Ab dem 01.01.2027 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland vollumfänglich. Da E-Rechnungen per E-Mail versendet und empfangen werden, empfehlen wir Ihnen, dafür ein eigenes Postfach anzulegen und dieses mit EasyFirma zu nutzen – zum Beispiel rechnungen@meinefirma.de.
Wichtig: Diese Adresse sollte ausschließlich für den Rechnungsverkehr genutzt werden. Veröffentlichen Sie sie nicht auf Ihrer Website oder in anderen öffentlichen Kanälen und verwenden Sie sie nicht für Ihre sonstige Korrespondenz.
Kunden und Lieferanten informieren
Bitte informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten darüber, dass Rechnungen von Ihnen zukünftig ausnahmslos über die neue Rechnungsversand-Mailadresse erfolgt und dass Sie zukünftig Rechnungen nur noch über die Adresse empfangen möchten. So wissen alle Beteiligten, welche Absender legitim sind, und Rechnungen von anderen Adressen können als verdächtig eingestuft werden und so reduzieren Sie das Spam- und Betrugsrisiko maximal.
Betrugsrisiko
Die meisten E-Rechnungen werden im ZUGFeRD-Format verschickt. ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Der XML-Code, in dem die eigentlichen Werte stehen, wird in die PDF eingebettet. Betrüger können das ausnutzen und in den XML-Code andere Werte schreiben als in der sichtbaren PDF. In diesem Falle glauben Rechnungsempfänger, die Summen seien korrekt, dabei können diese im XML-Code abweichen.
Mehr darüber erfahren Sie in unserem Artikel Gefahren der E-Rechnung.
Ihre Vorteile
- Weniger Spam, weniger Betrugsrisiko: Eine nicht öffentliche, ausschließlich für Rechnungen genutzte Adresse bleibt weitgehend frei von Spam. Gefälschte Rechnungen und Phishing-Versuche fallen so deutlich schneller auf.
- Klare Trennung: Versand und Empfang von E-Rechnungen laufen getrennt von Ihrer übrigen Kommunikation. Nichts geht im Alltagspostfach unter.
- Zuverlässigerer Versand mit EasyFirma: Beim Mailversand wird das hinterlegte Postfach geöffnet und geladen. Ein reines Rechnungspostfach ist wesentlich kleiner als ein Standardpostfach und muss nicht komplett geladen werden – der Versand funktioniert dadurch schneller und stabiler.
In EasyFirma einrichten
Klicken Sie auf „Einstellungen“ und anschließend auf „1. Basis-Einstellungen“. Tragen Sie die neue Mailadresse in das Feld „Electronic Address/Email (BT-34)“ ein. Diese Adresse wird als elektronische Adresse des Rechnungsstellers in die E-Rechnung übernommen. Prüfen Sie außerdem die Kontakt-E-Mail-Adresse (BT-43), die in der Rechnung als „Kontakt E-Mail“ ausgegeben wird, und hinterlegen Sie dort ebenfalls die gewünschte Adresse. Speichern Sie anschließend Ihre Eingaben.
