e-Rechnung Software für ZUGFeRD und XRechnung
Ab dem 1.1.2025 ist die elektronische Rechnung (e-Rechnung) im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht.
EasyFirma ist eine einfache e-Rechnung Software, die ZUGFeRD- und XRechnung-Formate unterstützt.
Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre e-Rechnungen effizient und gesetzeskonform versenden und empfangen können.
e-Rechnung Software für kleine Firmen
Was ist eine e-Rechnung?
Eine e-Rechnung ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung in einem strukturierten Format, das automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind die gängigen Formate für e-Rechnungen ZUGFeRD (.pdf) und XRechnung (.xml).
Einführung der E-Rechnungspflicht
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) schrittweise zur Pflicht im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen. Die Übergangsregelungen geben den Rechnungsausstellern zwar etwas Zeit, doch als Rechnungsempfänger müssen Sie ab dem 01.01.2025 bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Was sich ändert: Die neue E-Rechnung
Ab dem 01.01.2025 müssen E-Rechnungen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931) ausgestellt werden. Anerkannt werden nur Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format.
In Praxis wird es 2 Formate geben:
- ZUGFeRD (.pdf)
- X-Rechnung (.xml)
Papier- oder PDF-Rechnungen gelten als “sonstige Rechnungen”.
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle inländischen Unternehmer, auch Kleinunternehmer, sowie umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen. Ausnahmen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Verbraucher (B2C).
Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller:
01.01.2025 bis 31.12.2026: Weiterhin Papierrechnungen erlaubt.
01.01.2027 bis 31.12.2027: Umsatzabhängig können sonstige Rechnungen oder EDI-Rechnungen verwendet werden.
Ab 01.01.2028: E-Rechnungen sind zwingend.
Vorteile der e-Rechnung
- rechtliche Gleichstellung mit der Papierrechnung – breite Akzeptanz
- leicht und günstig zu erstellen
- ist innerhalb von Minuten beim Empfänger (z.B. via e-Mail)
- kein Drucken, Kuvertieren, Frankieren und zur Post bringen notwendig
- Schont die Umwelt
- Pflicht beim Rechnungsdatenaustausch mit Behörden
Seit 2013 ist eine elektronische Rechnung einer Rechnungen auf Papier rechtlich gleichgestellt. Eine e-Rechnung berechtigt zum Abzug der Vorsteuer, kann eingeklagt werden und als Beleg in die Buchhaltung übernommen werden. Es ist keine digitale Signatur notwendig.
Eine e-Rechnung müssen Sie – im Gegensatz zur Papierrechnung – nicht mehr drucken, in ein Kuvert verpacken, frankieren und zur Post bringen, sondern Sie können die Rechnung auch per e-Mail an Ihren Kunden schicken. Dies spart Zeit und Kosten und meist erhalten Sie früher Ihr Geld.
e-Rechnung sind im B2B akzeptiert und aus eigener Erfahrung wir können Ihnen versichern, dass es überhaupt kein Problem ist eine Rechnung als .PDF in einer eMail zu verschicken. Auch wenn es nur ein sehr kleiner Beitrag zum Umweltschutz ist: die e-Rechnung braucht kein Papier.
Mittlerweile ist die e-Rechnung in Deutschland, Österreich und in der Schweiz voll ausgerollt und breit akzeptiert und ab 1.1.2025 in Deutschland im B2B Pflicht.
Rechtliche Voraussetzungen für die elektronische Rechnung
Für den Vorsteuerabzug muss eine elektronische Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Empfänger und Aussteller müssen der elektronischen Rechnungslegung zustimmen
- Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden. z.B. PDF-Format
- Die Rechnung muss für Menschen lesbar sein.
- Die Echtheit der Herkunft garantiert sein.
- Ebenso muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein.
- Alle weiteren für den Vorsteuerabzug erforderlichen Rechnungsmerkmale (Pflichtangaben) müssen vorhanden sein.
Aussteller und Empfänger müssen der e-Rechnung zustimmen
Nur mit Zustimmung Ihres Kunden können Sie momentan eine elektronische Rechnung rechtswirksam erstellen. Verlangt der Kunde eine Papierrechnung, müssen Sie diese bis zum 1.1.2025 bereitstellen.
Die Zustimmung des Kunden ist formlos möglich. Widerspricht er nach Erhalt der elektronischen Rechnung nicht, gilt dies als stillschweigende Zustimmung. Es empfiehlt sich, eine Klausel in die AGB aufzunehmen. Will der Kunde eine Papierrechnung, müssen Sie diese wie bisher innerhalb von 6 Monaten bereitstellen, sonst droht Schadenersatz.
Ein elektronisches Format muss vorliegen
Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit
Rechnungsmerkmale für Vorsteuerabzug
Jede Rechnung muss, soll sie vorsteuerabzugsfähig sein, die in § 11 Abs 1 und Abs 6 UStG genannten Voraussetzungen erfüllen. Das gilt für elektronische wie für Papierrechnungen gleichermaßen. Siehe dazu Allgemeine Anforderungen an eine Vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung.
Elektronische Rechnungseinbringung in Österreich
ebInterface, der österreichische Standard für die E-Rechnung, wird insbesondere vom Bund und der öffentlichen Verwaltung eingesetzt. Lieferanten an den Bund müssen Rechnungen im ebInterface-Format einbringen.
EasyFirma 3 unterstützt ebInterface 5.0, 6.0 und 6.1, Sie können Ihre Rechnungen per Klick in diesem Format exportieren.
e-Rechnungsformat in Deutschland
Die ZUGFeRD Rechnung ist das offizielle deutsche elektronische Rechnungsformat. In der aktuellen Version ist auch XRechnung – der Standard, der die Rechnungsdatenübertragung an deutsche Behörden regelt – enthalten. Mit EasyFirma 3 können Sie Ihre Rechnungen unter anderem auch im ZUGFeRD-Format exportieren (bzw. ist jede erzeugte PDF eine ZUGFeRD-PDF in der Version 1.0 – 2.1.1).
e-Rechnungen in der Schweiz
In der Schweiz gilt seit 1. Januar 2016 die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung für Lieferanten der Bundesverwaltung. Die Rechnung muss elektronisch als PDF übermittelt werden. Der swissDIGIN-Standard definiert dabei die für die elektronische Rechnung erforderlichen Pflichtfelder. EasyFirma unterstützt dabei die Schweizer QR Rechnung und integriert den Swiss QR Code automatisch auf Ihrer Rechnung.
e-Rechnungen mit EasyFirma 3
Mit unserem Rechnungsprogramm können Sie in wenigen Schritten rechtssichere elektronische Rechnungen erstellen. EasyFirma nutzt für die elektronische Rechnung das weit verbreitete und für den elektronischen Dokumentenaustausch entwickelte .pdf Format. Direkt aus unsere Software heraus können Sie die Rechnung als Anhang (ZUGFeRD Format) an die e-Mail Ihres Kunden schicken.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Rechnungen im ebInterface oder X-Rechnung zu exportieren. Damit können Sie strukturierte Rechnungen erstellen, die vom Empfänger maschinell eingelesen werden können. Dies ist besonders für den Rechnungsdatenaustausch mit Behörden in Deutschland und Österreich Pflicht. Aber auch Sie können eine erhaltene Rechnung, die auf diesem Format beruht, automatisch in Ihre Ausgabenbuchhaltung einlesen.
Selbstverständlich lassen sich auch die elektronischen Rechnungen im pdf-Format im Design anpassen, mit dem Firmenlogo versehen und direkt aus dem Programm heraus per E-Mail versenden. Hier finden Sie Beispiele.
Infos, Tipps und Tricks zum elektronischen Rechnungsversand
Der elektronische Rechnungsversand mittels e-Rechnung bietet Ihnen viele Vorteile, nicht nur weil Sie Kosten wie z.B. beim Porto einsparen können und auch früher Ihr Geld bekommen.
- Durch die Automatisierung der Rechnungserstellung mit EasyFirma 3 sparen Sie Zeit und können Ihre Rechnungen mit nur einem Klick per E-Mail versenden.
- Zusätzlich müssen Sie Ihre Rechnungen nicht mehr ausdrucken, sondern können sie auch digital aufbewahren und archivieren. Das spart Platz in Ihren Räumlichkeiten.
- Hier müssen Sie allerdings beachten, dass Sie elektronische Rechnungen 10 Jahre aufbewahren müssen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Rechnungsdaten mindestens einmal pro Monat auf einem externen Datenspeicher (USB, Festplatte etc.) zu sichern.
- Achten Sie auch auf eine sinnvolle und nachvollziehbare Ablage, dies erleichtert Ihnen später die Wiederauffindbarkeit Ihrer e-Rechnungen.
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