Rechnungsfreigabe Software EasyFirma
Mit unserer Software EasyFirma ist der Freigabeprozess für E-Rechnungen ein Kinderspiel.
Nach der Validierung kann die Rechnung von der verantwortlichen Person geprüft und dann zur Zahlung freigegeben werden.
Digitale Rechnungsfreigabe leicht gemacht
Als Unternehmer müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter eingegangene Rechnungen auf Korrektheit überprüfen (validieren), bevor Sie die Überweisung vornehmen können. Mit EasyFirma erfolgt dieser Prozess völlig unkompliziert, selbst wenn die Zahlung durch eine andere Person im Unternehmen freigegeben werden muss.
Kurz erklärt: Was ist eine Rechnungsfreigabe?
Die Freigabe erhaltender Rechnungen ist der letzte Schritt, bevor der Rechnungsbetrag überwiesen werden kann. Die Freigabe erfolgt nur, wenn der Validierungsprozess erfolgreich war und die Rechnung inhaltlich und formal korrekt ist.
Rechnungsfreigabe als digitaler Prozess
Früher erfolgte der Validierungs- und Freigabeprozess in Papierform. Nachdem die Rechnung durch Mitarbeiter vorgeprüft wurde, wurde sie an die verantwortliche Person zur Freigabe übergeben. Dieser unterschrieb, worauf der Betrag überwiesen wurde.
Heute werden die Belege in das Rechnungssystem eingepflegt und der Validierungs- und Überprüfungsprozess kann vollständig digital erfolgen. Bei elektronischen Rechnungen ist eine reine Bearbeitung in Papierform auch gar nicht mehr möglich. Zwar können ZUGFeRD-Rechnungen ausgedruckt werden, allerdings ergibt das für die Freigabe kaum Sinn, da der Beleg wegen dem XML-Code technisch validiert werden muss. Es genügt also nicht mehr, die Rechnung rein visuell auf Korrektheit zu überprüfen.
Vorteile unserer digitalen Rechnungsfreigabe Software
- Schnell & unkompliziert
- Spart Papier und schont die Umwelt
- Minimiert Fehler
So funktioniert die Rechnungsfreigabe mit EasyFirma
Mit unserer E-Rechnung Software werden eingehende E-Rechnungen beim Importvorgang technisch validiert. Zudem ist in der intelligenten Oberfläche von EasyFirma die visuelle Überprüfung der einzelnen BT-Felder einfach und übersichtlich möglich.
Ist der Beleg korrekt, kann dieser mit einem Klick ins System eingelesen werden. Die Rechnung kann nun überweisen werden. Sofern die Rechnung von einer anderen Person (zum Beispiel vom Chef) zur Zahlung freigegeben werden muss, kann auch das über unsere mehrplatzfähige Rechnungsfreigabe Software erfolgen.
Schritt 1: E-Rechnung importieren & technisch validieren lassen
Im ersten Schritt wird die elektronische Rechnung importiert.
Klicken Sie dazu zuerst auf E-Rechnung und dann auf Import, um den Beleg mit dem Explorer auszuwählen und zu importieren.
Nun sehen Sie die Validierungsübersicht. Unter Punkt 0. Validierungsergebnis erscheint das Log der technischen Validierung.
Schritt 2: Inhaltliche Validierung
Dann können Sie sich durch die weiteren Reiter klicken, um die Rechnung inhaltlich zu validieren. Hierbei können Sie prüfen, ob alle notwendigen Daten vorhanden und korrekt sind. Insbesondere ist natürlich wichtig, dass der Rechnungsbetrag stimmt.
Mit EasyFirma werden Ihnen alle BT-Felder aus dem XML-Code der digitalen Rechnung angezeigt.
Klicken Sie dann auf Rechnung einlesen und verbuchen.
Schritt 3: Beleg freigeben
Jetzt befindet sich die Rechnung im System und wird unter Übersicht zusammengefasst angezeigt.
Sofern der Bearbeiter legitimiert ist, die Zahlung freizugeben, markiert er die Checkbox und klickt auf Erledigt.
Wenn eine andere Person für die Zahlungsfreigabe verantwortlich ist, kann diese in der Übersicht auf Beleg anzeigen klicken und kommt dann erneut zu einer Validierungsübersicht. Nach erfolgreicher Überprüfung wird der Beleg als erledigt gekennzeichnet.
Schritt 4: Markierung der freigegebenen Rechnung
Nun ist die Rechnung zur Zahlung freigegeben. In der Übersicht wird sie nun mit einem grünen Haken angezeigt.
Die Überweisung kann vorgenommen werden.
Weitere Funktionen von EasyFirma
EasyFirma: Die einfache Software mit Freigabefunktion
Unterstützt XRechnung und ZUGFeRD: Unsere Rechnungssoftware ermöglicht die einfache Erstellung und die Verarbeitung von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD.
Einfach zu bedienen: Intuitive Benutzeroberfläche für ein effizientes Arbeiten.
Mehrbenutzerfähig: Gleichzeitige Nutzung durch mehrere Benutzer möglich, zum Beispiel zur Rechnungsfreigabe.
Kosten: ab 295,- € netto. Fixpreis, kein Abo.
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