Früher konnte man in Rechnungen die Mengeneinheiten frei formulieren – etwa „Stück“, „Stunde“ oder „Pauschale“. Mit der Einführung der E-Rechnung ist das nicht mehr möglich. Frei geschriebene Angaben, wie „Std.“, „Stck.“ oder „lfd. Meter“ sind nicht mehr möglich. Stattdessen müssten Sie z.B. die Bezeichnungen „HUR“, „XPP“ und „BA“ verwenden.
Der Grund: E-Rechnungen werden maschinell gelesen und verarbeitet. Damit das funktioniert, muss jede Mengeneinheit einem sogenannten Unit Code entsprechen – einem international festgelegten Kürzel aus einer offiziellen Codeliste. Die ausgeschriebenen Begriffe sind in den Codelisten zudem nicht auf Deutsch verfügbar.
Frei eingetippte Begriffe erfüllen die Anforderungen des E-Rechnungsstandards deshalb nicht mehr. Wer eine E-Rechnung erstellt, muss die Mengeneinheiten aus den vorgegebenen Codes auswählen.
Mit EasyFirma müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen
Das haben wir für Sie getan. In EasyFirma stehen Ihnen alle für den Geschäftsbetrieb nötigen Mengeneinheiten E-Rechnungskonform zur Verfügung, übersetzt ins Deutsche.
Das bedeutet, dass Ihnen bei der Rechnungserstellung gängige Mengeneinheiten zur Verfügung stehen, die Sie einfach auswählen, um diese der Rechnung hinzuzufügen.
So funktioniert es
1. Wechseln Sie zu „Einstellungen“ und dann zu „11. Optionen“. Scrollen Sie nach unten zum Bereich „E-Rechnung, Ausgaben und Schnittstellen“ und haken anschließend die Box „ZUGFeRD-Einheiten“ verwenden an und speichern Sie.
2. Wechseln Sie dann, ebenfalls in den „Einstellungen“, zu „10. Konfiguration“. Scrollen Sie danach zum Bereich „Einheiten“ und entfernen Sie den Haken aus der Box „bestehende Werte verwenden“. Klicken Sie anschließend erneut auf „Speichern“.
Die ZUGFeRD-Einheiten sind nun für Ihre Rechnungserstellung aktiv. Wählen Sie unter Produkte bei der Erstellung einfach die gewünschte Einheit aus. Diese ist korrekt gemappt, sodass Sie eine konforme E-Rechnung erstellen.
Bitte beachten Sie, dass Sie für Konformität die vorgegeben Einheiten nutzen müssen. Sie können frei Einheiten in das Feld schreiben. Diese sind allerdings nur gültig, wenn Sie exakt so geschrieben werden, wie sie in der Auswahlliste stehen. Am einfachsten ist es, die gewünschte Einheit einfach aus der Liste auszuwählen.
Fazit: EasyFirma erleichtert den Umgang mit der komplexen E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung ist unnötig komplex gestaltet und überfordert nahezu jeden, der dieser Pflicht unterliegt. Daher haben wir eine Software entwickelt, die Ihren Alltag diesbezüglich enorm erleichtert. Mit EasyFirma erstellen Sie konforme E-Rechnungen mit wenigen Klicks, ohne dass Sie sich mit den technischen Details rumärgern müssen.