ZUGFeRD und XRechnung

Was ist ZUGFeRD? Was ist der Unterschied zur XRechnung?

ZUGFeRD ( Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist das offizielle deutsche elektronische Rechnungsformat. Dabei wird eine maschinell lesbare XML Rechnung in ein für den Menschen lesbares PDF Dokument eingebunden. Die Version ZUGFeRD 2.1 ist mit dem französischen Standard Factur-X 1.0 technisch identisch, um auch auf europäischer Ebene eine Standardisierung zu gewährleisten.  So gewinnt der ZUGFeRD Standard aktuell immer mehr an Bedeutung. 

Die XRechnung ist dabei eine Vorgabe, um den elektronischen Rechnungsdatenaustausch mit deutschen Behörden zu regeln. Dabei werden nur rein strukturierte Daten übertragen, es wird kein menschenlesbares Dokument übermittelt (wie z.B. die ZUGFeRD-PDF). In der aktuellen Version von ZUGFeRD ist die XRechnung bereits integriert. 

Seit wann gibt es ZUGFeRD?

ZUGFeRD wurde erstmals bei der CEBit 2013 vorgestellt. Den ersten offiziellen ZUGFeRD SDK gibt es seit Anfang 2014. Die aktuelle Version von ZUGFeRD 2.1.1. ist vom 01.07.2020, ab dieser Version ist die XRechnung integriert und Bestandteil von ZUGFeRD.  Seit dem 27. November 2020 ist eine eRechnung für Rechnungssteller an die deutsche Bundesverwaltung verpflichtend, diese müssen entweder im Format XRechnung oder im ZUGFeRD Format (ab 2.1.) erstellt werden.

Aufbau von ZUGFeRD

Eine ZUGFeRD Rechnung besteht aus 2 Teilen. Einem PDF/A3 Dokument, welches zur Langzeitarchivierung geeignet ist. Der zweite Teil ist eine XML Rechnung, die auf dem Cross Industry Document des UN/CEFACT Format beruht. ZUGFeRD verknüpft beide Dokumente, in dem es die XML-Rechnung als Anhang in das PDF einbettet.

PDF Rechnung e-Rechnung
XML Format EasyFirma 2

Vorteile

  • .PDF ist für den Menschen lesbar
  • XML ist von Software lesbar
  • keine Medienbrüche, leicht weiter zu verarbeiten
  • Keine Papierausdrucke
  • schnellerer Rechnungsdurchlauf
  • effizientes Arbeiten mit ZUGFeRD

Profile

ZUGFeRD gibt es in 3 verschieden Profilen/Versionen. Diese definieren, welche bzw. wieviele Daten durch die ZUGFeRD-XML übertragen werden. 

Basic Profil

Im ZUGFeRD Basic Profil sind nur die unbedingt notwendigen gesetzliche vorgeschrieben Elemente (Pflichtangaben) einer Rechnung enthalten. Das Basic Profil ist die Mindestanforderung und muss von jeder Software unterstützt werden.

Comfort Profil

Das Comfort Profil baut auf dem Basic Profil auf und erweitert diese Daten die für die automatische Rechnungsverarbeitung notwendig sind. Es ist z.B. um Zahlungsinformationen, Fristen, IBAN, BIC,… erweitert.

Extended Profil

Das Extended Profil baut auf dem Comfort Profil auf ist um weitere branchenspezifische Erweiterung ergänzt.

Export als ZUGFeRD Rechnung

In EasyFirma 2 ist jede Rechnung, die als PDF exportiert wird, automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung in der Version 1.0. 

Der Export als ZUGFeRD 2.1 Rechnung steht Ihnen ab sofort im Zusatzmodul Plus zur Verfügung.

ZUGFeRD Export EasyFirma 2

Sie können das dadurch generierte PDF z.B. per E-Mail versenden, die XML Struktur ist bereits integriert. Wenn Sie nur das XML exportieren möchten, verwenden Sie Export als XRechnung.

ZUGFeRD für C# .NET

Wir bieten eine C# .NET Klasse für ZUGFeRD an, mit der Sie fehlerfreie ZUGFeRD XML Rechnungen des Extended Profils generieren können. Damit können Sie das XML für jede Art von ZUGFeRD Rechnungen erstellen. Es gibt keinerlei Einschränkungen. Alle Attribute und Eigenschaften des offiziellen ZUGFeRD Schemas werden angeboten.

ZUGFeRD und XRechnung in EasyFirma 2

Im Menüpunkt Rechnungen – Details finden Sie im Reiter „4. Kommentar“ den Tab ZUGFeRD:

ZUGFeRD in EasyFirma 2

Hier können Sie die Metadaten einsehen, die im XML ausgegeben werden und bei Bedarf ändern (wie z.B. die Bankverbindungsdaten). Bereits bestehende Rechnungen im ZUGFeRD / XRechnungsformat werden dabei nicht überschrieben. Generell müssen Sie die Felder aber nur kontrollieren, die Felder für Käufer und Verkäufer sind bereits vorausgefüllt.

Mapping für ZUGFeRD-Felder: Jede ID wie z.B. BT-27 steht für einen bestimmten Wert, wie z.B. Firmenname. Hier finden Sie eine Tabelle mit der Abbildung des semantischen Datenmodells für ZUGFeRD (EN16931-1) mit einer Liste für alle Werte.

Rechnungseinbringung an den deutschen Bund:

Leitweg-ID

Wenn Sie eine ZUGFeRD oder XRechnung an die deutsche Bundesverwaltung einreichen, muss die Leitweg-ID zwingend angegeben werden. Die Leitweg-ID bestimmt, an welchen (eindeutigen) Rechnungsempfänger die eRechung übermittelt werden soll. Sie ist eine Nummer, die sich aus 3 Teilen zusammensetzt: aus der Grobadressierung, der Feinadressierung und der Prüfziffer. Im folgenden sehen Sie ein Beispiel: 

Die Grobadressierung und die Prüfziffer sind verpflichtend anzugeben, die Feinadressierung kann vom Bund und den Ländern dabei nach eigenem Ermessen gestaltet werden. Für die Verwaltungseinheiten des Bundes wird z.B. 99 (bei der Grobadressierung) verwendet. Wenn Sie eine falsche Leitweg-ID angeben, kommt es ggf. zu einer Zurückweisung der e-Rechnung bzw. wird sich dadurch die Rechnungsbearbeitung verzögern. Vergewissern Sie sich also, dass Sie die richtige Leitweg-ID verwenden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Eine Übersicht, welche Stelle mit welchen Leitweg-IDs arbeitet, finden Sie hier.

Tipp: Vergessen Sie nicht, die Leitweg-ID im Tab „ZUGFeRD“ (wie oben beschrieben) anzugeben wenn Sie die Rechnung erstellen.

Als nächsten Schritt reichen Sie Ihre XRechnung (XML) beim Bund online ein:

Bund Einreichung 1
Bund Einreichung 2

Sobald die Rechnung hochgeladen wurde, können Sie auch hier die Rechnung überprüfen und sofort einreichen. Eine genaue Anleitung zur elektronischen Rechnungseinbringung an den Bund finden Sie hier.

Hier können Sie sich unser Erklärvideo zur Erstellung von ZUGFeRD / XRechnungen mit EasyFirma 2 ansehen:

Wichtige Links zum Weiterlesen

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