Informationen zum E-Rechnungsformat Factur-X

Was ist Factur-X?

Factur-X ist ein deutsch-französisches hybrides E-Rechnungsformat, das strukturierte Daten und visuell lesbare Inhalte in einer einzigen Datei vereint. Es wurde von deutschen und französischen Organisationen entwickelt, um den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung gerecht zu werden. Das Format ist besonders in Europa weit verbreitet und ermöglicht Unternehmen, sowohl maschinenlesbare Daten für automatisierte Prozesse als auch ein lesbares PDF-Dokument für menschliche Anwender bereitzustellen.

Factur-X wird häufig in Verbindung mit dem ZUGFeRD-Standard genutzt, da beide Formate auf derselben technischen Grundlage basieren.

Wie funktioniert Factur-X?

Factur-X kombiniert:

PDF-Dokument:
- Eine visuell lesbare Rechnung, die von Menschen verstanden werden kann (z. B. für Buchhaltung, Archivierung).
XML-Daten:
- Maschinell lesbare Daten, die in das PDF eingebettet sind. Diese Daten können direkt von ERP- oder Buchhaltungssystemen verarbeitet werden.

Das bedeutet, dass die Rechnung sowohl als traditionelles PDF-Dokument als auch als strukturierte, automatisiert verarbeitbare E-Rechnung genutzt werden kann.

Verfügbare Profile

Factur-X bietet verschiedene Profile, um unterschiedliche Bedürfnisse und Anforderungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung zu erfüllen. Jedes dieser Profile umfasst zahlreiche Schemas, die die Struktur der Rechnungsdaten und die spezifischen Inhalte definieren:

Minimum: Für einfachste Rechnungen mit minimalen Anforderungen, ideal für Rechnungen mit grundlegenden Informationen.
Basic: Für einfache Rechnungen mit erweiterten Informationen, die über die grundlegenden Angaben hinausgehen.
BASICWL (Basic with Line Items): Eine Variante des Basic-Profils, die zusätzlich Positionseinträge enthält, sodass Rechnungen mit mehreren Artikeln oder Dienstleistungen effizient abgebildet werden können.
EN16931: Ein vollständig konformes Profil für die EU-Richtlinie 2014/55/EU, das die höchsten Anforderungen für öffentliche Ausschreibungen und gesetzliche Standards erfüllt.
Extended: Für besonders komplexe Rechnungen mit zusätzlichen Datenfeldern und Informationen, die über die Standardanforderungen hinausgehen.

Schemas ZUGFeRD & Factur-X

Für die einzelnen Profile gibt es zahlreiche Schemas. Diese finden Sie hier.

Vorteile von Factur-X

Kombination aus PDF und XML:
- Es erleichtert den Übergang von papierbasierten Rechnungen zu E-Rechnungen, da Unternehmen beide Welten abdecken können.
Interoperabilität:
- Der Standard kann mit verschiedenen Systemen und Plattformen genutzt werden, was die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen erleichtert.
Automatisierung:
- Die strukturierten XML-Daten ermöglichen eine automatische Verarbeitung, was Zeit spart und Fehler minimiert.
Rechtskonformität:
- Factur-X erfüllt die Anforderungen der EU für elektronische Rechnungen und eignet sich insbesondere für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern.
Flexibilität durch Profile:
- Factur-X bietet verschiedene Profile (z. B. Minimum, Basic, EN16931), die unterschiedliche Komplexitätsgrade und Anforderungen abdecken.

Unterschiede von Factur-X und ZUGFeRD

Factur-X und ZUGFeRD sind sehr ähnlich, da sie beide Standards für elektronische Rechnungen sind, die strukturierte XML-Daten und ein visuell lesbares PDF-Dokument kombinieren. Tatsächlich handelt es sich bei Factur-X und ZUGFeRD um dieselbe technische Grundlage, jedoch mit leicht unterschiedlichen Zielsetzungen und regionalem Fokus.

Merkmal	ZUGFeRD	Factur-X
Regionale Verbreitung	Schwerpunkt auf Deutschland und D-A-CH.	Schwerpunkt auf Frankreich und Europa.
Namensgebung	„ZUGFeRD“ steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.	Der Name „Factur-X“ wurde aus dem französischen Begriff für Rechnung („Facture“) abgeleitet.
Fokus	Häufiger Einsatz in Deutschland, insbesondere im Mittelstand und öffentlichen Sektor.	Speziell auf den französischen Markt zugeschnitten, ebenfalls für den öffentlichen und privaten Sektor.
Normen und Standards	Unterstützt EU-Normen und zusätzliche Anforderungen in Deutschland.	Vollständig auf die EU-Norm EN16931 fokussiert.
Positionierung	Historisch zuerst entwickelt, daher stärker auf deutschsprachige Länder zugeschnitten.	Faktisch eine Internationalisierung und Erweiterung von ZUGFeRD.

Ähnlichkeiten zwischen beiden Formaten

Hybridformat:
- Beide Formate kombinieren PDF (lesbar für Menschen) und XML-Daten (maschinell lesbar) in einer einzigen Datei.
EU-Richtlinie 2014/55/EU:
- Beide Formate erfüllen die Anforderungen der EU-Richtlinie zur E-Rechnung.
Gemeinsame Entwicklung:
- Beide wurden von deutschen (ZUGFeRD) und französischen (Factur-X) Organisationen gemeinsam entwickelt.
Profile:
- Beide verwenden die gleichen Profile: Minimum, Basic, EN16931, Extended, etc.
Ziel der Automatisierung:
- Beide Formate zielen darauf ab, die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und Fehler zu reduzieren.

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