „Rechnungskopie“. 

Nun sind der Feldtext und auch die Bedingung des Feldes entsprechend angepasst.
Speichern Sie Ihre Änderungen in einer neuen Vorlage. Schließen Sie den Vorlagendesigner. 
Sobald Sie ein Dokument nun gedruckt haben, erscheint auf der Rechnung der Text „Rechnungskopie“: 

Wenn Sie sehr lange Rechnungen erstellen, sodass es eine zweite Seite gibt, kann es passieren, dass der Briefkopf der zweiten Seite vergrößert werden muss.

Damit können Sie verhindern, dass bei einem Wasserzeichen oder Hintergrund der Briefkopf auf der zweiten Seite überschrieben wird.

Klicken Sie hierzu auf Ihre Rechnungsvorlage und öffnen Sie diese mittels des Vorlagendesigners. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste unter der Kopfzeile auf das erste Element (ReportHeader) – ein Dialogmenü öffnet sich. Klicken Sie hier auf Band einfügen –> Seitenkopf:

Sie haben nun den Seitenkopf eingefügt. In diesem Feld klicken Sie nun auf den kleinen blauen Pfeil, wo sich ein weiteres Menü öffnet. In diesem Menü klicken Sie „Nicht im Berichtskopf“ an:

Speichern Sie danach Ihre Änderungen und schließen Sie den Vorlagendesigner.

Nun bleibt der Briefkopf der zweiten Seite unverändert und der Text rutscht erst darunter nach.

Um einen Seitenzähler zu Ihrer Vorlage hinzuzufügen, gibt es ein Element namens “Seiteninformation”. Dieses müssen Sie an die gewünschte Stelle im Dokument ziehen und im nächsten Schritt nach Ihren Bedürfnissen formatieren.

Die Vorlage können Sie mit dem Vorlagendesigner auf den Millimeter genau anpassen und gestalten. Diesen finden Sie in der Dokumentenansicht über den Button „Vorlage“.

Um eine Vorlage zu importieren, öffnen Sie das Vorlagenverzeichnis und kopieren die gewünschte Datei manuell in den Ordner „C:\Programme\EasyFirma\Vorlagen“. Danach steht die Vorlage im Programm zur Verfügung.

Alternativ öffnen Sie die Einstellungen und wählen dort den Punkt 6 „Vorlage“. Anschließend klicken Sie auf „importieren“ und wählen die entsprechende Datei aus. Danach wird die Vorlage automatisch in EasyFirma übernommen.

Die einzelnen Schritte haben wir Ihnen in diesem Video nochmal zusammengefasst:

Falls Sie mit unterschiedlichen Vorlagen arbeiten, können Sie über den „Vorschau” Tab die gewünschte Vorlage auswählen.

Beispielsweise, wenn Sie ein Angebot auf speziellem Briefpapier drucken oder für bestimmte Kunden eine spezielle Vorlage verwenden möchten.

Um ein Wasserzeichen in die Vorlage einzubauen, öffnen Sie den Vorlagendesigner und wählen “Eigenschaften” aus. Im Tab “Favoriten” finden Sie das Feld “Wasserzeichen”. Hier können Sie entweder Text oder ein entsprechendes Bild zuweisen: 

Sie können hier z.B. auch den Transparenzgrad des Wasserzeichens oder auch die Ausrichtung des Bildes einstellen.  

So können Sie Ihre Vorlagen für Rechnungen, Angebote usw. noch professioneller gestalten und vor allem fälschungssicher machen.

Weiterführende Links: 

• Vorlagen von EasyFirma
• Arbeiten mit dem Vorlagendesigner

Wenn Sie mit unterschiedlichen Logos und Drucksorten arbeiten, können Sie die Vorlage schnell wechseln. Nachdem Sie mit dem Vorlagendesigner verschiedene Vorlagen erstellt haben, öffnen Sie die Dokumentenansicht und wechseln zum Tab „Vorschau“. Dort können Sie die angelegten Vorlagen einsehen und durch Auswahl der gewünschten Vorlage sofort zwischen den verfügbaren Varianten umschalten.