Rechnungen mit Word und Excel: Informationen und Rechtliches
Vor allem viele kleinere Unternehmen schreiben ihre Rechnungen noch mit Word oder Excel. Der Grund ist die unkomplizierte Handhabung mit vertrauten Tools.
Doch wegen der E-Rechnungspflicht ist es bald nicht mehr möglich, gesetzeskonforme Rechnungen mit den Office-Programmen zu scheiben.
Als Unternehmer sollten Sie daher zeitnah auf eine Alternative zu Rechnungen mit Word und Excel umsteigen.
Rechnungen schreiben mit Word und Excel
Die Erstellung von Rechnungen mit Microsoft Word oder Excel ist nach wie vor weit verbreitet – insbesondere bei kleineren Unternehmen, Selbstständigen und Vereinen. Beide Programme bieten auf den ersten Blick eine einfache Möglichkeit, Rechnungsdokumente individuell zu gestalten und schnell zu versenden.
Typischerweise wird eine Vorlage genutzt, in die die erforderlichen Rechnungsdaten manuell eingetragen werden. In Excel lassen sich zudem einfache Formeln zur Berechnung von Beträgen und Steuersätzen einsetzen. Für viele Nutzer ist das eine vertraute Lösung, bei der keine zusätzliche Software erforderlich ist.
Word- und Excel-Rechnungen nicht mehr zulässig
Spätestens ab dem 1. Januar 2028 muss jeder Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen verschicken. Rechnungen, die mit Word und Excel geschrieben werden, sind ab dann nicht mehr erlaubt, selbst wenn diese in eine PDF umgewandelt werden.
Was sich ändert – E-Rechnungspflicht seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 tritt stufenweise eine Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich in Kraft. Unternehmen sind seitdem sukzessive dazu verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu übermitteln – einfache PDFs oder manuell erstellte Word/Excel-Dateien genügen diesen Anforderungen nicht mehr. Die Erstellung von elektronischen Rechnungen mit Word und Excel ist nicht möglich.
Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?
Grundsätzlich gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025. Um Unternehmen den Umstieg zu erleichtern, hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 beschlossen (§ 27 Abs. 38 UStG n. F.).
Übergangsregelungen im Überblick:
Bis Ende 2026
Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 dürfen weiterhin:
Papierrechnungen verwendet werden.
Elektronische Rechnungen im alten Format genutzt werden, sofern der Empfänger zustimmt.
Bis Ende 2027
Für Umsätze im Jahr 2027 sind weiterhin zulässig:
Papierrechnungen,
sowie alte E-Rechnungsformate mit Zustimmung des Empfängers – allerdings nur bei einem Vorjahresumsatz bis max. 800.000 Euro.
Unternehmen mit höherem Umsatz dürfen weiterhin Rechnungen über EDI-Verfahren übermitteln, selbst wenn diese nicht dem neuen Standard entsprechen.
Sonderregelung für Voraus- oder Anzahlungsrechnungen
Bei Teilzahlungen vor Leistungsausführung kann eine End- oder Restrechnung erstellt werden. Da Endrechnungen derzeit technisch noch nicht vollständig als strukturierte E-Rechnung darstellbar sind, empfiehlt sich die Nutzung einer Restrechnung. Alternativ ist eine Endrechnung mit Anhang (als unstrukturierte Datei) bis zum 31.12.2027 ebenfalls zulässig.
Ein separater Versand einer speziellen Zusammenstellung ist bei E-Rechnungen nicht erlaubt.
Ab 2028
Ab dem 1. Januar 2028 gelten die neuen Anforderungen verbindlich für alle. Dann müssen E-Rechnungen im vorgeschriebenen strukturierten Format ausgestellt und übermittelt werden. Dies bereitet den Weg für geplante Meldesysteme auf nationaler und EU-Ebene (ViDA-Initiative). Zur konkreten Ausgestaltung wurde dem BMF eine Verordnungsermächtigung (§ 14 Abs. 6 UStG n. F.) eingeräumt.
Wichtig: Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können!
Auch wenn noch nicht jeder Unternehmer verpflichtet ist, E-Rechnungen zu schreiben, müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen und validieren können. Eine Validierung ist mit Word und Excel nicht möglich. Hier erfahren Sie mehr über die Validierung von E-Rechnungen.
Ist es derzeit weiterhin erlaubt, Rechnungen mit Excel oder Word zu schreiben?
Ja – in bestimmten Fällen ist das auch nach Einführung der E-Rechnungspflicht noch erlaubt.
Rechnungen mit Word oder Excel zu erstellen ist nicht grundsätzlich verboten. Sie können diese Programme weiterhin nutzen, sofern keine E-Rechnungspflicht im Einzelfall besteht – etwa bei B2C-Geschäften oder in Übergangsfristen.
Im B2B-Bereich gilt jedoch: Sobald die E-Rechnungspflicht für Sie greift, muss die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt und übermittelt werden.
In diesen Fällen genügt eine Word- oder Excel-Datei nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen – auch nicht im PDF-Format. Aus diesem Grund ist das Schreiben von Rechnungen mit Word und Excel dann nicht mehr möglich.
EasyFirma testen: Rechnungen einfach schreiben ohne Word und Excel
Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie EasyFirma 30 Tage lang völlig unverbindlich und kostenlos. Die Angabe von Daten ist nicht notwendig.
Rechnungsvorlagen Word und Excel
Für die Rechnungserstellung von Word- und Excel-Rechnungen werden fertige Rechnungsvorlagen genutzt, wobei dann einfach die Daten ausgetauscht werden.
Hier stellen wir Ihnen kostenlose Rechnungsvorlagen für Word und Excel bereit.
Beachten Sie aber bitte, dass Sie diese nicht mehr lange nutzen können!
Vorlage Standardrechnung Word und Excel
Mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage Standard für Word und Excel erstellen Sie in wenigen Minuten eine formal korrekte und übersichtliche Rechnung – ideal für Freiberufler, Kleinunternehmer, Selbstständige oder Gründer.
Die Vorlage enthält alle notwendigen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG, wie z. B.:
Rechnungsnummer
Leistungsdatum
Netto- und Bruttobeträge
Umsatzsteuer-Ausweisung
Rechnungsvorlage Kleinunternehmer (Word/Excel)
Diese Rechnungsvorlage ist speziell für Kleinunternehmer konzipiert, die umsatzsteuerbefreit nach § 19 UStG abrechnen. Sie enthält keine Mehrwertsteuer-Ausweisung und weist den Hinweis „Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ klar sichtbar unter dem Rechnungsbetrag aus.
Die Vorlage eignet sich für Freiberufler, Einzelunternehmer oder kleine Gewerbebetriebe, die eine einfache, formgerechte Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen möchten.
Bearbeitung direkt in Word und Excel. Alle Inhalte sind anpassbar. Die Datei kann gespeichert, gedruckt und als PDF versendet werden.
Rechnungsvorlage (ausgewiesene Lohnkosten)
Dieses Muster für Word und Excel ist ideal für Rechnungen, bei denen Lohnkosten getrennt ausgewiesen werden sollen – etwa bei Handwerksleistungen oder Montagearbeiten. Die Arbeitszeiten und Stundensätze können separat erfasst und vom übrigen Material klar abgegrenzt werden.
Die Vorlage enthält Felder für:
Arbeitsleistung nach Stunden oder Pauschale
Materialkosten als eigene Gruppe
Netto-, Steuer- und Gesamtbeträge
Die Aufteilung erleichtert dem Rechnungsempfänger die Nachvollziehbarkeit – besonders bei Angeboten mit verschiedenen Leistungsarten.
Rechnungserstellung mir Excel und Word: Vorteile und Nachteile
Vorteile
- Vertraute Programme
- Keine neue Software nötig
- Vermeintlich einfach
Nachteile
- Formatierungsfehler können zu Unklarheiten führen
- Pflichtangaben werden leicht übersehen
- E-Rechnung nicht möglich
- Probleme mit Datenschutz und GoB
- Bald nicht mehr möglich
Risiken bei weiterer Nutzung von Word und Excel
Trotz ihrer Verbreitung sind Word und Excel zur Rechnungserstellung nicht für die heutigen rechtlichen und technischen Anforderungen ausgelegt. Was auf den ersten Blick praktisch wirkt, kann in der Praxis zu erheblichen Problemen führen – vor allem mit Blick auf die E-Rechnungspflicht seit 2025.
Die Nutzung dieser Office-Tools birgt konkrete Risiken:
- Manuelle Fehler durch Excel-Formeln oder falsche Beträge sind häufig.
- Excel- und Word-Rechnungen erfüllen nicht die Anforderungen der E-Rechnungspflicht.
- Word-Dateien lassen sich nicht maschinell einlesen – Zahlungsverzögerungen drohen.
- Finanzämter erkennen fehlerhafte Rechnungen möglicherweise nicht an.
Als Unternehmer sollten Sie daher frühzeitig auf eine professionelle und rechtssichere Lösung umsteigen, um Probleme bei Prüfung, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung zu vermeiden.
PDF in E-Rechnungen umwandeln?
Es gibt einige Tools, mit denen PDF-Rechnungen in elektronische Rechnungen umgewandelt werden können. Diese Rechnungen erfüllen dann womöglich die E-Rechnungspflicht.
Sinnvoll ist das jedoch nicht. Der Prozess ist aufwendig und wesentlich komplexer als das Rechnung schreiben mit einer professionellen Rechnungssoftware wie EasyFirma, mit welcher auch die Validierung erhaltener E-Rechnungen ein Kinderspiel ist.
Vergleich EasyFirma mit Word & Excel
| Funktion | Rechnung mit Word/Excel | EasyFirma |
|---|---|---|
| E-Rechnung (gesetzeskonform) | ❌ Nicht möglich | ✅ Ja |
| Kunden- & Artikelverwaltung | ❌ Nur manuell | ✅ Voll integriert |
| Bedienung | 😐 Vermeintlich einfach | ✅ Tatsächlich einfach |
| Skalierung | ❌ Aufwendig bei vielen Rechnungen | ✅ Für alle Unternehmensgrößen geeignet |
| DATEV-Schnittstelle | ❌ Nein | ✅ Ja, optional für EasyFirma Ultimate |
| Weitere Funktionen erhältlich | ❌ Nein | ✅ Ja, je nach Version |
EasyFirma: Die professionelle Alternative zu Word- und Excel-Rechnungen
Unternehmer, die weiter Rechnungen mit Word und Excel schreiben möchten, bräuchten dafür in Zukunft mindestens 3 Programme. Mit Word und Excel werden die Rechnungen geschrieben und dann in PDF umgewandelt. Mit einem anderen Programm werden diese in E-Rechnungen konvertiert und erhaltene Rechnungen müssen mit einem dritten Tool validiert werden.
Mit EasyFirma haben Sie nur eine einzige Software, die das alles übernimmt. Zusätzlich ist schon in der Standardversion eine Kunden- und Artikelverwaltung enthalten. EasyFirma ist die optimale Alternative zu Word und Excel, die Ihnen als Unternehmer den geschäftsalltag erheblich erleichtert.
100% rechtssicher: Erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
Kein Abo: EasyFirma wird einmalig gekauft.
Einfacher: Professionelles Rechnungsprogramm statt Word und Excel.
E-Rechnungen: Mit wenigen Klicks erstellen und validieren.
Funktionsstark: Kunden- und Artikelverwaltung integriert.
Benutzerfreundlichkeit: EasyFirma ist intuitiv und einfach zu bedienen.
Netzwerkfähig: Ermöglicht die gleichzeitige Nutzung durch mehrere Benutzer im selben Netzwerk.
Steuerberater: DATEV-Schnittstelle für Ultimate erhältlich.
Weitere Funktionen von EasyFirma
Häufige Fragen (FAQ) zu Rechnungen mit Word und Excel
Ja – unter bestimmten Voraussetzungen. Wenn keine E-Rechnungspflicht für den konkreten Vorgang besteht (z. B. bei B2C-Geschäften oder Ausnahmen), dürfen Rechnungen weiterhin mit Word oder Excel erstellt werden. Im B2B-Bereich müssen jedoch strukturierte E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD verwendet werden.
Nein. Word- und Excel-Dateien enthalten keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten. Auch ein Export als PDF erfüllt die Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht. Für den Versand einer gültigen E-Rechnung ist ein professionelles Rechnungsprogramm wie EasyFirma oder eine Validierungssoftware erforderlich.
Ja. Allerdings muss noch nicht jedes Unternehmer E-Rechnungen verschicken. Jedes Unternehmen muss jedoch seit 2025 zum Empfang von elektronischen Rechnungen bereit sein. Daher ist es empfehlenswert, sich jetzt mit dem Thema vertraut zu machen und auf eine zukunftssichere Lösung umzusteigen.
Wenn Sie an ein empfangspflichtiges Unternehmen eine nicht-konforme Rechnung (z. B. als PDF) senden, kann diese abgelehnt werden. Das führt zu Zahlungsverzögerungen und erhöhtem Aufwand in der Buchhaltung. Bei wiederholten Verstößen drohen zudem Probleme bei steuerlichen Prüfungen.
Ja. Mit EasyFirma erstellen Sie gesetzeskonforme E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD mit wenigen Klicks – ganz ohne technisches Vorwissen.
Nein. Programme wie EasyFirma sind speziell für Einsteiger und kleinere Unternehmen konzipiert. Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten, und Sie können Kunden, Artikel und Rechnungen bequem digital verwalten.
EasyFirma ist vor allem für kleinere Unternehmen, Selbstständige und Handwerker geeignet.
Nein, EasyFirma wird einmalig gekauft. Es entstehen keine Abo- und Folgekosten.
Bewertungen Rechnungsprogramm
Über 300 positive Kundenstimmen, die für sich sprechen
EasyFirma hat zahlreiche positive Kundenbewertungen erhalten. Überzeugen Sie sich selbst, wieso unsere Software so beliebt ist:
Jetzt EasyFirma 30 Tage ohne Risiko testen
Starten Sie noch heute und überzeugen Sie sich von den vielen Vorteilen von EasyFirma.
Testen Sie 30 Tage unverbindlich und ohne Angabe von Daten.