Wissenswertes zum Thema e-Rechnung

e-Rechnung Software für ZUGFeRD und XRechnung

Ab dem 1.1.2025 ist die elektronische Rechnung (e-Rechnung) im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht. EasyFirma bietet eine leistungsstarke Software, die ZUGFeRD- und XRechnung-Formate unterstützt. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre e-Rechnungen effizient und gesetzeskonform erstellen und verwalten.
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e-Rechnung mit EasyFirma einfach umsetzen

e-Rechnung Software für ZUGFeRD und XRechnung – Ihr umfassender Ratgeber

Erfahren Sie alles Wichtige über e-Rechnungen und wie Sie mit EasyFirma Ihre Rechnungsprozesse effizient und gesetzeskonform gestalten. EasyFirma ist eine leistungsstarke Rechnungssoftware, die ZUGFeRD– und XRechnung-Formate unterstützt, um Ihre digitalen Rechnungen einfach zu erstellen und zu verwalten.

Was ist eine e-Rechnung?

Eine e-Rechnung ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung in einem strukturierten Format, das automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind die gängigen Formate für e-Rechnungen ZUGFeRD (.pdf) und XRechnung (.xml).

Vorteile der e-Rechnung

Seit 2013 ist eine elektronische Rechnung einer Rechnungen auf Papier rechtlich gleichgestellt. Eine e-Rechnung berechtigt zum Abzug der Vorsteuer, kann eingeklagt werden und als Beleg in die Buchhaltung übernommen werden. Es ist keine digitale Signatur notwendig und das Format kann frei gewählt werden z.B. .PDF, .DOC, .JPG, …

Eine e-Rechnung müssen Sie – im Gegensatz zur Papierrechnung – nicht mehr drucken, in ein Kuvert verpacken, frankieren und zur Post bringen, sondern Sie können die Rechnung auch per e-Mail an Ihren Kunden schicken. Dies spart Zeit und Kosten und meist erhalten Sie früher Ihr Geld.

e-Rechnung sind im B2B akzeptiert und aus eigener Erfahrung wir können Ihnen versichern, dass es überhaupt kein Problem ist eine Rechnung als .PDF in einer eMail zu verschicken. Auch wenn es nur ein sehr kleiner Beitrag zum Umweltschutz ist: die e-Rechnung braucht kein Papier.
Mittlerweile ist die e-Rechnung in Deutschland, Österreich und in der Schweiz voll ausgerollt und breit akzeptiert und ab 1.1.2025 in Deutschland im B2B Pflicht.

Beispiel einer e-Rechnung
Beispiel einer e-Rechnung

Rechtliche Voraussetzungen für die elektronische Rechnung

Für den Vorsteuerabzug muss eine elektronische Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:

Aussteller und Empfänger müssen der e-Rechnung zustimmen

Nur mit Zustimmung Ihres Kunden können Sie eine elektronische Rechnung rechtswirksam erstellen. Verlangt der Kunde eine Papierrechnung, müssen Sie diese bereitstellen. Sie sind nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen anzubieten, auch wenn der Kunde darauf besteht. Die Zustimmung des Kunden ist formlos möglich. Widerspricht er nach Erhalt der elektronischen Rechnung nicht, gilt dies als stillschweigende Zustimmung. Es empfiehlt sich, eine Klausel in die AGB aufzunehmen. Will der Kunde eine Papierrechnung, müssen Sie diese wie bisher innerhalb von 6 Monaten bereitstellen, sonst droht Schadenersatz.

Ein elektronisches Format muss vorliegen

Welches Format Sie verwenden, bleibt Ihnen überlassen. PDF ist besonders geeignet, aber auch Bilddateien (.jpg, .gif, .png, etc.) sind möglich. Die Form der Übermittlung (E-Mail, Download etc.) ist ebenfalls frei wählbar. Bei Telefax handelt es sich jedoch nicht um eine elektronische Rechnung, sondern um eine Papierrechnung. Beachten Sie die Aufbewahrungspflichten: in Österreich 7 Jahre, in Deutschland 10 Jahre. Das gewählte Format muss während dieser Zeit lesbar bleiben. In Deutschland muss eine elektronische Rechnung elektronisch aufbewahrt werden, in Österreich kann sie auch ausgedruckt werden.

Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit

Letztlich geht es darum, dass die Rechnung durch die elektronische Übermittlung nicht verändert wird. War bisher die digitale Signatur die einzige Möglichkeit, dies sicherzustellen, ist sie künftig keine zwingende Voraussetzung mehr für die elektronische Rechnung. Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit können auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden. Für die Ausgestaltung dieses Verfahrens gibt es keine Vorgaben, da ein solches Controlling auch bei Papierrechnungen üblich ist.

Rechnungsmerkmale für Vorsteuerabzug

Jede Rechnung muss, soll sie vorsteuerabzugsfähig sein, die in § 11 Abs 1 und Abs 6 UStG genannten Voraussetzungen erfüllen. Das gilt für elektronische wie für Papierrechnungen gleichermaßen. Siehe dazu Allgemeine Anforderungen an eine Vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung.

Elektronische Rechnungseinbringung in Österreich

ebInterface, der österreichische Standard für die E-Rechnung, wird insbesondere vom Bund und der öffentlichen Verwaltung eingesetzt.  Lieferanten an den Bund müssen Rechnungen im ebInterface-Format einbringen. 

EasyFirma 3 unterstützt ebInterface 5.0, 6.0 und 6.1, Sie können Ihre Rechnungen per Klick in diesem Format exportieren. 

e-Rechnungsformat in Deutschland

Die ZUGFeRD Rechnung ist das offizielle deutsche elektronische Rechnungsformat. In der aktuellen Version ist auch XRechnung – der Standard, der die Rechnungsdatenübertragung an deutsche Behörden regelt – enthalten. Mit EasyFirma 3 können Sie Ihre Rechnungen unter anderem auch im ZUGFeRD-Format exportieren (bzw. ist jede erzeugte PDF eine ZUGFeRD-PDF in der Version 1.0 – 2.1.1). 

e-Rechnungen in der Schweiz

In der Schweiz gilt seit 1. Januar 2016 die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung für Lieferanten der Bundesverwaltung. Die Rechnung muss elektronisch als PDF übermittelt werden. Der swissDIGIN-Standard definiert dabei die für die elektronische Rechnung erforderlichen Pflichtfelder. EasyFirma unterstützt dabei die Schweizer QR Rechnung und integriert den Swiss QR Code automatisch auf Ihrer Rechnung. 

e-Rechnungen mit EasyFirma 3

Mit unserem Rechnungsprogramm können Sie in wenigen Schritten rechtssichere elektronische Rechnungen erstellen. EasyFirma nutzt für die elektronische Rechnung das weit verbreitete und für den elektronischen Dokumentenaustausch entwickelte .pdf Format. Direkt aus unsere Software heraus können Sie die Rechnung als Anhang (ZUGFeRD Format) an die e-Mail Ihres Kunden schicken.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Rechnungen im ebInterface oder X-Rechnung zu exportieren. Damit können Sie strukturierte Rechnungen erstellen, die vom Empfänger maschinell eingelesen werden können.  Dies ist besonders für den Rechnungsdatenaustausch mit Behörden in Deutschland und Österreich Pflicht. Aber auch Sie können eine erhaltene Rechnung, die auf diesem Format beruht, automatisch in Ihre Ausgabenbuchhaltung einlesen. 

Selbstverständlich lassen sich auch die elektronischen Rechnungen im pdf-Format im Design anpassen, mit dem Firmenlogo versehen und direkt aus dem Programm heraus per E-Mail versenden. Hier finden Sie Beispiele.

Infos, Tipps und Tricks zum elektronischen Rechnungsversand

Der elektronische Rechnungsversand mittels e-Rechnung bietet Ihnen viele Vorteile, nicht nur weil Sie Kosten wie z.B. beim Porto einsparen können und auch früher Ihr Geld bekommen.

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