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Auftragsbestätigung – Muster, Information und Vorlage

Wie ärgerlich: Telefonisch haben Sie mit einer Kundin einen großen Auftrag vereinbart und danach direkt mit der Arbeit begonnen. Doch bei einem weiteren Telefonat stellt sich heraus, dass die Kundin Ihnen den Auftrag zu den vereinbarten Bedingungen nun doch gar nicht überlassen möchte. Sie versucht, einen neuen, viel niedrigeren Preis auszuhandeln. Da Sie sich hierauf nicht einlassen, tritt die Kundin kurzerhand von dem Auftrag zurück.
Um sich Kosten, Zeit und Ärger zu ersparen, sollten Sie daher immer eine Auftragsbestätigung von Ihren Kunden einfordern, noch bevor Sie sich an die Arbeit machen.

Denn Auftragsbestätigungen, oft mit AB abgekürzt, sind sinnvoll, damit es zwischen Ihnen und Ihren Kunden nicht zu Missverständnissen kommt. Der Auftraggeber bestätigt mit seiner Unterschrift, dass er mit den ausgehandelten Konditionen einverstanden ist und den Vertrag bindend eingeht. Gleichzeitig stimmt er den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) Ihres Unternehmens zu. Natürlich ist eine Auftragsbestätigung auch für die Kunden nützlich. Schließlich können sie so noch einmal alle Leistungen und Kosten überblicken.

Denken Sie deshalb daran, alle Leistungen ganz klar zu beschreiben. Am besten nennen Sie nicht nur die handelsübliche Bezeichnung, die Menge und die Qualität Ihrer Leistung, sondern ebenso die Lieferfrist. Selbstverständlich darf auch der ausgehandelte Preis nicht fehlen, wobei Sie dabei Angaben über die Mehrwertsteuer niemals vergessen sollten. Allgemein lässt sich sagen: Je ausführlicher und detaillierter die Auftragsbestätigung ist, desto besser ist es für alle Seiten.

Lassen Sie Ihrem Kunden die Auftragsbestätigung zukommen. Sobald dieser sie ausgedruckt und unterschrieben hat, kann er sie per Brief, als Fax oder per Scan an Sie zurücksenden. Erst dann sollten Sie den Auftrag bearbeiten.

Was ist eine Auftragsbestätigung – Definition?

  • 1-Mitteilung über die Annahme eines Auftrages
  • 2-Festgelegt in der Norm DIN 69905
  • 3-Auf Englisch „purchase order“ oder „order confirmation“

Warum eine Auftragsbestätigung erstellen?

Eine schriftliche Auftragsbestätigung sollten Sie aus folgenden Gründen erstellen und von Ihrem Kunden mit Datum unterschreiben lassen:

  • um Missverständnisse zu vermeiden!
  • nach einer telefonischen Bestellung oder Beratung
  • falls Sie zuvor ein unverbindliches Angebot gestellt haben
  • bei wesentlichen Änderungen, insbesondere bei Preis und Qualität
  • falls Sie nochmals explizit auf Ihre ABGs hinweisen wollen
  • damit Sie schneller abrechnen können

Um Missverständnisse zu vermeiden!

Missverständnisse sind weder in Ihrem Interesse noch im Interesse Ihres Kunden. Unklare Leistungsbeschreibungen können zu Unstimmigkeiten führen und unnötigen Aufwand verursachen. Deshalb empfehlen wir Ihnen, Ihre Leistungen klar und einfach zu beschreiben. Nennen Sie zumindest die handelsübliche Bezeichnung Ihres Produktes, die Qualität, die Menge und den Preis. Es gilt – je mehr Information desto besser.

Bei vorangegangener telefonischer Bestellung oder Beratung

Privatpersonen sind gegenüber Firmen im Fernabsatz rechtlich privilegiert. Private können leicht und oft ohne Angabe von Gründen, vom einem Vertrag zurücktreten, wenn das Geschäft mündlich oder telefonisch abgeschlossen und/oder angebahnt wurde. Es ist dann ratsam eine schriftliche Auftragsbestätigung einzuholen.

Falls Sie zuvor ein unverbindliches Angebot gestellt haben 

…ist es nützlich, den Auftrag vom Kunden verbindlich bestätigen zu lassen. Besonders wenn Sie Liefer- und Bestellfristen zu beachten haben. Damit kann Ihr Kunde rechtzeitig den Termin planen. Speziell Handwerkern empfehlen wir den geplanten Beginn und Dauer der Arbeiten deutlich anzuführen. Zu den Angeboten.

Bei wesentlichen Änderungen von Menge, Preis und Qualität

Ergeben sich – aus welchen Gründen auch immer – Änderungen bei Menge, Preis und Qualität empfehlen wir ebenfalls eine neue Auftragsbestätigung zu schreiben und den Sachverhalt klar zu dokumentieren.

Falls Sie nochmals explizit auf Ihre ABG hinweisen wollen

…eignet sich dafür hervorragend eine Auftragsbestätigung, in der sie diese deutlich hervorheben z.B. „Wir verweisen auf unsere AGB„.  Schreiben Sie in die Auftragsbestätigung Ihre Bankverbindung, falls Sie eine Anzahlung vereinbart haben.

Damit Sie schneller abrechnen können

Spätestens beim Rechnung schreiben müssen Sie sowieso alle Daten eines Auftrags elektronisch erfassen. Mit EasyFirma 2 können Sie die Auftragsdaten per Knopfdruck in eine Rechnung oder einen Lieferschein kopieren. Dadurch können Sie viel schneller abrechnen. Mit EasyFirma 2 können Sie überdies hinaus noch z.B. Teilrechnungen, Sammelrechnungen, Lieferscheine, u.v.m. direkt aus einer Auftragsbestätigung erstellen. Somit ist keine doppelte Dateneingabe notwendig und Sie ersparen sich dadurch viel Zeit!

GoB-konforme Auftragsbestätigungen

Jede Auftragsbestätigung, die Sie mit EasyFirma 2 erstellen, ist GoB-konform.  Dadurch gilt sie auch als Beweismittel im Falle von Streitigkeiten zwischen Auftragnehmer und -geber.  Alle relevanten Pflichtfelder sind in der Vorlage enthalten. Vergessen Sie trotzdem nicht,  Zahlungsbedingungen, den Gerichtsstand und den Eigentumsvorbehalt anzugeben. Sie können dafür das Feld „Schlusstext“ oder „Extratext“ in EasyFirma 2 verwenden. 

EasyFirma 2 – Software für Auftragsbestätigungen:

  • Zielgruppe: kleinere Unternehmen und Selbstständige
  • unterstützte Länder: Deutschland, Österreich, Schweiz
  • Betriebssystem: Windows Vista, 7, 8, 8.1, 10, 11
  • Netzwerkfähig: ja, lokaler PC, Netzwerk (LAN), Cloud/Online
  • Kosten: 150,- bis 285,- € netto, Fixpreis, keine laufenden Kosten
  • Gratis Download (ca. 70-100 MB)
  • Demoversion: 30 Tage kostenlos und unverbindlich

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