Auftragsbestätigung
Hier finden Sie Informationen zum Thema Auftragsbestätigung. Eine solche ist sinnvoll, um Missverständnisse auszuschließen. Sie bestätigt, dass sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer den Vertrag rechtlich bindend geschlossen haben.
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Auftragsbestätigung: Informationen, Muster und Vorlage
Wie ärgerlich: Sie haben mit einem Kunden telefonisch einen großen Auftrag vereinbart und danach direkt mit der Arbeit begonnen. Doch bei einem weiteren Telefonat stellt sich heraus, dass der Kunde Ihnen den Auftrag zu den vereinbarten Bedingungen nun doch gar nicht überlassen möchte. Er versucht, einen neuen, viel niedrigeren Preis auszuhandeln. Da Sie sich hierauf nicht einlassen, tritt der Kunde kurzerhand von dem Auftrag zurück.
Um sich Kosten, Zeit und Ärger zu ersparen, sollten Sie daher immer eine Auftragsbestätigung von Ihren Kunden einfordern, noch bevor Sie sich an die Arbeit machen.
Was ist eine Auftragsbestätigung?
- Mitteilung über die Annahme eines Auftrages
- Festgelegt in der Norm DIN 69905
- Auf Englisch „purchase order“ oder „order confirmation“
Auftragsbestätigungen (AB) dienen dazu, Missverständnisse mit Kunden zu vermeiden. Der Auftraggeber bestätigt damit die vereinbarten Konditionen sowie die AGB und erklärt den Vertrag als bindend. Zudem ermöglichen sie Kunden, Leistungen und Kosten übersichtlich nachzuvollziehen.
Kurz zusammengefasst:
Eine Auftragsbestätigung ist die verbindliche Annahme eines Auftrags, um Missverständnisse zu vermeiden. Sie dokumentiert die Konditionen, bestätigt die AGB und ermöglicht Kunden eine Kostenübersicht.
Warum Auftragsbestätigungen versenden?
Eine schriftliche Auftragsbestätigung sollten Sie aus folgenden Gründen erstellen und von Ihrem Kunden mit Datum unterschreiben lassen:
- um Missverständnisse zu vermeiden
- nach einer telefonischen Bestellung oder Beratung
- falls Sie zuvor ein unverbindliches Angebot gestellt haben
- bei wesentlichen Änderungen, insbesondere bei Preis und Qualität
- falls Sie nochmals explizit auf Ihre ABGs hinweisen wollen
- damit Sie schneller abrechnen können
Um Missverständnisse zu vermeiden!
Missverständnisse sind weder in Ihrem Interesse noch im Interesse Ihres Kunden. Unklare Leistungsbeschreibungen können zu Unstimmigkeiten führen und unnötigen Aufwand verursachen. Deshalb empfehlen wir Ihnen, Ihre Leistungen klar und einfach zu beschreiben. Nennen Sie zumindest die handelsübliche Bezeichnung Ihres Produktes, die Qualität, die Menge und den Preis. Es gilt – je mehr Information desto besser.
Bei vorangegangener telefonischer Bestellung oder Beratung
Privatpersonen sind gegenüber Firmen im Fernabsatz rechtlich privilegiert. Privatkunden können leicht und oft ohne Angabe von Gründen, vom einem Vertrag zurücktreten, wenn das Geschäft mündlich oder telefonisch abgeschlossen und/oder angebahnt wurde. Es ist dann ratsam, eine schriftliche Auftragsbestätigung einzuholen.
Falls Sie zuvor ein unverbindliches Angebot gestellt haben
…ist es nützlich, den Auftrag vom Kunden verbindlich bestätigen zu lassen. Besonders wenn Sie Liefer- und Bestellfristen zu beachten haben. Damit kann Ihr Kunde rechtzeitig den Termin planen. Speziell Handwerkern empfehlen wir den geplanten Beginn und Dauer der Arbeiten deutlich anzuführen. Zu den Angeboten.
Bei wesentlichen Änderungen von Menge, Preis und Qualität
Ergeben sich – aus welchen Gründen auch immer – Änderungen bei Menge, Preis und Qualität empfehlen wir ebenfalls eine neue Auftragsbestätigung zu schreiben und den Sachverhalt klar zu dokumentieren.
Falls Sie nochmals explizit auf Ihre ABG hinweisen wollen
…eignet sich dafür hervorragend eine Auftragsbestätigung, in der sie diese deutlich hervorheben z.B. „Wir verweisen auf unsere AGB„. Schreiben Sie in die Auftragsbestätigung Ihre Bankverbindung, falls Sie eine Anzahlung vereinbart haben.
Damit Sie schneller abrechnen können
Spätestens beim Schreiben der Rechnung müssen Sie sowieso alle Daten eines Auftrags elektronisch erfassen. Mit EasyFirma können Sie die Auftragsdaten per Knopfdruck in eine Rechnung oder einen Lieferschein kopieren. Dadurch können Sie viel schneller abrechnen. Mit EasyFirma können Sie überdies hinaus noch z.B. Teilrechnungen, Sammelrechnungen, Lieferscheine, u.v.m. direkt aus einer Auftragsbestätigung erstellen. Somit ist keine doppelte Dateneingabe notwendig und Sie ersparen sich dadurch viel Zeit!
Wie muss eine Auftragsbestätigung aussehen?
Alle Leistungen sollten klar beschrieben sein, inklusive Bezeichnung, Menge, Qualität, Lieferfrist und Preis, wobei die Umsatzsteuer nicht fehlen darf. Je detaillierter die Auftragsbestätigung, desto besser für alle. Senden Sie die Bestätigung an den Kunden, der sie unterschrieben per Brief, Fax oder Scan zurückschicken sollte, bevor Sie den Auftrag bearbeiten.
GoB-konforme Auftragsbestätigungen
Jede Auftragsbestätigung, die Sie mit unserer Rechnungssoftware erstellen, ist GoB-konform. Dadurch gilt sie auch als Beweismittel im Falle von Streitigkeiten zwischen Auftragnehmer und -geber. Alle relevanten Pflichtfelder sind in der Vorlage enthalten. Vergessen Sie trotzdem nicht, Zahlungsbedingungen, den Gerichtsstand und den Eigentumsvorbehalt anzugeben. Sie können dafür das Feld „Schlusstext“ oder „Extratext“ in EasyFirma verwenden.
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Mit dem E-Rechnungsprogramm EasyFirma schreiben und verarbeiten Sie E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD & XRechnung.
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