Informationen rund um die E-Rechnung
E-Rechnungen sind gerade ein großes Thema im B2B-Bereich. Auf dieser Seite finden Sie wichtige Informationen rund um die E-Rechnung – von gesetzlichen Vorgaben bis zu praktischen Umsetzungstipps.
Pflicht: Das digitale Rechnungsformat
E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Format (XML-Code) erstellt, versendet und verarbeitet wird.
Word und Excel-Rechnungen sind bald nicht mehr erlaubt
Aufgrund der E-Rechnungspflicht können Rechnungen nicht mehr lange mir Word und Excel geschrieben und verarbeitet werden, da diese Programme keine elektronischen Rechnungen erstellen und validieren können.
Seit dem 01.01.2025 müssen Rechnungen stufenweise in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierte Daten zählt nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
In der Praxis werden sich voraussichtlich zwei Formate etablieren:
- ZUGFeRD – bevorzugt im B2B-Bereich
- XRechnung – hauptsächlich im öffentlichen Sektor
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmern und umsatzsteuerfreien Leistungen.
Ausnahmen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Rechnungen an Verbraucher (B2C)
Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller
- 01.01.2025 bis 31.12.2026: Papierrechnungen sind weiterhin erlaubt.
- 01.01.2027 bis 31.12.2027: Abhängig vom Umsatz können weiterhin „sonstige Rechnungen“ oder EDI-Rechnungen genutzt werden.
- Ab 01.01.2028: E-Rechnungen werden verpflichtend.
Pflicht seit 2025
Seit dem 01.01.2025 müssen alle deutschen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten.
Hinweis zum Vorsteuerabzug
Ob E-Rechnung oder nicht: Jede Rechnung muss, soll sie vorsteuerabzugsfähig sein, die in § 14 und § 15 UStG genannten Voraussetzungen erfüllen. Siehe dazu Allgemeine Anforderungen an eine vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung.
Software nötig
E-Rechnungen können nur mit einer <a href="https://easyfirma.net/e-rechnung/software" wie EasyFirma erstellt und verarbeitet werden.
Video
E-Rechnungen schreiben & validieren mit EasyFirma
Gesetzeskonforme E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD & XRechnung erstellen.
- E-Rechnungspflicht erfüllen: Erstellen und verarbeiten Sie E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung.
- Kein Abo, keine laufenden Kosten: EasyFirma wird einmalig gekauft - es entstehen keine Folgekosten.
- Einfache und schnelle Einrichtung: Erstellen und verarbeiten Sie E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung
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Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format. Das bedeutet, dass die Daten im Beleg aus einem XML-Code bestehen. Durch die klare Struktur lassen sich E-Rechnungen digital verarbeiten.
ZUGFeRD
Das ZUGFeRD-Format ist eine PDF, in die der XML-Code eingebettet ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann vom Menschen gelesen werden, weil sie sich auf den ersten Blick nicht von einer klassischen PDF-Rechnung unterscheidet. Der eingebettete XML-Code erlaubt jedoch die maschinelle Verarbeitung.
XRechnung
Die XRechnung besteht nur aus dem XML-Code. Daher kann sie nicht vom Menschen gelesen werden. Sie dient einzig und allein der maschinellen Verarbeitung.
Elektronische Rechnung erstellen & empfangen
E-Rechnungen können aufgrund ihrer komplexen Struktur nicht mit einfachen Office-Programmen wie Word oder Excel erstellt und verarbeitet werden.
Für Erstellung und Validierung nach dem Empfang ist eine spezielle E-Rechnungssoftware wie EasyFirma nötig.
Beispiele E-Rechnungen
ZUGFeRD-Vorlage
Die ZUGFeRD-Rechnung kombiniert PDF und XML-Code.
XRechnung-Vorlage
Eine XRechnung besteht nur aus einem XML-Code.
Vorteile der digitalen E-Rechnung
Digitale Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile: Sie sind breit akzeptiert, schnell erstellt und sparen Unternehmen Zeit sowie Kosten. Der Versand per E-Mail entfällt den Aufwand für Druck und Postweg, schont Ressourcen und die Umwelt. Zudem erleichtern sie den gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsdatenaustausch mit Behörden und ermöglichen eine effiziente Abwicklung.
- Rechtliche Gleichstellung mit der Papierrechnung – breite Akzeptanz
- Rechnungen digital erstellen & versenden
- Ist innerhalb von Minuten beim Empfänger (z.B. via E-Mail)
- Kein Drucken, Kuvertieren, Frankieren und zur Post bringen notwendig
- Schont die Umwelt
- Pflicht beim Rechnungsdatenaustausch mit Behörden
Rechtliches zur E-Rechnung
Für den Vorsteuerabzug muss eine elektronische Rechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden
- Die Rechnung muss für Menschen lesbar sein.
- Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein.
- Ebenso muss die Unversehrtheit der Rechnung garantiert sein.
- Alle weiteren für den Vorsteuerabzug erforderlichen Rechnungsmerkmale (Pflichtangaben) müssen vorhanden sein.
Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und Aufbewahrung
E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten vorliegen, wobei PDF besonders geeignet ist. Die Übermittlung kann frei gewählt werden, solange sie digital erfolgt.
- In Deutschland müssen elektronische Rechnungen digital aufbewahrt werden.
- In Österreich ist auch ein Ausdruck zulässig.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt in:
- Deutschland: 10 Jahre
- Österreich: 7 Jahre
Wichtig ist, dass die Rechnung lesbar bleibt und die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit gewährleistet sind. Während früher eine digitale Signatur erforderlich war, kann dies heute durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden – sowohl für Papier- als auch für E-Rechnungen.
E-Rechnung mit DATEV-Anbindung
Für EasyFirma steht Ihnen eine DATEV-Schnittstelle zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Rechnungs- und Buchhaltungsdaten nahtlos mit Ihrem Steuerberater oder Buchhaltungsprogramm zu teilen.
Die DATEV-Schnittstelle bietet Ihnen folgende Vorteile:
- Effiziente Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Exportieren Sie Ihre Daten direkt im DATEV-Format und übermitteln Sie diese ohne zusätzliche manuelle Anpassungen.
- Unterstützung für SKR03 und SKR04: Arbeiten Sie mit den in Deutschland standardisierten Kontenrahmen, um die Buchhaltung klar und übersichtlich zu gestalten.
- Zeitersparnis und Fehlervermeidung: Keine doppelte Dateneingabe – Ihre Rechnungen und Buchungsdaten können direkt verarbeitet werden.
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Digitalisieren Sie Ihren Rechnungsprozess
Mit der zunehmenden Digitalisierung wird die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen immer wichtiger und ist im B2G-Bereich oft bereits gesetzlich vorgeschrieben. Unsere E-Rechnung Software ist die ideale Lösung, um diesen Übergang mühelos zu meistern. Mit unserem E-Rechnung Programm erstellen Sie mit nur wenigen Klicks gesetzeskonforme elektronische Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung. Vergessen Sie umständliche manuelle Prozesse, Papierchaos und hohe Portokosten. Wir bieten Ihnen ein Werkzeug, das nicht nur Zeit spart, sondern auch die Fehleranfälligkeit minimiert. Konzentrieren Sie sich wieder voll auf Ihr Kerngeschäft, während unsere Software die Rechnungsstellung für Sie automatisiert und vereinfacht.
E-Rechnungen empfangen und mühelos verwalten
Nicht nur der Versand, auch der Empfang von elektronischen Rechnungen wird mit der richtigen Software zum Kinderspiel. Unsere Lösung ist darauf ausgelegt, dass Sie jede E-Rechnung empfangen und direkt weiterverarbeiten können. Die Software erkennt relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant automatisch und bereitet alles für Ihre Buchhaltung vor. Eingehende Rechnungen werden digital und GoBD-konform archiviert, sodass Sie jederzeit schnellen Zugriff haben und gesetzliche Aufbewahrungsfristen problemlos einhalten. Diese zentrale Verwaltung verbessert die Übersichtlichkeit Ihrer Finanzen erheblich und beschleunigt die internen Freigabeprozesse.
Sicher, gesetzeskonform und zukunftsorientiert
Die Sicherheit Ihrer Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften haben für uns oberste Priorität. Unsere E-Rechnung Software wird kontinuierlich an die neuesten rechtlichen Rahmenbedingungen angepasst, sodass Sie sich keine Sorgen um die Konformität Ihrer Rechnungen machen müssen. Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt selbstverständlich verschlüsselt und sicher. Als Teil unserer umfassenden Bürosoftware integriert sich das E-Rechnungs-Modul nahtlos in weitere Geschäftsprozesse wie die Warenwirtschaft oder die Buchhaltung. Steigen Sie jetzt um auf eine moderne und effiziente Rechnungsverwaltung. Testen Sie unsere Software und überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen!
Häufige Fragen (FAQ) zu E-Rechnungen
Hier beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen zur elektronischen Rechnungen, zu passender Software und zur E-Rechnungspflicht.
Grundlagen zur E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem digitalen Format, die maschinell verarbeitet wird.
Gibt es eine E-Rechnungspflicht?
Ja, ab 2025 für den Empfang und sukzessive für das Erstellen und Versenden im B2B-Bereich.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können und ab 2026 auch erstellen und versenden.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich versenden oder empfangen.
Welche Vorteile bringt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen:
- Effizienzsteigerung: Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung sinkt der manuelle Aufwand, und Buchhaltungsprozesse laufen schneller ab.
- Fehlerreduktion: Strukturiert erstellte E-Rechnungen verringern Fehlerquellen und erleichtern die Überprüfung.
- Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papier-, Druck- und Versandkosten sinken die Ausgaben langfristig.
- Nachhaltigkeit: Die elektronische Abwicklung schont die Umwelt durch weniger Papierverbrauch.
- Schnellere Zahlungen: Da E-Rechnungen schneller bearbeitet und genehmigt werden, können Zahlungen effizienter erfolgen, was die Liquidität verbessert.
Erstellen, versenden und validieren
Was ist eine E-Rechnung Software?
Das ist ein Programm, mit dem Unternehmen elektronische Rechnungen erstellen, versenden und verwalten können.
Wir werden E-Rechnungen validiert?
Die Validierung von elektronischen Rechnungen erfolgt mittels Software. Mit EasyFirma werden eingehende E-Rechnungen durch Import validiert.
Wie werden E-Rechnungen versendet?
E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format können per E-Mail versendet werden.
Können E-Rechnungen auch mit Word und/oder Excel erstellt werden?
Nein, mit Word oder Excel ist es nicht möglich, elektronische Rechnungen zu erstellen. Eine spezielle Software für E-Rechnungen wie EasyFirma wird benötigt.
Warum ist EasyFirma so gut geeignet?
EasyFirma ist einfach zu bedienen und unterstützt Erstellung und Verarbeitung gesetzeskonformer Formate, ohne Folgekosten.
Muss ich ein Abo buchen?
Nein, für EasyFirma benötigen Sie kein Abo. Die Software wird einmalig gekauft.
Formate und Standards
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland, das für Menschen lesbare PDF-Dateien mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert.
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist ein standardisiertes, elektronisches Rechnungsformat in Deutschland, das rein aus strukturierten und maschinenlesbaren XML-Daten besteht.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format können per E-Mail versendet werden.
Welcher Norm unterliegen E-Rechnungsformate?
E-Rechnungsformate folgen der europäischen Norm EN 16931.
Was sind BT-Felder?
BT-Felder (Business Terms) sind standardisierte Datenfelder in E-Rechnungen, die wichtige Angaben wie Rechnungsnummer, Datum und Beträge enthalten.
Umsetzung und Anforderungen
Welche Schritte muss ich unternehmen, um mein Unternehmen auf E-Rechnungen umzustellen?
Sie benötigen eine E-Rechnungssoftware wie EasyFirma.
Gibt es Softwarelösungen oder Anbieter, die die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen erleichtern?
Ja. EasyFirma bietet mit dem Zusatzmodul E-Rechnung alle nötigen E-Rechnungsfunktionen.
Welche Anforderungen gibt es an die Archivierung von E-Rechnungen?
Elektronische Rechnungen müssen unveränderbar und manipulationssicher archiviert werden.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Elektronische Rechnungen müssen in Deutschland für 10 Jahre aufbewahrt werden.
Welche Daten müssen in einer E-Rechnung zwingend enthalten sein, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen?
Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie alle anderen Rechnungen.
Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht erfülle?
Können Sie keine E-Rechnungen nicht empfangen, entfällt der Vorsteuerabzug, und Sie haben keinen Anspruch auf eine alternative Rechnung in Papierform oder als PDF.
Rechtliche und steuerliche Fragen
Sind E-Rechnungen genauso rechtsgültig wie herkömmliche Papier- oder PDF-Rechnungen?
E-Rechnungen sind genauso rechtsgültig wie Papier- oder PDF-Rechnungen, solange sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Sind PDF-Rechnungen E-Rechnungen?
Nein. PDF-Rechnungen sind keine E-Rechnungen.
Besondere Anwendungsfälle und Ausnahmen
Kann ich E-Rechnungen auch an Privatpersonen (B2C) senden, und gelten dort andere Anforderungen?
Eine elektronische Rechnung kann an Endverbraucher nur gesendet werden, wenn diese zugestimmt haben.
Gibt es Ausnahmen oder Sonderregelungen für kleine Unternehmen und Selbstständige?
Ab 2025 muss jeder Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.