Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Easyfirma 2 & 3

Dazu ziehen Sie im Vorlagendesigner das Logo vom obersten Bereich in den Bereich “Kopf” herunter:

Wie Sie die Vorlage genau gestalten können und am besten mit dem Vorlagendesigner arbeiten, erfahren Sie in diesem Video:

Sehen Sie sich bitte den 2. Teil unseres Videos zu Vorlagengestaltung an:

Sobald eine Rechnung einmal gedruckt wurde, ist es aus rechtlichen Gründen erforderlich, jede weitere Ausdruck als Rechnungskopie zu kennzeichnen.

In EasyFirma können Sie einfach einstellen, dass „Rechnungskopie“ automatisch erscheint, wenn Sie bereits gedruckte Rechnungen erneut ausdrucken. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Menü „Rechnungen“ den Unterpunkt „Vorlage“.
2. Öffnen Sie den Vorlagendesigner.
3. Im Fenster „Liste der Felder“ suchen Sie das Feld „DuplikatText“ unter der Kategorie „Dokumente“.
4. Ziehen Sie das Feld an die gewünschte Stelle auf Ihrer Rechnungsvorlage.

Diese Einstellung sorgt dafür, dass das „Rechnungskopie“-Label nur dann auf der Rechnung erscheint, wenn es sich um einen Nachdruck handelt.

Stellen Sie sicher, dass das Feld auf sichtbar gestellt ist. (3)

Im nächsten Schritt geben wir nun die Bedingung für das Feld ein, dass sicherstellt, dass das Feld nur im Falle eines erneuten Drucks, also einer Kopie, auf der Rechnung und somit auf dem Ausdruck erscheint. 
Klicken Sie dazu neben dem Feld „Sichtbar“ (das angehakt sein muss) auf den rechteckigen Auswahlknopf, es öffnet sich ein Feld mit dem Namen „Sichtbar Ausdruck“.  

Hier geben Sie nun die folgende Bedingung für das Feld ein: [Dokument].[IstDuplikat].

Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“. 
Als letzten Schritt klicken Sie auf den kleinen Pfeil über dem neu erstellten Feld. Es öffnet sich ein kleines Menü. Hier können Sie den Feldtext ändern, z.B. in „Rechnungskopie“. 

Nun sind der Feldtext und auch die Bedingung des Feldes entsprechend angepasst.
Speichern Sie Ihre Änderungen in einer neuen Vorlage. Schließen Sie den Vorlagendesigner. 
Sobald Sie ein Dokument nun gedruckt haben, erscheint auf der Rechnung der Text „Rechnungskopie“: 

 Weitere Informationen und Antworten auf Ihre Fragen finden Sie in unserem Supportbereich.

In EasyFirma 2 können Sie ganz einfach das Layout bei Angeboten, Rechnungen, Briefe, Auftragsbestätigungen etc. Ihren Bedürfnissen anpassen.

Gehen Sie dazu z.B. zum Menüpunkt Angebote (oder Rechnungen, Briefe etc.).

Klicken Sie in das linke Fenster mit der rechten Maustaste. Es erscheint das Kontextmenü „Anpassung beginnen“:

Klicken Sie darauf. Es öffnet sich folgendes Menü zur weiteren Anpassung:

Sie können nun hier per drag-and-drop bestimmen, wie Sie die Struktur im linken Teil anpassen möchten.

Möchten Sie z.B. das Feld Abteilung oder Kunde an erster Stelle positioniert haben, ändern Sie einfach die Reihenfolge dieser Punkte im Fenster, indem Sie sie an die gewünschte Position schieben. Mit einem weiteren Rechtsklick öffnet sich ein weiteres Kontextmenü, wo Sie z.B. auch einzelne Elemente ausblenden können.

Die Änderungen werden dann automatisch für alle Dokumentarten gespeichert. So können Sie z.B. eine andere Reihung bei den Rechnungen einstellen als bei den Angeboten.

Um Ihre Änderungen rückgängig zu machen, klicken Sie auf „Wiederherstellen“.

Wichtig: Nach einem Update müssen Sie diese Einstellungen (wie z.B. die neue Reihung) erneut einstellen. Da das Update bestimmte Settings auf Werkseinstellungen zurücksetzen muss, können diese Einstellungen leider nicht dauerhaft übernommen werden.

Weiterführende Links:

• Farbkategorien für Rechnungen etc. und neue Felder für Verträge
• Zeiterfassung in EasyFirma2
• Etiketten drucken mit EasyFirma 2

Wenn Sie sehr lange Rechnungen erstellen, sodass es eine zweite Seite gibt, kann es passieren, dass der Briefkopf der zweiten Seite vergrößert werden muss.

Damit können Sie verhindern, dass bei einem Wassserzeichen oder Hintergrund der Briefkopf auf der zweiten Seite überschrieben wird.

1. Klicken Sie auf Ihre Rechnungsvorlage und öffnen Sie diese mittels des Vorlagendesigners
2. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste unter dem Briefkopf auf das erste Element (ReportHeader) – ein Dialogmenü öffnet sich. Klicken Sie hier auf Band einfügen –> Seitenkopf:

3. Sie haben nun den Seitenkopf eingefügt. In diesem Feld klicken Sie nun auf den kleinen blauen Pfeil, wo sich ein weiteres Menü öffnet. In diesem Menü klicken Sie „Nicht im Berichtskopf“ an:

Speichern Sie danach Ihre Änderungen und schließen Sie den Vorlagendesigner.

Nun bleibt der Briefkopf der zweiten Seite unverändert und der Text rutscht erst darunter nach.

Die Vorlage können Sie mit dem Vorlagendesigner auf den Millimeter genau anpassen und gestalten.

Den Vorlagendesigner finden Sie direkt über der Dokumentansicht, mit dem Button Vorlage.

In unserem Erklärvideo zeigen wir, wie es gemacht wird:

Sie können den Inhalt, das Layout und die Größe der Etikette individuell anpassen und z.B. nach Avery Standard, Herlitz oder Zweckform ausrichten.

Dazu öffnen Sie den Vorlagendesigner mittels Klick auf den Menüpunkt „Vorlage“. Klicken Sie unter Datei auf „Neu mit Assistenten“. Ein Dialogfenster mit dem Berichtsassistenten öffnet sich. Klicken Sie nun auf Beschriftungen und im nächsten Schritt auf „keine Daten“: 

Sie können hier aus den verschiedenen Formaten von Avery etc. wählen, z.B. Avery Standard 2160. Sie können die Beschriftungsparameter anpassen und z.B. als Format A4 wählen. Mit Klick auf „Fertig“ passt der Vorlagendesigner nun Ihre Einstellungen an. In der Vorschau sehen Sie dann das Format von Avery Standard 2160:

Sie können beliebige Felder (wie EAN-Code, Preis etc.) hinzufügen und anschließend Ihre Etiketten mit der gewählten, passenden Vorlage bedrucken. Speichern Sie Ihre Änderungen unter einer neuen Vorlage mit dem Namen “Etikette” (Beispiel: “Etikettenvorlage-Avery”) im Verzeichnis \EasyFirma2\Vorlagen ab.

Gehen Sie nun zurück zu Produkte – Listendruck und wählen Ihre neu erstellte Vorlage aus. 

Mehr Informationen finden Sie in unserem  Blogbeitrag zum Thema Etikettendruck.

Falls Sie mit unterschiedlichen Vorlagen arbeiten, können Sie schnell im  “3. Vorschau” Tab die gewünschte Vorlage wählen.

Beispiel: Falls Sie ein Angebot auf speziellem Briefpapier drucken wollen oder für spezielle Kunden eine spezielle Vorlage verwenden möchten.

Dafür gibt es ein Element namens “Seiteninformation”, dass Sie nur an die gewünschte Stelle ziehen müssen. Siehe Bild:

Sie können die Vorlage für Angebote mühelos in eine Vorlage für Kostenvoranschläge umbenennen.

Wie dies geht, sehen Sie im Video:

Um ein Wasserzeichen in die Vorlage einzubauen öffnen Sie den Vorlagendesigner und wählen “Eigenschaften” aus. Im Tab “Favoriten” finden Sie das Feld “Wasserzeichen”. Hier können Sie entweder Text oder ein entsprechendes Bild zuweisen: 

Sie können hier z.B. auch den Transparenzgrad des Wasserzeichens oder auch die Ausrichtung des Bildes einstellen.  

So können Sie Ihre Vorlagen für Rechnungen, Angebote usw. noch professioneller gestalten und vor allem fälschungssicher machen.

Weiterführende Links: 

• Vorlagen von EasyFirma 2
• Arbeiten mit dem Vorlagendesigner

Dazu gibt es 2 Möglichkeiten:

1. Sie kopieren die Vorlage manuell in das Vorlagenverzeichnis (C:\Programme\EasyFirma2\Vorlagen\)

2. Sie importieren die Vorlage via Einstellungen -> 6. Vorlage -> importieren

Zum Drucken von Etiketten in EasyFirma gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zum Menüpunkt „Produkte“, wählen Sie ein Produkt aus, und selektieren Sie „Etiketten“ im Dropdown-Menü. Klicken Sie auf „Go“.

Sie können anschließend das Dokument mit dem Befehl „Drucken“ (mit oder ohne Dialogfenster) ausdrucken und Ihrem Papierformat anpassen.

Etiketten drucken

Druckeinstellungen: Drucken Sie das Dokument über den Befehl „Drucken“. Sie können wählen, ob dies mit oder ohne Dialogfenster geschehen soll, und das Papierformat entsprechend anpassen.

Etikettendruck und fertige Vorlagen (Avery etc.) verwenden

Beim Etikettendruck gibt es einiges zu beachten. Am besten Sie greifen auf fertige Vorlagen zurück, um sicherzugehen, dass Ihr Ausdruck z.B. für Adressetiketten oder Produktetiketten auch genau der Etikettenvorlage des Herstellers entspricht.

Fertige Vorlagen verwenden:

Für eine präzise Anpassung an die Etikettenformate der Hersteller, wie Avery, Herlitz oder Zweckform, nutzen Sie die vorgefertigten Vorlagen.

• Öffnen Sie dazu den Vorlagendesigner, indem Sie auf „Vorlage“ klicken und dann „Neu mit Assistenten“ auswählen.
• Im Berichtsassistenten wählen Sie „Beschriftungen“ und dann „keine Daten“.
• Wählen Sie aus den verfügbaren Avery-Formaten, z.B. Avery Standard 2160.
• Passen Sie die Beschriftungsparameter nach Bedarf an, z.B. Format A4, und klicken Sie auf „Fertig“.

Überprüfen Sie die Vorschau, um sicherzustellen, dass das Layout Ihren Anforderungen entspricht. Sie können weitere Felder wie EAN-Code oder Preis hinzufügen.

Speichern Sie Ihre angepassten Einstellungen unter einem neuen Namen, z.B. „Etikettenvorlage-Avery“, im Verzeichnis \EasyFirma3\Vorlagen.

Gehen Sie zurück zum Listendruck unter „Produkte“ und wählen Sie Ihre neu erstellte Vorlage für den Druck.

Nach dem Sie mit dem Vorlagendesigner verschiedene Vorlagen erstellt haben, können Sie in der Vorschau schnell wechseln: