Support & FAQs

Die häufigsten Fragen zu EasyFirma 2

Unser E-Mail Support ist kostenlos. Schreiben Sie uns unter office@easyfirma.net Ihr Anliegen. An Werktagen sind wir bemüht, Ihnen innerhalb von 1-2 Stunden zu antworten.

Telefonsupport ist werktags von 09:00 – 17:00 verfügbar unter +43 650 6342878 (Österreich, Ortstarif/ Handy – keine Mehrwertnummer). Während der Demoversion ist der Telefonsupport kostenlos, sonst kostet er nur 15,- € pro Monat (mehr Informationen).

Antworten zu den wichtigsten Fragen

Erste Schritte

Kategorie: Erste Schritte

Natürlich, Erste Schritte mit EasyFirma 2: 

Kategorie: Erste Schritte

Natürlich hat das Programm so eine Funktion.

Bei Kopieren aktivieren Sie die Funktion “Referenz einfügen”.

Referenz

Danach erscheint die Referenz im neu erstellten Dokument sowie auch am Vordruck. Die Position der Referenz in der Vorlage können Sie natürlich mit dem Vorlagendesigner verschieben.

Referenz-Dokument
Kategorie: Erste Schritte

You can of course also write an English invoice with EasyFirma 2. Please navigate to “settings” and chose the template “Vorlage-Invoice-EN”. You can later edit this template according to your needs.

Invoice-EN

Then go to “settings” and change currency, invoice topic, culture etc. 

Kategorie: Erste Schritte

Dazu stellen Sie bei Einstellungen -> 11. Optionen, Lager  – die Genauigkeit der Lagermenge auf 3 Nachkommastellen. Siehe Bild:

Nachkommastellen-festlegen-1

Dann editieren Sie in der Vorlage das Mengen Feld von n2 auf n3 – siehe Bild: 

Genauigkeit-Lagermenge-Vorlage
Kategorie: Erste Schritte

Wenn Sie einen neuen PC bekommen gehen Sie am besten so vor:

1. Erstellen Sie eine Sicherung. Diese speichern Sie z.B. auf einen USB Stick.

Sicherung-erstellen

2. Auf dem neuen PC EasyFirma 2 downloaden – installieren Sie sich die aktuellste Version. Mehr unter Download.
 

Danach spielen Sie die Sicherung wieder ein: 

Sicherung-einspielen

3. Danach geben Sie Ihren alten Key wieder ein. Falls dieser nicht funktioniert, bestellen Sie im Webshop einen neuen Key

Falls Sie Ihren PC wechseln oder Ihr alter PC nicht mehr funktionsfähig ist, können Sie hier kostenlos einen neuen Key für EasyFirma 2 beantragen.

Probieren Sie vorher Ihren alten Key aus den wir Ihnen per Rechnung oder mit der Lizenz geschickt haben. Ihr Key ist generell mehrmals aktivierbar.

Falls Ihr alter Key mit der Fehlermeldung “ActivationFailed” nicht mehr funktionieren sollte, bitte hier einen neuen Key bestellen. Sie bekommen dann in den nächsten Tagen nach Überprüfung durch die Buchhaltung einen neuen Key per E-Mail zugesandt.

Bitte kopieren Sie Ihren alten Key in das Feld Anmerkung bei der Bestellung.

Inzwischen können Sie mit der Demo weiter arbeiten, alle Daten bleiben erhalten.

Bitte beachten Sie, dass wir nur einmal alle 2 Jahre kostenlos einen neuen Key ausstellen.

Kategorie: Erste Schritte

Zuerst stellen Sie in den Einstellungen den gewünschten Satz ein.

Landwirtschaft-1

Danach wählen Sie die Vorlage-Gruppiert-lw für die Landwirtschaft aus. Dort ist das Format der USt. bzw. MwSt. in der Vorlage richtig eingestellt.

Landwirtschaft-2

Alternativ können Sie das Format des Feldes [MwStProzent] auf Prozent 0.00% 2-stelltig einstellen.

MwSt-Prozent-einstellen
Kategorie: Erste Schritte

Das liegt an der Post-Sortiermaschinen-optimierten Schreibweise der Adresse gemäß DIN.

Damit wird bei Inlands-Adressen das Land weggelassen, dafür der ORT in GROSSBUCHSTABEN geschrieben. Bei Auslandsadressen wird das LAND groß geschrieben, dafür der Ort klein.

Siehe auch: https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/brief-beschriften.html

Diese Option kann in den Einstellungen unter Punkt 3 bei Postland konfiguriert werden. Falls kein Heimat Postland angegeben ist, wird diese Option nicht verwendet.

Sortiermaschinen-optimierte-Schreibweise
Kategorie: Erste Schritte

Eine Wiederholung bezeichnet man auch als Dauerrechnung. Dabei wird eine Rechnung 1:1 wiederholt und gleich erstellt. z.B. monatliche Miete/Gebühr die sich nicht ändert.

Bei den Verträgen können verschiedene Positionen einem Kunden verrechnet werden und dann gemeinsam mit nur einer Rechnung fakturiert werden. Beispiel: Ein Kunde zahlt 1x pro Monat eine “Domaingebühr”, 1x im Quartal eine “E-Mail Gebühr” und 1x im Jahr eine “Wartungspauschale”. Bei Jahresende können Sie nun alle 3 Positionen (Monat, Quartal u. Jahr) auf eine einzelne Rechnung zusammenfassen.

Dauerrechnungen sind Leistungen, die periodisch abgerechnet werden. Oft werden sie für Miet- und Pachtverträge oder für monatliche Honorarnoten eingesetzt.

Es gibt viele Vorteile bei der Verwendung von Dauerrechnungen. Zum einen ersparen Sie sich Zeit und Kosten: die Erstellung einzelner Rechnungen und etwaiges Porto fällt weg. Zum anderen muss nur ein Beleg anstatt vieler Einzelbelege verwaltet werden – das freut Ihren Kunden sowie die Buchhaltung.

Mit der Funktion Verträge in EasyFirma 2 können Sie ganz einfach Dauerrechnungen erstellen. So können Sie regelmäßige Aufwände schneller abrechnen und dabei individuelle Wünsche Ihres Kunden berücksichtigen. Zudem behalten Sie den Überblick über vereinbarte Auftragsdetails.

Rufen Sie dazu die Funktion „Verträge“ in EasyFirma 2 vom Startmenü aus auf.

Klicken Sie auf „Neu“ um einen neuen Vertrag bzw. eine neue Dauerrechnung zu erstellen. Es öffnet sich ein Dialogfenster, wo Sie nun folgende Felder ausfüllen:

vertraege_dauerrechnung_erstellen
vertraege_dauerrechnung_erstellen
  • Kunde: wählen Sie einen Kunden aus dem Dropdown Menü oder bearbeiten diesen im Feld daneben.
  • Datum: wählen Sie ein Startdatum aus – wenn Sie eine Dauerrechnung über das ganze Jahr erstellen wollen, dann z.B. den 01.01.
  • Produkt: wählen Sie eines aus den vorhandenen Produkten aus. Der Beschreibungstext wird direkt im Dialogfenster eingegeben und beschreibt die abzurechnende Leistung oder das Produkt. 

Klicken Sie anschließend auf OK. Im nächsten Schritt klicken Sie auf den Tab „Verrechnung“ auf der linken Seite. Das Datumsfeld zeigt standardmäßig immer das aktuelle Datum an. Wählen Sie anschließend die Monate aus, die Sie in einer Rechnung zusammenfassen wollen:

vertraege_dauerrechnung_verrechnen
vertraege_dauerrechnung_verrechnen

Im letzten Schritt klicken Sie auf „Rechnung(en) erstellen“. Ein Dialogfenster teilt mit, dass die Rechnung erfolgreich erstellt wurde.

Öffnen Sie diese, damit Sie Ihre Änderungen überprüfen können:

dauerrechnung_final
dauerrechnung_final

Tipp: Im Menüpunkt Rechnungen können Sie die Rechnung natürlich weiter anpassen, um z.B. die Leistungsposten zu sortieren oder Texte anzupassen.

Alternativ können Sie auch ein Angebot statt einer Rechnung erstellen.

Weitere Anregungen wie Sie rechtskonform und professionell Rechnungen schreiben, finden Sie hier in unserem Artikel “Richtig Rechnungen schreiben“. 

Kategorie: Erste Schritte

Welche Datenbanken EasyFirma unterstützt und verwendet werden können, erfahren Sie im Beitrag: Wahl der richtigen Datenbank.

EasyFirma unterstützt derzeit 4 verschieden SQL Datenbanken:

  • SQL Compact Edtion (SqlCE)
  • SQL Server 2005, 2008, 2012 und die jeweiligen Express Edtionen
  • SQL Sever Express 2012 (LocalDB)
  • Online SQL Server Hosting in einem externen Rechenzentrum

SQL Compact Edtion (SqlCE)

Die SQL Server Compact Datenbank ist unsere Standard Datenbank und wird standardmäßig ausgeliefert. Microsoft beschreibt sie so: “Bei Microsoft SQL Server Compact 4.0 handelt es sich um eine komprimierte Datenbank, die zur Einbettung in Desktop- und Webanwendungen ideal geeignet ist..

Das bedeutet die Datenbank ist eine einzelne Datei (FakturaPlus.sdf, befindet sich im C:\Proramme(x86)\EasyFirma\Database\ Verzeichnis), nicht sonderlich groß und kann problemlos kopiert und gesichert werden.

Sie kann auch auf ein Netzwerklaufwerk (z.B. S:)  kopiert werden, jedoch sind die Zugriffszeiten gegenüber der lokalen Festplatte (C:) natürlich um einiges langsamer. Für den Netzwerkbetrieb von EasyFirma von 1-2 PCs, die gleichzeitig zugreifen reicht es auch. Sollten jedoch mehr als 2 Mitarbeiter mit EasyFirma arbeiten empfiehlt sich der Umstieg auf den “richtigen SQL Server”.

SQL Server 2005, 2008, 2012

Kunden mit Wartungs,- und Supportvertrag bieten wir die Möglichkeit EasyFirma mit den gängigen SQL Servern von Microsoft, als auch den kostenlosen SQL Express Versionen, zu betreiben. Die Datenbank liegt dann nicht mehr am lokalen PC sondern befindet sich im Zugriff vom SQL Server. Das bedeutet in erster Linie wesentlich schnelleren Zugriffszeiten auf die Daten (min. Faktor 5-10) gegenüber Netzwerklaufwerken und alle weitere Vorteile die ein richtiger SQL Server bietet. Nachteil: Es ist ein eigener Server, dessen Betrieb und Wartung notwendig. Die Sicherungen müssen am Server gemacht werden und sind nicht mehr von EasyFirma heraus möglich. 

Diese Version ist Kunden empfohlen, die mit mehr als 2 Arbeitsplätzen arbeiten wollen und die notwendige Infrastruktur für den Betrieb eines SQL Servers besitzen. Unterstützt wird die Version 2005, 2008 und 2012 (Anm. Wir selbst arbeiten mit der 2005 Version)

SQL Server Express 2012 (LocalDB)

Seit der Version 2012 kann jetzt der SQL Server auch als “LocalDB” betrieben werden. D.h. der Server wird auf dem PC installiert auf dem er läuft und nicht mehr auf einem eigenen Gerät. Vorteil: noch schneller Zugriff als SQL Compact. Nachteil: es muss zusätzlich ein Setup von ca. 100 MB installiert werden (Anm. EasyFirma hat ca. 25 MB) . Dadurch haben wir diese Version nur zu Testzwecken installiert, sie wird jedoch interessant, falls Microsoft einmal einen SQL Server standardmäßig mit dem Betriebssystem ausliefert.

Online SQL Server Hosting

Falls Sie keinen eigenen SQL Server betreiben können oder wollen besteht die Möglichkeit Ihren SQL Server in einem professionellen Rechenzentrum in Deutschland zu betreiben. Automatisch werden tägliche Backup erstellt und Sie haben von überall zugriff auf Ihre Daten . Somit können Sie mit mehreren Arbeitsplätze (z.B. Außendienst Mitarbeiter) bequem online arbeiten.

  • schneller als lokales Netzwerk
  • tägliche Sicherungen
  • kein eigener Server notwendig
  • Datenübernahme möglich
  • Online Zugriff möglich

Mehr Infos zum SQL Server Hosting

Fazit

Unser Rechnungsprogramm für Windows kann mit mehreren SQL Datenbanken betrieben werden. Die SQL Server Compact Edtion Version ist die ideale Einzelplatz Version und für ein kleines Netzwerk geeignet. Für größere Firmen mit mehreren Arbeitsplätzen empfiehlt sich der Einsatz von einem SQL Server den Sie bei Bedarf auch online betreiben können.

Netzwerk-Einstellungen-einrichten
Netzwerk-Einstellungen-einrichten
Kategorie: Erste Schritte

Nähere Infos finden Sie im Video oder in unserem Artikel zur Mandantenverwaltung: 

Kategorie: Erste Schritte

Mit EasyFirma 2 können Sie besonders effizient mit den Tabellen arbeiten. Gruppieren, Sortieren, Filtern etc. –  all dies ist kein Problem und geht besonders elegant.

Dazu haben wir ein Video für Sie vorbereitet:

Kategorie: Erste Schritte

Um alle Produkte rasch auf einmal zu löschen gehen Sie auf Produkte. Dann wählen Sie alle Produkte aus und klicken auf  “alle Produkte löschen”

Es werden nur die Produkte gelöscht, aber keine Rechungen usw. verändert. Nur die Zuordnung zwischen Produkt und Rechnung geht verloren.

Produkte-loeschen
Kategorie: Erste Schritte

Dazu gehen Sie in die Einstellungen Punkt 10. Konfiguration und deaktivieren Sie die “bestehende Werte verwenden”. Danach schreiben Sie die gewünschten Anreden in das Feld.

Anreden-einstellen

Danach stehen Ihnen die Anreden zur Verfügung.

Anreden-2
Kategorie: Erste Schritte

Den Alternativ Text finden Sie bei den Einstellungen 3. Nummer.

Dort können Sie das Prefix bei den alternativen Positionen bei den Angeboten ändern. Siehe Bild:

Alternativ-Text-umbenennen
Kategorie: Erste Schritte

Die Anzahl der Dezimalstellen des Preis und der Menge können Sie in den Einstellungen bei 11. Optionen festlegen.

Nachkommastellen-festlegen-1

Danach sollten Sie das Format auch in der Vorlage anpassen. n4 -> 4 Nachkommastellen.

Nachkommastellen-Vorlage
Kategorie: Erste Schritte

Dazu sind folgende Schritte notwendig.

1) Erstellen Sie ein Netzwerklaufwerk z.B. S:, X:, Z:

Netzwerklaufwerk erstellen HowTo

2) Überprüfen Sie, ob Ihr Netzwerklaufwerk von allen EasyFirma PCs erreichbar ist. Öffnen Sie von Ihren PCs mit dem Explorer Ihr Netzwerk (z.B. S:, X:, Z:, …) und schauen Sie, ob Sie dort lesen und schreiben können.

Wichtig: das Netzwerk muss als Laufwerk (z.B. S:, X:, Z:, …) verbunden sein und nicht als Netzwerkfreigabe (z.B. \\Server\Laufwerk)

3) Drücken Sie auf Netzwerk einrichten.

EasyFirma kopiert dann die Datenbank und Vorlagen auf das Netzwerklaufwerk.
 

4) Verbinden Sie EasyFirma zur Datenbank im Netzwerk.

Wählen Sie unter “Einstellungen -> 4. Vorlagen, Sicherungen” die entsprechenden Pfade für die Datenbank und Vorlagen aus.

Siehe Bild:

Netzwerk-einrichten
Kategorie: Erste Schritte

Wie kann ich EasyFirma 2 um freie Felder erweitern?

Finden Sie hier eine genaue Anleitung dazu. 

Falls Sie zusätzliche, individuelle Informationen in EasyFirma 2 hinterlegen wollen, können Sie dies über die “freien Felder” tun.

Diese finden Sie in den Einstellungen unter Punkt 9. Dort stehen Ihnen jeweils 8 Felder, 5 Zahlen und 3 Datumsfelder zur Verfügung, welche Sie für Dokumente, Kunden und Produkte verwenden können. Füllen Sie bitte Dokumentfelder, Produktfelder und Kundenfelder aus um diese in allen Bereichen zu verwenden. 

freie-Felder-hinzufuegen-neu
freie-Felder-hinzufuegen-neu

Definieren Sie hier wie Ihre Felder benannt werden sollen. In unserem Beispiel sehen Sie die Felder Kennzeichen, KFZ-Marke, Zulassungsdatum und Wartungsvertrag. 

Gehen Sie nun z.B. zum Menüpunkt “Kunden” und fügen Sie Ihre freien Felder hinzu: 

Kunde-freie-Felder

Die Kunden sind nun um freie Felder erweitert worden. Befüllen Sie die Felder mit Ihrem individuellen Text. Sie können dies ebenso für Produkte und Dokumente (RechnungenAngebote usw.) einstellen:

freie-Felder-Rechnung-1
Kategorie: Erste Schritte

Die Kunden Nummer fügen Sie im Vorlagendesigner mit dem Feld [Kunde.Nummer] hinzu. Einfach das Feld rechts aus den Daten wählen und mit der Maus auf die entsprechende Stelle in der Vorlag ziehen.

In den Einstellungen rechts oben können Sie dann noch Formatierungen vornehmen.

Kundennummer
Kategorie: Erste Schritte

Eine Proforma Rechnung ist ein Beleg ohne Zahlungsaufforderung. Sie benötigen diese meist um aus steuerlichen Gründen (z.B. für den Zoll) den Wert für die Lieferung Ihrer Waren darzulegen. Es gibt keine Rechnungsnummer für eine Proforma Rechnung, ansonsten werden alle Details wie auf einer richtigen Rechnung ausgewiesen.

So erstellen Sie eine Proforma Rechnung mit EasyFirma 2:

Wechseln Sie die Vorlage bei den Angeboten um eine Proforma Rechnung zu erstellen. Gehen Sie dazu in die Haupteinstellungen unter Punkt 6 – Vorlagen und wählen dort die Vorlage “Vorlage-Gruppiert-Proforma” aus:

Speichern Sie Ihre Änderung. Wechseln Sie nun zurück zum Punkt “Angebote” und erstellen Sie das Angebot / die Proforma Rechnung nach Ihren Bedürfnissen.

Anmerkung: Die Proforma Rechnung wird nicht unter dem Punkt “Rechnungen” erfasst, da sonst die Beträge in die Umsatzsteuerberechnung miteinbezogen werden, was bei einer Proforma-Rechnung nicht der Fall sein darf.

Eine weitere Möglichkeit, um Proforma Rechnungen zu erstellen finden Sie im Zusatzmodul Plus: Hier haben Sie drei weitere Rechnungskreise zur Verfügung, die Sie für Proforma-Rechnungen verwenden können.

Kategorie: Erste Schritte

In der Schweiz ist der einzelne Rappen kein Zahlungsmittel mehr und der Rechnungsbetrag muss auf 5 Rappen genau gerundet werden.

Dazu aktivieren Sie in den Einstellungen die Rappenrundung:

Rappenrundung
Kategorie: Erste Schritte

In EasyFirma 2 können Sie Dokumente in beliebige Dokumente kopieren. z.B. ein Angebot in eine Auftragsbestätigung, weiter zu einem Lieferschein und dann zu einer Rechnungen, ohne, dass Sie die Daten mehrmals eingeben müssen.
 

Die entsprechende Funktion finden Sie in der Übersicht mit dem Button “Kopieren”.

Rechnung-kopieren
Kategorie: Erste Schritte

Eine Sammelrechnung erstellen Sie indem Sie die gewünschten Rechnungen auswählen und dann “kopieren” und  “in Rechnung” drücken (siehe Bild). 

Auf dem selben Weg können Sie auch mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenfassen.

Sammelrechnung
Kategorie: Erste Schritte

Um eine Schlussrechnung zu schreiben, wählen Sie aus der Übersicht die entsprechenden Teilrechnungen aus. Dann klicken Sie auf den Button “Schluss-Rechnung” in der Übersicht oben.

Schlussrechnung-1

Danach öffnet sich ein Fenster, wo Sie die Schlussrechnung mit Beschreibung und Betrag erstellen können. Sie können entweder die kompletten Teilrechnungen vom Schlussbetrag abziehen oder nur bestimmte Positionen.

Schlussrechnung-2

Die Schlussrechnung ist nun fertig und kann ganz normal weiter bearbeitet werden.

Schlussrechnung-3
Kategorie: Erste Schritte

Sie können auf 2 Arten eine Teilzahlung, Akonto oder Anzahlung auf die Rechnung verbuchen.

1) Sie verbuchen die Anzahlung bei den Zahlungen. Diese finden Sie bei 3. Nummer unter dem Button Zahlungen. Es öffnet sich ein Fenster wo Sie mehrere Zahlungen bequem verbuchen können.

Teilzahlungen-Akonto

2) Sie schreiben eine normale Position und verbuchen diese mit negativen Vorzeichen.

Teilzahlung
Kategorie: Erste Schritte

In diesem Video erklären wir die wichtigsten Funktionen zum Thema elektronische Registrierkasse und wie Sie Kassenbons erstellen bzw. drucken können: 

Sie erfahren auch, wie Sie Einlagen und Entnahmen verbuchen können oder wie Sie Tagesabschlüsse erstellen. 

Kategorie: Erste Schritte

Um sich zum SQL Server zu verbinden gehen Sie zu Einstellungen -> 7. Pfad und Datenbank -> EF2 SQL Server Einstellungen.

Dort tragen Sie die Zugangsdaten ein oder Sie können diese mit dem kleinen grünen Pfeil die Zugangsdatendatei importieren.

Danach auf SQL Server verwenden klicken.

SQL-Datenbank-Verbinden-1

Danach können Sie eine Sicherung einspielen und erstellen. Auch Sicherungen von EasyFirma 1 können problemlos importiert werden.

Achten Sie aber bitte darauf nicht Ihre bestehenden Daten ungewollt zu überschreiben.

Kategorie: Erste Schritte

Verwenden Sie persönliche Anreden statt allgemeiner Standardfloskeln in Ihren Schreiben wie Rechnungen, Angebote usw. Dies kommt bei Ihren Kunden besser an und drückt ein zusätzliches Gefühl von Wertschätzung aus. In Österreich ist es allgemein immer noch Usus den Titel in der Anrede anzugeben, sofern dieser bekannt ist. Vielleicht möchten Sie auch unterschiedliche Anreden für unterschiedliche Kunden verwenden.

Wir zeigen Ihnen wie Sie persönliche Anreden mit EasyFirma 2 gestalten können:

Gehen Sie zu den Einstellungen und weiters zu Punkt 11 – Optionen.

Scrollen Sie hier nun solange hinunter, bis Sie zum Punkt „Persönliche Anreden“ gelangen:

anrede_variablen

Im Feld steht zuerst der Text der Anrede angeführt, in obigem Beispiel also „Sehr geehrte“ für die Frau, „Sehr geehrter“ für den Mann und für sonstige Anreden „Sehr geehrte Damen und Herren“. Die sonstige Anrede wird nur verwendet, falls Sie nicht bereits eine alternative Anrede wie z.B. “Familie …” definiert haben. 

In den Feldern für die Anrede Frau und Anrede Mann stehen nach dem Text Zahlen in Klammern. Diese dienen als Variable für den weiteren Aufbau der Anrede.

Wenn Sie mit der Maus über dieses Feld fahren, erscheint ein Beschreibungstext mit folgenden Variablen:

{0} – Anrede (Frau oder Mann)

{1} – Titel (z.B. Dr. oder Mag.)

{2} – Vorname

{3} – Nachname

{4} – Abteilung

{5} – Firma

Ausgangsbeispiel: Sehr geehrte {0} {1} {3},   Sehr geehrte Frau Mag. Müller

Weitere Beispiele:

  • Liebe {0} {3},  → Liebe Frau Müller
  • Guten Tag, {0} {1} {3}, → Guten Tag, Herr Dr. Müller
  • Wertes Team von {5}, → Wertes Team von Mustermann GmbH

Wichtig: Vergessen Sie nicht das Komma nach der Anrede. Bestätigen Sie die Änderung mit Speichern. Die Vorlage auf der rechten Seite aktualisiert sich sofort:

anrede_beispiel
anrede_beispiel

Sie können diese persönlichen Anreden auch im E-Mail verwenden. Mit einem Klick auf das Kästchen aktivieren Sie diese Option, sodass diese Anrede dann automatisch im Email-Text verwendet wird.  

Weiterführende Links: 

Kategorie: Erste Schritte

1. Erstellen Sie eine Sicherung Ihrer Daten in EasyFirma 1

Sicherungen-erstellen-ef1

2. Danach installieren Sie  EasyFirma 2 auf Ihrem PC. Sie können beide Programme parallel betreiben.

3. Danach spielen Sie Ihre Daten in EasyFirma 2. Die Daten werden 1:1 übernommen und Sie können gleich weiter arbeiten.

Sicherung-einspielen
Kategorie: Erste Schritte

In EasyFirma 2 können Sie sowohl mit Brutto als auch mit Netto Preisen arbeiten.

Die entsprechende Option finden Sie in den Einstellungen bei: 

Brutto-Netto-Preise
Kategorie: Erste Schritte

Diese Daten des Mahnwesens können Sie über die Basiseinstellungen ändern. Diese Einstellungen sind zugleich die Grundlage für die elektronische Rechnung.

IBAN_und_BIC_aendern
Kategorie: Erste Schritte

Es werden alle Dokumente (Rechnungen, Angebote,…) sowie alle Kunden und Produkte gelöscht. Nur die Einstellungen wie USt, Logo,… bleiben erhalten

Diese Funktion ist nur in der Demo verfügbar.

Demo-Daten-loeschen
Kategorie: Erste Schritte

Einen  Kontenplan/Kontenrahmen wie SKR03 oder SKR04 für Deutschland können Sie bei Einstellung 8. Ausgaben laden.

Import-Kontenplan

Danach können Sie ein Kontenplan Zip-File einlesen. Dieses finden Sie unter C:\Program Files (x86)\EasyFirma 2\Import-Beispiel.

Import-Kontenplan-Beispiel
Kategorie: Erste Schritte

Im Video finden Sie dazu eine Anleitung:

Kategorie: Erste Schritte

Den Zahlscheindruck finden Sie auf dem Tab Vorschau. Dann geben Sie noch Verwendungszweck sowie den Betrag an.

Zahlschein-drucken_1
Kategorie: Erste Schritte

In EasyFirma 2 können Sie die Zahlungsziele in den Einstellungen unter 3. “Texte – Extratext” definieren.

Dazu nennen Sie den Text z.B. “10 Tage” für 10 Tage Ziel, oder “14 Tage” für 2 Wochen,… usw.
Einfach “xx Tage” die Textvorlage nennen. Format: 2 Zahlen und “Tage”

Sobald Sie dann den gewünschten Text wählen, wird das Fälligkeitsdatum entsprechend gesetzt.

Zahlungsziel-einstellen

Danach können Sie beim Kunden ein Zahlungsziel fix einstellen. Bei einer neuen Rechnung wird dann dieses automatisch verwendet.

Zahlungsziel-Kunde
Kategorie: Erste Schritte

Zuerst sollten Sie die Aufmaß Berechnung aktivieren. Gehen Sie dazu in Einstellungen 6. Freie Felder und aktivieren die Option Aufmaß.

Aufmass-Berechnung

Danach können Sie im Feld Einheit “Rolle, Eimer, qm” etc. eingeben und die Menge wir für Sie automatisch richtig berechnet.

 Weitere Infos finden Sie in unsere Blog unter: Aufmaßberechnung richtig verwenden

Bei den Positionen gibt es zusätzlich ein Feld Aufmaß. Dort können Sie die Länge, Breite und Höhe eingeben und EasyFirma berechnet automatisch die Menge. Sie können Länge * Breite oder Länge * Breite * Höhe eingeben.

Handwerkerrechnung-Aufmass

Die Option zu Aktivierung der Aufmaßberechnung finden Sie in den Einstellungen unter Punkt 6 Freie Felder, Lager.

Option-Aufmasz

Das Feld mit den Aufmaßen können Sie im Vorlagendesigner auf Ihre Vorlage geben, oder Sie verwenden unsere neue Rechnungsvorlage für Handwerker wo wir das für Sie integriert haben.

Kategorie: Erste Schritte

Das Lager können Sie unter den Einstellungen unter Punkt 6. konfigurieren.

Sie können einstellen, welche Dokumente den Lagerstand ändern könne wie z.B. Rechnungen oder Lieferscheine. D.h. falls Sie eine Rechnung oder einen Lieferschein erstellen und der Artikel ebenfalls “Lager verwenden” aktiviert hat wird der Lagerstand automatisch angepasst.

Lager-verwenden
Kategorie: Erste Schritte

Zu den Einstellungen haben wir ein Video erstellt.

Dort erklären wir Ihnen ausführlich die Bedeutung und Konfiguration der Einstellungen von WoAx EasyFirma 2.

Fragen zu Erwerb und Lizenz

Leider nein, EasyFirma 2 ist ein Windows Programm.

Wir haben jedoch Kunden die EasyFirma 2 in einer virtuellen Maschine laufen lassen.

Sie benötigen pro PC (Hardware) eine Lizenz. Falls Sie im Netzwerk arbeiten können Sie als zweite Lizenz eine günstige Netzwerklizenz erwerben.

Siehe Shop.

Sie erreichen uns unter:

E-Mail: office@easyfirma.net

Telefon/Handy: +43 650 6342878

Fax: +43 1 812 12 10

Post: WoAx-IT Wolfgang Axamit KG, Schöpfergasse 6, 1120 Wien

Alle Infos finden Sie auch unter Kontakt.

EasyFirma 2 können Sie über die Einstellungen unter Punkt 8 – Lizenz und Upgrade upgraden. 

Lizenz-Upgrade

Problembehandlung & Fehler

Vorlage-rechter-Rand-rot

Dies passiert wenn in der Vorlage etwas über dem rechten Rand hinaus steht.
Lösung: Ziehen Sie die Elemente nach link bis der Rand wieder schwarz ist. Der rechte Rand darf nicht rot sein.

  • Kontrollieren Sie das Logfile. Schauen Sie in der Datei C:\Programme\EasyFirma\EasyFirma.log nach, ob Sie Informationen finden, die auf die Ursache des Problems schließen lassen.
  • Kontaktieren Sie unseren Support unter office [ät] easyfirma.net oder kostenlos unter Tel +43 650 63 42 878. Unsere Techniker gehen dem Problem umgehend nach.

1) Gehen Sie in den Ordner C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming und löschen das Verzeichnis \WoAx-IT

Das Verzeichnis “App Data” ist versteckt und Sie müssen es mit der Rechten Maustaste sichtbar machen.

AppData-Ordner

2)  Gehen Sie nach: C:\Users\Benutzername\AppData\Local und löschen das Verzeichnis \WoAx-IT_Wolfgang_Axamit_K

3) Starten Sie EasyFirma 2 neu.

Gehen Sie in Ihr EasyFirma Installationsverzeichnis (C:\Programme\EasyFirma\) und löschen die Datei EasyFirma.exe.config.

Entpacken Sie die neue Datei aus  EasyFirma.exe.zip und kopieren Sie diese  in das Installationsverzeichnis.

Dies ist leider ein Problem von Microsoft und nach einem Windows 10 Upgrade auftreten.

Versuchen Sie bitte die Lösung unter:

https://support.microsoft.com/en-us/mats/program_install_and_uninstall

Überprüfen Sie, ob Sie Lese- und Schreib-Zugriff auf die Datenbank und Vorlagen haben haben.

Geben Sie dem Benutzer “Jeder” Lese- und Schreib-Zugriff, falls Sie Probleme beim Zugriff haben. Siehe Bild:

Netzwerk-Berechtigungen-lesen-schreiben

Es stimmt etwas mit den Spracheinstellungen nicht. Sie sollten die Spracheinstellungen zurücksetzen.
Gehen Sie bitte folgend vor:

1) Öffnen Sie die Spracheinstellungen Ihres Betriebssystem. “Systemsteuerung  -> Sprachen”

Sprache-und-Bedienung

2) Danach gehen Sie auf Datum, Uhrzeit oder Zahlenformat ändern

3) Dann auf weiter Einstellungen

4) Dann auf zurücksetzen

5) Starten Sie EasyFirma neu

Sprache_zuruecksetzen
  • Beenden Sie EasyFirma 
  • Gehen Sie in Ihr EasyFirma 2 Verzeichnis (C:\Program Files (x86)\EasyFirma 2) und löschen alle Dateien aus dem Verzeichnis LayoutSettings (C:\Program Files (x86)\EasyFirma 2\LayoutSettings\*.*)

EasyFirma 2 wird nun mit dem Standard Layout gestartet.

Unabhängig davon können Sie in den Einstellungen festlegen, wie mit dem Layout verfahren wird. Siehe Bild: 

Oberflache-Einstellungen

Machen Sie sich keine Sorgen. EasyFirma 2 erstellt vor jedem Update automatische eine Sicherung.

 Diese finden Sie in c:\Programme\EasyFirma 2\Backup\ die entsprechende Datei heißt: z.B. “AutoBackup EasyFirma 2020-08-02-22-21” mit entsprechendem Datum und Uhrzeit.

Diese Sicherung spielen Sie einfach mit “Sicherung einspielen” (auf der Startfläche) ein und alle Ihre Daten und Vorlagen sind vorhanden.

Verbinden Sie EasyFirma 2 erneut mit der Netzwerkdatenbank.

Die Anleitung dazu finden Sie hier.

EasyFirma 2 funktioniert mit jedem MAPI-fähigen E-Mail Client wie z.B. Microsoft Outlook 365, welches mit dem kostenpflichtigen Office 365 ausgegeben wird.

Bei der Standardversion von Outlook, die gratis mit Windows 10 ausgeliefert wird, ist dies nicht der Fall. Als Alternative empfiehlt sich dann die Verwendung von Mozilla Thunderbird, einem kostenfreien und quelloffenen E-Mail Programm.

Sollten Sie keinen MAPI-fähigen E-Mail Client verwenden wollen, speichern Sie einfach Ihre Rechnungen, Angebote etc. als PDF und schicken diese separat als Anhang mit Ihrem Standard E-Mail Programm aus. 

Die Fernwartung befindet sich im laufenden Programm ganz links unten. Weiters gibt es ein Verknüpfung im Start/Programme/EasyFirma Verzeichnis.

Falls Sie Probleme mit der Installation haben, downloaden Sie für die Fernwartung bitte diesen Teamviewer (ca. 4 MB)  und kontaktieren kostenlos unseren Support.

Vorlagen

Kategorie: Vorlagen

Dazu ziehen Sie im Vorlagendesigner das Logo vom obersten Bereich in den Bereich “Kopf” herunter:

Logo-nur-Seite-1
Kategorie: Vorlagen

Wie Sie die Vorlage genau gestalten können und am besten mit dem Vorlagendesigner arbeiten, erfahren Sie in diesem Video:

Kategorie: Vorlagen

Sehen Sie sich bitte den 2. Teil unseres Videos zu Vorlagengestaltung an:

Kategorie: Vorlagen

Sobald eine Rechnung einmal gedruckt wurde, sollten Sie sie aus rechtlicher Sicht bei einem erneuten Ausdruck als Rechnungskopie kennzeichnen. 

Wir zeigen Ihnen, wie Sie in EasyFirma 2 eine Rechnungskopie als solche kennzeichnen. Zusätzlich können Sie einstellen, dass diese als Textfeld auf der Rechnung nur dann angezeigt wird, wenn diese eine Kopie nach einem bereits erfolgten Ausdruck darstellt.

Wählen Sie im Menüpunkt „Rechnungen“ den Punkt „Vorlage“ aus und öffnen Sie den Vorlagendesigner. Im rechten Fenster „Liste der Felder“ wählen Sie das Feld „DuplikatText“ unter „Dokumente“ aus (1) und ziehen danach das Feld in die linke Seite der Rechnung an die gewünschte Position (2).

Rechnungskopie-erstellen

Stellen Sie sicher, dass das Feld auf sichtbar gestellt ist. (3)

Im nächsten Schritt geben wir nun die Bedingung für das Feld ein, dass sicherstellt, dass das Feld nur im Falle eines erneuten Drucks, also einer Kopie, auf der Rechnung und somit auf dem Ausdruck erscheint. 
Klicken Sie dazu neben dem Feld „Sichtbar“ (das angehakt sein muss) auf den rechteckigen Auswahlknopf, es öffnet sich ein Feld mit dem Namen „Sichtbar Ausdruck“.  

Rechnungskopie-Bedingung-1
Rechnungskopie-Bedingung-1

Hier geben Sie nun die folgende Bedingung für das Feld ein: [Dokument].[IstDuplikat].

Rechnungskopie-Bedingung-bearbeiten

Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“. 
Als letzten Schritt klicken Sie auf den kleinen Pfeil über dem neu erstellten Feld. Es öffnet sich ein kleines Menü. Hier können Sie den Feldtext ändern, z.B. in „Rechnungskopie“. 

Rechnungskopie-Feldtext-1

Nun sind der Feldtext und auch die Bedingung des Feldes entsprechend angepasst.
Speichern Sie Ihre Änderungen in einer neuen Vorlage. Schließen Sie den Vorlagendesigner. 
Sobald Sie ein Dokument nun gedruckt haben, erscheint auf der Rechnung der Text „Rechnungskopie“: 

Rechnungskopie-final

 Weitere Informationen und Antworten auf Ihre Fragen finden Sie in unserem Supportbereich.

Sobald eine Rechnung einmal gedruckt wurde, sollten Sie sie aus rechtlicher Sicht bei einem erneuten Ausdruck als Rechnungskopie kennzeichnen. 

Wir zeigen Ihnen, wie Sie in EasyFirma 2 eine Rechnungskopie als solche kennzeichnen. Zusätzlich können Sie einstellen, dass diese als Textfeld auf der Rechnung nur dann angezeigt wird, wenn diese eine Kopie nach einem bereits erfolgten Ausdruck darstellt.

Wählen Sie im Menüpunkt „Rechnungen“ den Punkt „Vorlage“ aus und öffnen Sie den Vorlagendesigner. Im rechten Fenster „Liste der Felder“ wählen Sie das Feld „DuplikatText“ unter „Dokumente“ aus (1) und ziehen danach das Feld in die linke Seite der Rechnung an die gewünschte Position (2).

Kategorie: Vorlagen

Wenn Sie sehr lange Rechnungen erstellen, sodass es eine zweite Seite gibt, kann es passieren, dass der Briefkopf der zweiten Seite vergrößert werden muss.

Damit können Sie verhindern, dass bei einem Wassserzeichen oder Hintergrund der Briefkopf auf der zweiten Seite überschrieben wird.

  1. Klicken Sie auf Ihre Rechnungsvorlage und öffnen Sie diese mittels des Vorlagendesigners
  2. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste unter dem Briefkopf auf das erste Element (ReportHeader) – ein Dialogmenü öffnet sich. Klicken Sie hier auf Band einfügen –> Seitenkopf:
screenshot_seitenkopf

3. Sie haben nun den Seitenkopf eingefügt. In diesem Feld klicken Sie nun auf den kleinen blauen Pfeil, wo sich ein weiteres Menü öffnet. In diesem Menü klicken Sie „Nicht im Berichtskopf“ an:

screenshot_seitenkopf-berichtskopf

Speichern Sie danach Ihre Änderungen und schließen Sie den Vorlagendesigner.

Nun bleibt der Briefkopf der zweiten Seite unverändert und der Text rutscht erst darunter nach.

lange-Rechnung
Kategorie: Vorlagen

Die Vorlage können Sie mit dem Vorlagendesigner auf den Millimeter genau anpassen und gestalten.

Den Vorlagendesigner finden Sie direkt über der Dokumentansicht, mit dem Button Vorlage.

VorlagenDesigner_1
Kategorie: Vorlagen

In unserem Erklärvideo zeigen wir, wie es gemacht wird:

Kategorie: Vorlagen

Sie können den Inhalt, das Layout und die Größe der Etikette individuell anpassen und z.B. nach Avery Standard, Herlitz oder Zweckform ausrichten.

Dazu öffnen Sie den Vorlagendesigner mittels Klick auf den Menüpunkt „Vorlage“. Klicken Sie unter Datei auf „Neu mit Assistenten“. Ein Dialogfenster mit dem Berichtsassistenten öffnet sich. Klicken Sie nun auf Beschriftungen und im nächsten Schritt auf „keine Daten“: 

Etikettendruck-Avery

Sie können hier aus den verschiedenen Formaten von Avery etc. wählen, z.B. Avery Standard 2160. Sie können die Beschriftungsparameter anpassen und z.B. als Format A4 wählen. Mit Klick auf „Fertig“ passt der Vorlagendesigner nun Ihre Einstellungen an. In der Vorschau sehen Sie dann das Format von Avery Standard 2160:

Avery-Vorlage

Sie können beliebige Felder (wie EAN-Code, Preis etc.) hinzufügen und anschließend Ihre Etiketten mit der gewählten, passenden Vorlage bedrucken. Speichern Sie Ihre Änderungen unter einer neuen Vorlage mit dem Namen “Etikette” (Beispiel: “Etikettenvorlage-Avery”) im Verzeichnis \EasyFirma2\Vorlagen ab.

Gehen Sie nun zurück zu Produkte – Listendruck und wählen Ihre neu erstellte Vorlage aus. 

Mehr Informationen finden Sie in unserem  Blogbeitrag zum Thema Etikettendruck.

Kategorie: Vorlagen

Falls Sie mit unterschiedlichen Vorlagen arbeiten, können Sie schnell im  “3. Vorschau” Tab die gewünschte Vorlage wählen.

Beispiel: Falls Sie ein Angebot auf speziellem Briefpapier drucken wollen oder für spezielle Kunden eine spezielle Vorlage verwenden möchten.

Briefpapier1
Kategorie: Vorlagen

Dafür gibt es ein Element namens “Seiteninformation”, dass Sie nur an die gewünschte Stelle ziehen müssen. Siehe Bild:

Seitenzaehler
Kategorie: Vorlagen

Sie können die Vorlage für Angebote mühelos in eine Vorlage für Kostenvoranschläge umbenennen.

Wie dies geht, sehen Sie im Video:

Kategorie: Vorlagen

Um ein Wasserzeichen in die Vorlage einzubauen öffnen Sie den Vorlagendesigner und wählen “Eigenschaften” aus. Im Tab “Favoriten” finden Sie das Feld “Wasserzeichen”. Hier können Sie entweder Text oder ein entsprechendes Bild zuweisen: 

Wasserzeichen-einfuegen

Sie können hier z.B. auch den Transparenzgrad des Wasserzeichens oder auch die Ausrichtung des Bildes einstellen.  

So können Sie Ihre Vorlagen für Rechnungen, Angebote usw. noch professioneller gestalten und vor allem fälschungssicher machen.

Weiterführende Links: 

Kategorie: Vorlagen

Dazu gibt es 2 Möglichkeiten:

1. Sie kopieren die Vorlage manuell in das Vorlagenverzeichnis (C:\Programme\EasyFirma2\Vorlagen\)

2. Sie importieren die Vorlage via Einstellungen -> 6. Vorlage -> importieren

Vorlagen-importieren
Kategorie: Vorlagen

Im Menüpunkt „Produkte“ wählen Sie ein entsprechendes Produkt aus, wählen Etiketten im Dropdown-Menü und klicken auf „Go“:

Etikettendruck

Sie können anschließend das Dokument mit dem Befehl „Drucken“ (mit oder ohne Dialogfenster) ausdrucken und Ihrem Papierformat anpassen.

Etikettendruck und fertige Vorlagen (Avery etc.) verwenden

Beim Etikettendruck gibt es einiges zu beachten. Am besten Sie greifen auf fertige Vorlagen zurück, um sicherzugehen, dass Ihr Ausdruck z.B. für Adressetiketten oder Produktetiketten auch genau der Etikettenvorlage des Herstellers entspricht. EasyFirma 2 verfügt über eine Vielzahl an gängigen Vorlagen dafür. 

Etiketten drucken

Im Menüpunkt „Produkte“ wählen Sie ein entsprechendes Produkt aus, wählen Etiketten im Dropdown-Menü und klicken auf „Go“:#

Beim Etikettendruck gibt es einiges zu beachten. Am besten Sie greifen auf fertige Vorlagen zurück, um sicherzugehen, dass Ihr Ausdruck z.B. für Adressetiketten oder Produktetiketten auch genau der Etikettenvorlage des Herstellers entspricht. EasyFirma 2 verfügt über eine Vielzahl an gängigen Vorlagen dafür. 

Etikettendruck

Sie können anschließend das Dokument mit dem Befehl „Drucken“ (mit oder ohne Dialogfenster) ausdrucken und Ihrem Papierformat anpassen.

Fertige Vorlagen verwenden:

Sie können den Inhalt, das Layout und die Größe der Etikette natürlich auch individuell anpassen und z.B. nach Avery Standard, Herlitz oder Zweckform ausrichten.

Dazu öffnen Sie den Vorlagendesigner mittels Klick auf den Menüpunkt „Vorlage“. Klicken Sie unter Datei auf „Neu mit Assistenten“. Ein Dialogfenster mit dem Berichtsassistenten öffnet sich. Klicken Sie nun auf Beschriftungen und im nächsten Schritt auf „keine Daten“: 

Etikettendruck-Avery
Etikettendruck-Avery

Sie können hier aus den verschiedenen Formaten von Avery etc. wählen, z.B. Avery Standard 2160.

Sie können die Beschriftungsparameter anpassen und z.B. als Format A4 wählen. Mit Klick auf „Fertig“ passt der Vorlagendesigner nun Ihre Einstellungen an.

In der Vorschau sehen Sie dann das Format von Avery Standard 2160:

Vorlage-Avery-final
Vorlage-Avery-final

Sie können beliebige Felder (wie EAN-Code, Preis etc.) hinzufügen und anschließend Ihre Etiketten mit der gewählten, passenden Vorlage bedrucken.

Speichern Sie Ihre Änderungen unter einer neuen Vorlage mit dem Namen “Etikette” (Beispiel: “Etikettenvorlage-Avery”) im Verzeichnis \EasyFirma2\Vorlagen ab. Gehen Sie zurück zu Produkte – Listendruck und wählen nun Ihre neu erstellte Vorlage aus. 

Kategorie: Vorlagen

Nach dem Sie mit dem Vorlagendesigner verschiedene Vorlagen erstellt haben, können Sie in der Vorschau schnell wechseln:

Vorlage-wechesln-1