Rechnungen schreiben - Tipps & Tricks
Richtige Rechnungen schreiben gehört zu den Aufgaben eines jeden Unternehmens, schließlich wollen Sie ja an Ihr Geld kommen und keine Probleme mit dem Finanzamt dabei haben.
Mit unserem Rechnungsprogramm EasyFirma können Sie kinderleicht 100% rechtssichere Rechnungen schreiben.
Video zum einfachen Rechnung schreiben
In diesem Video sehen Sie wie Sie mit EasyFirma kinderleicht eine 100% rechtssichere Rechnung schreiben können.
Was gehört auf eine Rechnung?
- gesetzliche Pflichtangaben
- klare Beschreibung der Lieferung oder Leistung
- Kontaktdaten – gut sichtbar
- Zahlungsziel & Zahlungsbedingungen
- Betrag und Umsatzsteuer
Pflichtangaben einer Rechnung
Folgende Pflichtangaben sind für eine rechtskonforme Rechnung notwendig (gilt für Deutschland, Österreich und die Schweiz):
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) müssen zusätzlich die Rechtsform, den Sitz, die Firmenbuchnummer und das Firmenbuchgericht angeben
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Genaue Menge und Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der Dienstleistungen
- Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung ( Leistungsdatum)
- Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und der anzuwendende Umsatzsteuersatz bzw. bei Steuerbefreiung ein Hinweis (z.B. für Kleinunternehmer)
- Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum
- Eindeutige fortlaufende Nummer
- Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Rechnungsstellers
- UID-Nummer des Leistungsempfängers, falls bekannt. (bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über € 10.000,– inkl. USt verpflichtend, ebenso bei Reverse Charge)
- Bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen
Klare Beschreibung
Beschreiben Sie Ihre Produkte und Leistungen klar und unmissverständlich. Es ist weder gut für Sie noch für Ihre Kunden durch unklare oder zu kurze Bezeichnungen unnötig Zeit zu verlieren. Wenn Sie größere Rechnungen schreiben dann untergliedern Sie diese in verschiedene Bereiche. Falls Sie Handwerker sind sollten Sie Material, Arbeit und Wegzeit extra summieren.
Kontaktdaten auf den Rechnungen angeben
Führen Sie Ihre Kontaktdaten, am besten mit Telefonnummer, auf der Rechnung an. Diese befindet sich meist im oberen Bereich. Falls der Kunde Fragen zur Rechnung oder zur Bezahlung hat, weiß er, wie er Sie kontaktieren kann.
Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen
Schreiben Sie klar und deutlich Zahlungsziel und Zahlungsbedingungen auf Ihre Rechnung, sofern die Rechnung nicht schon bezahlt wurde. Machen Sie es Ihren Kunden so leicht wie möglich die Rechnung zu zahlen. Heben Sie deshalb im Falle einer Banküberweisung Ihre Kontonummer (IBAN und BIC) deutlich hervor.
Wann müssen Unternehmer eine Rechnung ausstellen?
Unternehmer sind verpflichtet eine Rechnung zu schreiben:
- auf Verlagen des Kunden, egal ob Privat oder Unternehmer
- bei sonstigen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten (z.B. Gastronomie)
- bei Umsätze an andere Unternehmen
- bei steuerpflichtige Umsätzen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch bei Privatpersonen
Wie viel Zeit haben Sie um eine Rechnung zu schreiben?
Sie haben der Verpflichtung zur Rechnungsausstellung spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen.
Konsequenzen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnungslegung
Nur eine Rechnung die den obigen Bestimmungen entspricht, berechtigt den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug. Falls Sie keine ordnungsgemäße Rechnungen legen, können Sie zivilrechtlich auf Schadensersatz verklagt werden.
Falls der Rechnungsaussteller nicht oder nicht richtig in der Rechnung bezeichnet wird und auch im Nachhinein nicht namhaft gemacht werden kann, kann die Abzugsfähigkeit der Zahlung als Betriebsausgabe verweigert werden. Dies soll Scheinrechnungen unterbinden.
Kein Risiko eingehen - Software nutzen
Wenn Sie sich jetzt nicht sicher sind wie Sie eine 100% rechtlich korrekte Rechnung schreiben können und Probleme mit dem Finanzamt vermeiden möchten, testen Sie EasyFirma. Unsere Rechnungssoftware ist speziell für Kleingewerbe, Handwerker und Selbstständige entwickelt worden und erleichtert Ihnen die Rechnungsstellung ungemein.
Mit EasyFirma können Sie sicher sein, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Unsere Software ist einfach zu bedienen und vielfach in der Praxis erprobt.
Testen Sie EasyFirma unverbindlich für 30 Tage. Wenn Ihnen die EasyFirma gefällt, können Sie die Demo mit einem Freischaltcode zur Vollversion aktivieren und nahtlos weiterarbeiten. Ihre Daten und Einstellungen bleiben dabei vollständig erhalten. Sollte EasyFirma 3 nicht das Richtige für Sie sein, können Sie die Software problemlos deinstallieren.
Beispielrechnung zum herunterladen
EasyFirma kostenlos testen oder direkt kaufen
Gehen Sie keine Risiko ein sondern testen Sie in aller Ruhe EasyFirma 3 30 Tage kostenlos und unverbindlich. Falls Sie zufrieden sind können Sie im Shop eine Seriennummer zum Freischalten zu der Vollversion kaufen. Falls Sie nicht zufrieden sind, dann können Sie EasyFirma 3 wieder rückstandslos deinstallieren.