Ratgeber E-Rechnung
Seit dem 01.01.2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland Pflicht.
Hier erfahren Sie alles Wichtige rund um dieses Thema – von gesetzlichen Anforderungen bis zu praktischen Tipps für die Umsetzung.
Inhaltsverzeichnis Ratgeber E-Rechnung
Wissen: Alles rund um die E-Rechnung
E-Rechnung
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet.
Pflicht seit 2025
Seit dem 01.01.2025 müssen alle deutschen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten.
Software nötig
E-Rechnungen können nur mit einer speziellen Software erstellt und verarbeitet werden.
Einführung der E-Rechnungspflicht
Mit dem Wachstumschancengesetz führt Deutschland schrittweise die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen ein. Während Rechnungsaussteller von Übergangsfristen profitieren, müssen Sie als Rechnungsempfänger seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu validieren und 10 Jahre lang zu archivieren.
E-Rechnungspflicht - einfach erklärt
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Mehr InformationenE-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung in einem strukturierten Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland entsprechen die gängigen Formate den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931). Diese Formate sind ZUGFeRD (PDF) und XRechnung (XML).
Das digitale Rechnungformat
Seit dem 01.01.2025 dürfen Rechnungen nur noch in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
In der Praxis wird sich wahrscheinlich das ZUGFeRD-Format im B2B-Bereich durchsetzen. Die XRechnung wird hauptsächlich im öffentlichen Sektor verwendet werden.
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle inländischen Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, und umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie für Rechnungen an Verbraucher (B2C).
Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller
- 01.01.2025 bis 31.12.2026: Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt.
- 01.01.2027 bis 31.12.2027: Abhängig vom Umsatz können weiterhin „sonstige Rechnungen“ oder EDI-Rechnungen genutzt werden.
- Ab 01.01.2028: E-Rechnungen werden verpflichtend.
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile: Sie ist breit akzeptiert. Zudem ist sie leicht und kostengünstig zu erstellen, wodurch Unternehmen Zeit und Geld sparen. Innerhalb von Minuten erreicht sie den Empfänger, beispielsweise per E-Mail, ohne dass Drucken, Kuvertieren, Frankieren oder der Gang zur Post erforderlich sind. Dadurch schont die E-Rechnung Ressourcen und die Umwelt. Zudem erleichtert sie den gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsdatenaustausch mit Behörden und sorgt so für eine zukunftssichere und effiziente Abwicklung.
- Rechtliche Gleichstellung mit der Papierrechnung – breite Akzeptanz
- Leicht und günstig zu erstellen
- Ist innerhalb von Minuten beim Empfänger (z.B. via E-Mail)
- Kein Drucken, Kuvertieren, Frankieren und zur Post bringen notwendig
- Schont die Umwelt
- Pflicht beim Rechnungsdatenaustausch mit Behörden
Rechtliches zur E-Rechnung
Seit 2013 ist die elektronische Rechnung rechtlich der Papierrechnung gleichgestellt. Sie berechtigt zum Abzug der Vorsteuer, kann eingelagert und als Beleg in die Buchhaltung übernommen werden. Eine digitale Signatur ist dafür nicht erforderlich.
Im Gegensatz zur klassischen Papierrechnung müssen E-Rechnungen nicht ausgedruckt, verpackt und zur Post gebracht werden. Sie können einfach per E-Mail an Kunden gesendet werden, was Zeit und Kosten spart.
Mittlerweile ist die E-Rechnung in Deutschland, Österreich und in der Schweiz voll ausgerollt und breit akzeptiert und seit dem 1.1.2025 in Deutschland im B2B-Bereich Pflicht.
Rechtliche Voraussetzungen für die elektronische Rechnung
Für den Vorsteuerabzug muss eine elektronische Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
- Die Rechnung muss für Menschen lesbar sein.
- Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein.
- Ebenso muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein.
- Alle weiteren für den Vorsteuerabzug erforderlichen Rechnungsmerkmale (Pflichtangaben) müssen vorhanden sein.
Ein elektronisches Format muss vorliegen
Welches Format Sie verwenden, bleibt Ihnen überlassen. PDF ist besonders geeignet, aber auch Bilddateien (.jpg, .gif, .png etc.) sind möglich. Die Form der Übermittlung (E-Mail, Download etc.) ist ebenfalls frei wählbar. Bei Telefax handelt es sich jedoch nicht um eine elektronische Rechnung, sondern um eine Papierrechnung.
Beachten Sie die Aufbewahrungspflichten: in Österreich 7 Jahre, in Deutschland 10 Jahre. Das gewählte Format muss während dieser Zeit lesbar bleiben. In Deutschland muss eine elektronische Rechnung elektronisch aufbewahrt werden, in Österreich kann sie auch ausgedruckt werden.
Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit
Letztlich geht es darum, dass die Rechnung durch die elektronische Übermittlung nicht verändert wird.
War bisher die digitale Signatur die einzige Möglichkeit, dies sicherzustellen, ist sie künftig keine zwingende Voraussetzung mehr für die elektronische Rechnung. Lesbarkeit, Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit können auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden. Für die Ausgestaltung dieses Verfahrens gibt es keine Vorgaben, da ein solches Controlling auch bei Papierrechnungen üblich ist.
Rechnungsmerkmale für Vorsteuerabzug
Jede Rechnung muss, soll sie vorsteuerabzugsfähig sein, die in § 11 Abs 1 und Abs 6 UStG genannten Voraussetzungen erfüllen. Das gilt für elektronische wie für Papierrechnungen gleichermaßen. Siehe dazu Allgemeine Anforderungen an eine vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung.
Formate: Die E-Rechnung im D-A-CH-Raum
E-Rechnungen für Deutschland
ZUGFeRD und XRechnung sind die offiziellen elektronischen Rechnungsformate in Deutschland. Jede Rechnung, die mit EasyFirma erstellt wird, ist automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung. Mit dem Zusatzmodul E-Rechnung schalten sie alle notwendigen E-Rechnungsfunktionen frei.
Elektronische Rechnungseinbringung in Österreich
ebInterface, der österreichische Standard für die E-Rechnung, wird insbesondere vom Bund und der öffentlichen Verwaltung eingesetzt. Lieferanten an den Bund müssen Rechnungen im ebInterface-Format einbringen.
EasyFirma unterstützt ebInterface 5.0, 6.0 und 6.1, Sie können Ihre Rechnungen per Klick in diesem Format exportieren.
E-Rechnungen in der Schweiz
In der Schweiz gilt seit 1. Januar 2016 die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung für Lieferanten der Bundesverwaltung. Die Rechnung muss elektronisch als PDF übermittelt werden. Der swissDIGIN-Standard definiert dabei die für die elektronische Rechnung erforderlichen Pflichtfelder. EasyFirma unterstützt dabei die Schweizer QR-Rechnung und integriert den Swiss QR Code automatisch auf Ihrer Rechnung.
E-Rechnung: Häufig gestellte Fragen
Eine E-Rechnung ist ein Beleg in einem standardisierten und strukturierten Format. Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und verarbeitet.
In Deutschland werden die Formate ZUGFeRD und XRechnung genutzt.
Ja. Elektronische Rechnungen können nur mit einer E-Rechnungssoftware wie EasyFirma erstellt werden.
EasyFirma: Das einfache Programm
Einfach zu bedienen: Intuitive Benutzeroberfläche, die keine speziellen Vorkenntnisse erfordert.
Unterstützt XRechnung und ZUGFeRD: EasyFirma ist eine E-Rechnungssoftware, die Erstellung, Versand und Archivierung von E-Rechnungen im XRechnung und/oder im ZUGFeRD Format unterstützt.
100% Rechtssicher: Mit EasyFirma erstellen Sie E-Rechnungen, die allen gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
PC oder Onlineversion: Flexibler Einsatz entweder als installierbare Software oder als Onlineversion.
Mehrbenutzer-/Netzwerkfähig: Gleichzeitige Nutzung durch mehrere Benutzer via Netzwerk oder SQL-Server möglich.
Kosten: ab 195,- € netto. Fixpreis, kein Abo.
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