Früher konnte man in Rechnungen die Mengeneinheiten frei formulieren – etwa „Stück“ bzw. „Stk.“ , „Stunde“ bzw. „Std.“ oder „Pauschale“ bzw. „Pschl.“. Mit der Einführung der E-Rechnung ist das nicht mehr möglich. Frei geschriebene Angaben, wie „Std.“, „Stck.“ oder „lfd. Meter“ sind nicht mehr möglich. Stattdessen müssten Sie z.B. die genormten Bezeichnungen wie „HUR“, „XPP“ und „BA“ verwenden.
Der Grund: E-Rechnungen werden maschinell gelesen und verarbeitet. Damit das funktioniert, muss jede Mengeneinheit einem sogenannten Unit Code entsprechen – einem international festgelegten Kürzel aus einer offiziellen Codeliste. Die ausgeschriebenen Begriffe sind in den Codelisten zudem nicht auf Deutsch verfügbar.
Frei eingetippte Begriffe erfüllen die Anforderungen des E-Rechnungsstandards EN 16931 deshalb nicht mehr. Wer eine E-Rechnung erstellt, muss die Mengeneinheiten aus den vorgegebenen Codes auswählen.
Mit EasyFirma müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen
Das haben wir für Sie getan. In EasyFirma stehen Ihnen alle für den Geschäftsbetrieb nötigen Mengeneinheiten E-Rechnungskonform zur Verfügung, übersetzt ins Deutsche.
Das bedeutet, dass Ihnen bei der Rechnungserstellung gängige Mengeneinheiten zur Verfügung stehen, die Sie einfach auswählen, um diese der Rechnung hinzuzufügen.
Zudem können Sie in EasyFirma nicht vorhandene Einheiten selbst hinzufügen.
Neue Einheiten einmalig abrufen
Sie haben die Möglichkeit, eine neue Liste für EasyFirma zu verwenden, die die gängigsten Einheiten enthält. Dabei wird Ihre derzeitige Liste überschrieben.
Wechseln Sie dafür zu „Einstellungen“ und dann zu „10. Konfiguration“. Scrollen Sie nach unten zum Bereich „Einheit“ und klicken Sie dann auf den Button „Standard“. Klicken Sie anschließend im Infofenster auf „Ja“, um Ihre Liste mit der neuen zu überschreiben und speichern Sie anschließend.
Eigene Einheiten hinzufügen
Sie können der Liste eigene Einheiten hinzufügen. Wichtig dabei: Der Code in der Klammer hinter dem frei beschreibbarem Wert muss vorhanden sein, zum Beispiel „Deziliter (DLT)“. Suchen Sie sich aus unserer Liste „Unit Codes“ die gewünschte Einheit raus und schreiben Sie diese mit dem entsprechenden Code dahinter in Klammern in die Liste.
Solange der korrekte Code in der Klammer hinter der Einheit steht, können Sie den Begriff der Einheit frei wählen, zum Beispiel „Stk. (XPP)“ , „Std. (HUR)“ oder „Pschl. (LS)“.
Die Einheiten sind nun für Ihre Rechnungserstellung aktiv. Wählen Sie unter Produkte bei der Erstellung einfach die gewünschte Einheit aus. Diese ist korrekt gemappt, sodass Sie eine konforme E-Rechnung erstellen.
Wenn Sie nicht möchten, dass das Einheit-Kürzel, zum Beispiel „(DLT)“, in Ihrer Rechnung ausgeblendet wird, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Wechseln Sie dafür zu „Einstellungen“ und dann zu „11. Optionen“. Scrollen Sie nach unten zum Bereich „E-Rechnung, Ausgabe und Schnittstellen“ und aktivieren Sie die Box „Einheit-Kürzel auf der Rechnungsvorschau ausblenden“ und speichern Sie anschließend. Nun wird nur „Deziliter“ auf der Rechnung angezeigt.
Fazit: EasyFirma erleichtert den Umgang mit der komplexen E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung ist unnötig komplex gestaltet und überfordert nahezu jeden, der dieser Pflicht unterliegt. Daher haben wir eine Software entwickelt, die Ihren Alltag diesbezüglich enorm erleichtert. Mit EasyFirma erstellen Sie konforme E-Rechnungen mit wenigen Klicks, ohne dass Sie sich mit den technischen Details rumärgern müssen.
Weiterführende Links:
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E-Rechnungspflicht
Codeliste E-Rechnung